After 5 EventsAasta aeg otsustab koha
Suvi tähendab õue. Terminal, kus on plats ja katus võimaluse puhuks. Talv tähendab saali, mis on vähem kui pool tundi kaugemal kontorist ja terminalist, kuhu mahub kõik kolmsada inimest korraga ja kus on parkimine. Vanalinn on ilus, aga logistikafirma töötajad sõidavad autoga tööle, ja kui pool saalist jääb õhtul muretsema, kuidas homme hommikul välja saab, pole see õhtu, mida keegi mäletab hästi.
Otsusta koht enne kõike muud. Aastapäev eeldab suurt ekraani ja heli, mis kannab kõne ilma kordamata, ja mõlemad sõltuvad sellest, milline tuba on.
Stsenaarium enne tehnikat
Aastapäev on ainus ettevõtte üritus, kus stsenaarium on kirjalik ja ajastatud. Asutaja kõneleb kümme minutit. Film ettevõtte ajaloost kestab seitse. Partneri tervitus kolm. Sulle antakse esitlus, mida keegi tegi PowerPointis, ja küsitakse, kas see toimib suurel ekraanil. Vastus on enamasti ei — värv ei kanna, kirjatüüp on liiga peene, slaidil on kaheksa rida teksti. Ekraan on kolm meetrit lai, aga loetav on ainult see, mis loetaks telefonis.
Tee stsenaarium valmis ja jaga see lihtsa tabeli kujul: kes, mida, kui kaua, mis minut algab. Seda tabelit kasutab helirežissöör, valgusrežissöör, videotehnik ja inimene, kes juhib õhtut. Kui tabelit ei ole, on õhtu katse.
Ekraan ja valgus võitlevad alati
Suur ekraan vajab pimedust. Pidulik õhtu vajab valgust. Need kaks on üksteise vastu, ja üks neist peab võitma. Kui kõne ajal on saal pime, näed kõnelejat halvasti. Kui saal on hele, ekraan kaotab kontrasti. Lahendus on valgustada kõneleja eraldi ja lasta ülejäänu pimedaks jääda, aga see tähendab juba riputatud tööd — mitte lauavalgust.
Aasta-päeva puhul on ekraani pool tavaliselt olulisem, sest fotod sellest õhtust on turundusmaterjal järgmiseks viisiks aastaks. See tähendab: ekraan peab olema terav, kontrast peab kandma ka tagumises reas, ja valgus tuleb lahendada lava jaoks eraldi.
Heli on esimene asi, mille puhul keegi läheb nurisema
Aastapäeval pole taustalärmi. Saalis pole saja inimese vestlust ega kõlisevat klaasi. Kõik istuvad, kõik kuulavad, ja kui kõneleja hääl on metallik või ei kanna kolmanda laua taha, teavad seda kõik kohal viibijad korraga. Helitehniliselt on see kõige nõudlikum ettevõtte üritus.
Kõne eeldab headset-mikrofoni või korralikult seadistatud krae-mikrofoni. Lava mikrofon töötab ainult siis, kui inimene oskab seda kasutada, ja asutaja, kes kõneleb esimest korda publikule, ei oska. Heli tuleb proovida saalis endas, ja selleks peab olema kellaaeg, mil saal on vaikne ja rigg juba üleval.
Kes ehitab ja kes esitab — kaks erinevat ärimudelit
On kaks tüüpi üritusagentuuri. Üks planeerib ja saadab briifingi edasi alltöövõtjatele, kellega pole varem koos töötatud. Teine omab inimesi, kes hindavad, ehitavad, esinevad ja õhtut juhivad. Esimene teenib igal real. Teine kannab riski.
See vahe ilmneb kolmel hetkel: kui midagi läheb valesti, kui briifingi arusaamad erinevad ja kui õhtul endal midagi muuta tuleb. Alltöövõtja ei räägi tellijaga otse. Oma meeskond räägib.
Teisipäev või neljapäev, mitte reede
Logistikaettevõte ei peatu reedel. Laod töötavad, juhid sõidavad, terminal ei sulgu. Aastapäev, mis algab reedel kell kuus õhtul, tähendab, et pool saalist jõuab sinna seitsme paiku ja teine pool ei jõua üldse. Teisipäev või neljapäev tähendab, et päev on niikuinii tööpäev ja õhtu on planeeritud.
Otsusta ka see, mis kell algab. Kuus on vara, kaheksa on hilja. Seitse annab tunni aega kohale jõuda ja tunnike aega sööki ning kõnesid enne, kui esimene inimene hakkab koju mõtlema.
Kaine või mitte — ja kui mitte, siis kuidas koju
Logistikaettevõtte töötajad sõidavad autoga. Kui õhtu on ametlik ja alkohol on laual, peab olema plaan, kuidas inimesed koju saavad. Buss tagasi kontorisse, kust auto on hommikul kätte saadav. Takso, mille eest ettevõte maksab. Või õhtu, kus alkoholi ei ole ja see on öeldud välja juba kutses.
Kõige kehvem variant on öelda midagi ning teha teistmoodi.
Mida otsustada enne, kui sa kellegagi räägid
Kuupäev ja kellaaeg. Koht, või vähemalt piirkond ja parkimise nõue. Külaliste arv — mitte ligikaudu, vaid nimekiri. Stsenaarium: kes kõneleb, mis järjekorras, kui kaua. Ekraanil näidatav materjal — kas see on olemas või tuleb teha. Eelarve, mille jooksul saab liikuda.
Kui need on paigas, saab hakata rääkima. Kui neid ei ole, räägitakse üldiselt, ja ükski üldine jutt ei muutu pakkumiseks, mida saab vastu võtta.
Selle juhendi kirjutas After 5 Events — meeskond, kes ehitab selle õhtu valmis, mitte turundusagentuur, kes seda sulle kirjeldab.