After 5 EventsPlaneerimisaeg: kes broneerib ära enne sind
Tegevusfirmad täituvad kuue nädala peale, eriti mai ja septembri poole. Söögikohad võtavad gruppe vastu ka lühema etteteatamisega, aga saal või terrass, kuhu mahub kolmkümmend inimest korraga, pole enam vaba kolm nädalat ette.
Otsusta kuupäev ja broneeri tegevus enne kohta. Tegevusfirma ütleb sulle niikuinii piirkonna — kardirada, seikluskeskus, paadilaenutus — ja koha leiad selle ümbert. Vastupidine järjekord lõpeb sellega, et sind mahutav söögimaja asub tunniajasel kaugusel tegevusest ja pool päeva kulub liikumisele.
Paik: parkla enne vanalinna
Logistikaettevõtte rahvas sõidab tööle. Kesklinnas parkimine tähendab kolmkümmend autot, millest pooled jäävad valesse kohta, ja päeva lõpuks on kaks parkimistrahvi käes.
Otsi kohta, kus parkla on olemas või kus ei pea parkima. Sadam, äärelinna restoranhottub tasuta kohaga, Stroomi rand, Paljassaare poolsaar — kõik variandid, kus auto jääb paari minuti kaugusele ja ei lähe kellelegi närvi.
Kui tegevus on linnas, söö linnas. Kui tegevus on Nõmmel või kaugemal, ära vea inimesi pärast tagasi keskpunkti — keegi ei taha enam sõita.
Õhtupoolik: kuidas lõpetad, kui pool gruppi on kaine
Tegevus kestab neli tundi, õhtusöök kaks. Kell kaheksa õhtul on pool gruppi söönud, pool veel laual ja keegi küsib, kas nüüd ongi kõik.
Vastus sõltub sellest, mis publik. Kui grupp on enamasti autoga, siis õhtu ei pikene — inimesed lähevad, kui söök on söödud. Kui korraldad bussi, õhtu võib jätkuda, aga siis pead nimetama koha, kuhu minna, mitte jätma seda grupi otsustada pooleteisttunnise arutelu tulemusena.
Variant, mis toimib: pane kohe broneeringusse kaks tundi pärast söömist lisaks, kas samas kohas või kõrvaltoas, ja ütle ette, et kes jääb, jääb, kes läheb, läheb kell üheksa. Pool läheb, pool jääb, keegi ei tunne end halvasti.
Transport: buss või mitte
Kui keegi peab pärast juhtima, ei joo keegi korralikult. Kui kõik jooksid kohale ise ja koju peavad samuti, on õhtu üle kell kümne.
Buss maksab, aga see muudab õhtu. Telli buss päevategevuse juurde ja tagasi, siis on koduteekond juba lahendatud enne, kui esimene pudel lauale jõuab.
Variant number kaks: vali koht, mis asub taksojõudmises piirkonnas. Stroomi ääres või Paljassaarel pead kümme minutit ootama, Maardu suunas pool tundi. Kesklinna lähedal on takso kohal viie minutiga.
Söögikoht: laud, uksed ja köök
Kolmkümmend inimest korraga tähendab eraldi ruumi või eraldi ala, mida saab grupile eraldada. Avatud saalis hajub grupp laiali, pooled jäävad seisma, juttu ei teki.
Küsi ette: kas kogu grupp mahub ühte lauda või läheb mitu lauda? Kas köök teeb kindla menüü või tellitakse laudu? Kui tellitakse laudu, läheb esimene tund tellimisvaidluseks ja pool gruppi sööb poolteist tundi enne teist poolt.
Pakett toimib. Määra ette kaks või kolm varianti, inimene valib kohale jõudes, köök teab, mis tuleb. Söök jõuab lauda esimese poole tunniga, inimesed saavad rääkida.
Õhtu sisu: muusika, sõnad, miski
Tegevus annab päevale sisu. Õhtusöök on lihtsalt söömine, kui sa ei pane sinna midagi peale.
Ettevõtte sünnipäev, kvartali tulemused, uus ladu, keegi lahkub — kui on põhjust, öelgu keegi paar lauset lauas enne toitu. Kui ei ole põhjust öelda, ära lase kellelgi öelda.
Muusika: kas taustaks või esinejaks. Kui tellivad DJ-d või bändi, siis nad võtavad ruumi — see pole enam lihtsalt õhtusöök, vaid üritus. Kui tahad, et õhtu jääks vestluseks, jäta muusika taustale või ära telli üldse.
Fooni saab käima panna heliseadmest ja valjuhääldist. Esineja tuleb oma tehnikaga ja heli täidab ruumi — need on kaks erinevat õhtut.
Korraldus: kes teeb, kes edastab
On kaks moodi asju korraldada.
Üks: leiad vahendaja, kes edastab soovi kolmandale firmale heli kohta, neljanda poole söögimaja kohta ja viienda poole transpordi kohta. Kõik on võimalik, aga iga ülekanne tähendab ühte lisasammu, kus info jääb poolikuks.
Kaks: räägid grupiga, kes tsiteerib oma tehniku, ehitab oma käega ja vastutab selle eest, et kõik jõuab paika. Meie töötame nii. Üks grupp teeb pakkumise, sama grupp toob tehnika ja jookseb õhtul.
Variseb miski — helilaud, valgustus, ajakava — siis ei pea hakkama selgitama, kellele helistada. Inimene, kes ehitas, on kohal.
Ettevõtte nimi on After 5 Events, tehniline grupp käib samast uksest välja, mis esinejad. Sama firma, eri teenused.
Mis otsustada enne kõne tegemist
Üks: kuupäev ja ligikaudne arv. Tegevusfirma vajab neid esimesena.
Kaks: kas transport on grupi enda mure või korraldad bussi. Sellest sõltub, kui kaua õhtu kestab.
Kolm: kas õhtusse tuleb esinejat või piisab tausthelyst. See liigutab eelarve kohe mitu rada kõrgemale või madalamale.
Neli: kas keegi juhtkonnast peab sõna võtma või on õhtu lihtsalt üksteise kohtumine.
Ülejäänu on läbiräägitav, aga need neli annavad raamistiku. Helista, kui raamistik on paigas.