After 5 EventsEsmalt ruum, siis kõik muu
Enamik tehase- või tehasepoolseid üritusi toimub ühes kolmest kohast: kantiin samas hoones, tootmispind, mis on õhtuks tühjendatud, või telk õues. Ükski neist pole ehitatud ürituse jaoks ja igaüks toob kaasa erineva probleemi.
Kantiin on soojendatud, võimaldab ligipääsu ja on töötajatele tuttav, aga lagi on madal, seinad kõrgendavad kaja ja tavaliselt pole piisavalt tooli. Tootmispind annab ruumi, kuid vajab turvakontrolli, tolmu kinnikatmist ja kõike tehnikat sisse vedada üle sama tee, kust hommikul sõidab veoauto. Telk väljas annab mahu ja seda, et keegi ei pea muretsema põranda pärast, kuid toob kaasa generaatori, kütteseadmed talvel, varuplaan kui vihma sajab ülesehituse ajal ja sõltuvuse ilmast veel kaks päeva pärast seda.
Otsustage ruum enne, kui küsite pakkumist. Helitehniku küsimus pole mitte "kas vajate heli", vaid "mis ruumis" ja "mis lae kõrgusega".
Kaks üritust või seisak
Kui tehas töötab vahetustega, pole võimalik korraga kõiki kokku saada, välja arvatud juhul, kui tootmine seiskub. See on otsus, mida tehakse kõrgemal kui juhiabi tase, kuid selle tagajärg langeb teie laua peale: kas kaks identset õhtut järjest või üks suur päeval, mil liin ei käi.
Kui valik on kaks õhtut, siis sama tehnika, sama menüü, sama esinejad, kuid igal õhtul pool külalisi. See maksab rohkem kui üks üritus, kuid vähem kui kaks täiesti eraldi üritust, sest kogu riistvara jääb üles kahe õhtu vahele. Kui valik on seisak ja üks päev, siis peab olema selge, kas see on laupäev, mil inimesed tulevad vabatahtlikult, või tööpäev, mil osalemist loetakse osaks tööajast.
See mõjutab eelarvet ja see mõjutab meeleolu. Kirjutage otsus üles enne, kui küsite kelleltki hinnapakkumist.
Keel ja mikrofon
Tootmisettevõtetes on tavaline, et kolmandik meeskonnast räägib eesti keelt, kolmandik vene keelt ja kolmandik mõlemat. Juhtkond peab kõnet ja küsimus pole mitte kas tõlkida, vaid millal ja kuidas.
Kaks lahendust: järjestikune tõlge, kus iga lõik öeldakse kaks korda, või kaks mikrofoni ja kaks kõnelejat, kes vahelduvad. Esimene on aeglasem ja nõuab, et kõneleja teab, kus pausida; teine eeldab, et teine inimene on eelnevalt näinud slaide ja teab, mis tuleb. Kumbki ei tööta, kui seda proovitakse esimest korda saalis ekraani ees.
Kui slaididega esitlus on kavas, siis need peavad olema valmis kaks päeva enne, et tehnik saaks need üle kanda, testida ja teada, mis resolutsiooniga nad töötavad. Slaididesse tehtud muudatus üks tund enne algust on muudatus, mida keegi peale teie ei näe — välja arvatud juhul, kui keegi jookseb sülearvutiga projektorini tagasi.
Toit ja toolid
Tootmisettevõtte üritus tähendab, et suur osa külalistest seisab tööpäeva lõpus juba kaheksa tundi. Nad ei taha seista järgmised kolm. Toolide arv peab vastama külaliste arvule, mitte laua ümber arvutatule.
Toit on ootus, mitte boonusena. Eelarve võib olla tagasihoidlik, kuid tühi laud on solvang. Kui ruum ei võimalda laudu, siis seisva vastuvõtu formaadis käib toit ringi kandikutel või on buffet, kust võtta, kuid kummalgi juhul peab olema piisavalt, et viimane inimene järjekorras saab sama, mis esimene. See nõuab täpset arvu, ja seda arvu on parem üle hinnata kui alahinnata.
Alkohol on isiklik otsus, kuid tehases, kus homme hommikul keegi juhib kahvlit või töötab masina juures, on see ka turvaotsus. Kui on, siis piiratud koguses; kui ei ole, siis peab olema midagi muud — alkoholivaba kokteil, kohv, limonaad — et inimestel oleks miskit käes hoida.
Tehnika, mida ei märgata
Heli ja valgus tehakse õigesti siis märgatavaks, kui midagi läheb valesti. Mikrofon, mis praksub, ekraan, kus slaididele ei mahu tekst peale, või tagumine rida, kes ei kuule ettekannet — kõik see juhtub saalis, kus juht räägib, ja kõik see jääb meelde.
Tehnika tuleb kohale vähemalt neli tundi enne ust. Kui ruum on tehase territooriumil, siis ligipääs peab olema kokku lepitud eelnevalt: värav, parkimine, isik, kes laseb sisse, ja teekond koorma sissetoomiseks. Kui tegu on telgiga, siis tehnika läheb üles päev varem ja keegi peab territooriumi valve all hoidma.
Võimsus on järgmine küsimus. Kantiin ei ole ehitatud pidama peovalgustust ja võimendeid, nii et tehnikud küsivad, kust läheb peavkaitse, kui palju amprit mahub ja kas on vaja eraldi jaotust tuua. See pole küsimus, millele saab vastata telefonis — keegi peab käima ruumis ja vaatama kilpi seinal.
Kes teeb töö
On kaks tüüpi ettevõtteid. Esimene planeerib, võtab kliendi raha, edastab tellimuse kolmele alltöövõtjale — üks toob heli, teine toidu, kolmasToolid — ja lisab igale reale oma marginaali. Teine teeb ise: omad inimesed tsiteerivad, ehitavad, teevad helitööd ja jäävad sinna, kuni viimane kast läheb tagasi veoautosse kell kaks öösel.
Vahe ei paista hinnapakkumisest, vaid seal, kus midagi läheb plaanist kõrvale. Kui helimees näeb ruumi esimest korda tund enne algust, siis tal puudub plaan B. Kui sama inimene, kes ruumis käis ja mõõtis ja hinnapakkumise tegi, on seal ka ülesehituse päeval, siis ta teab juba, kus on pistikud ja mis ei mahu uksest läbi.
After 5 Events on meeskond, kes seda kirjutab: sama brigaad, kes hommikul kell seitse veoautoga kohale tuleb, valgustuse üles riputab ja on seal veel kell kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi.
Mida otsustada enne kõnet
Kui helistate, siis on kolm asja, mis peavad olema selged.
Esimene: kuupäev, kellaaeg ja ligikaudne külaliste arv. "Umbes kahesaja inimesega, tõenäoliselt mai lõpus" annab hinnapakkumise; "kevadel, täpne arv selgub" ei anna.
Teine: ruum. Kui see pole veel kindel, siis kaks varianti on paremad kui mitte ühtegi, sest tehnika sõltub ruumist ja pakkumine sõltub tehnikast.
Kolmas: mis on kavas. Kõne ja esitlus, või laud ja muusika, või mõlemad. Kas live-bänd või DJ, kas laudadega õhtusöök või seisev vastuvõtt, kas üks keel või kaks. Iga element toob kaasa oma tehnika ja oma inimesed.
See, mis on kirjas, saab olla hinnapakkumises. See, mis selgub hiljem, läheb lisatööks.