After 5 EventsMida broneerida enne, kui tegevuse pakkuja kinnitad
Enamik meeskonnüritusi broneeritakse teistpidi: tellitakse aktiviteet, siis küsitakse, kus seda saab teha. Probleem on see, et hea aktiviteedipakkuja suudab kohanduda suvalisele ruumile, aga ruum ei kohanda end teie sõnumile. Kui soovid, et õhtupoolik — see, millest tehakse sisu — toimuks teatud tüüpi saalis või õues kindla valgusega, peab ruum olla kinni enne, kui lõplik programm välja saadetakse.
Kui meeskond tuleb mujalt Eestist, tähendab see ajakava otsusel transpordiarvestust. Buss, mis tuleb kell neli, ei saa kell viis enam õigesse kohta. See tundub ilmselge, aga üllatavalt sageli antakse ruumi aadress teada päev enne.
Kolm asja, mis eelarvet tegelikult muudavad
Esimene on arv. Mitte selleks, et firma küsib pea kohta — enamik pakutavaid hindu on niikuinii ruumi- või komplektipõhised —, vaid sellepärast, et viiekümne inimesega sa mahud ruumi, kus tehnika on kohal, ja kahesajaga mitte.
Teine on õhtu programm. Laud ja tool on üks hind. Lava, ekraan ja mikrofon on teine. Kui keegi peab kõnelema ja seda peab nägema tagumises reas, siis valgus ja heli ei ole enam taustal. Need on esiplaanil ja nende puudumine paistab silma esimese kaadri pealt.
Kolmas on asukoht. Tallinna kesklinnas on infrastruktuur olemas; pool tundi väljaspool linna ei pruugi olla. Generaator, mis tuleb kaasa, lisab rea. Tee, kuhu veoauto ei pääse, lisab teise. Tore õuemaja looduses läheb kallimaks mitte sellepärast, et omanik küsib rohkem, vaid sellepärast, et seal ei ole midagi.
Pildi ja voogedastuse tehniline külg
Turundus elab pildist. Üritus, mida ei jäädvustata, on üritusest pool. Fotograaf töötab valgusega, mida leiad või mida tood. Loomulik päevavalgus on tasuta ja sobib hästi, aga kell kuus õhtul novembris seda ei ole. Õhtune siseüritus vajab valgust, mis ei tee inimestest kollaseid laike ega viska varje just sinna, kus on logo.
Voogedastus vajab stabiilset internetti ja vaikust. Konverentsisaal annab mõlemad, aga restoran ei pruugi. Helirežissöör suudab mikrofoniga juhtida, kus heli salvestatakse, aga kui taustal on köök või läbikäidav koridor, läheb see salvestusse.
Kui ürituse eesmärk on sisu, siis sisu tehniline pool on sinu vastutus. Fotograaf teeb pildi sellest, mis ruumis on. Kui ruum ei vasta sellele, mida kontseptsioon lubas, paistab see välja.
Kellaaeg, millal midagi toimub
Päevakava on kommunikatsioon, aga see on ka logistika. Kui lõuna on kaheteistkümnest üheni ja tehnika paigaldus võtab kaks tundi, siis ülesehitus algab kell kümme, mis tähendab ruumi üleandmist kell üheksa või varem. Keegi peab seal olema.
See pole alati turundusjuht. See ei pea olema. Aga keegi, kes teab, kuhu logo läheb ja millise nurga alt ruumi pildistama hakatakse, peaks seal olema enne, kui esimene lamp üles läheb. Tehnik paigutab valgustid nii, et kõik näeks ja kuuleks. Turundus paigutab need nii, et kõik ka hästi välja näeks. Need on kaks erinevat asja.
Kahe agentuuri vaheline erinevus
Üks agentuur võtab tellimuse vastu, edastab selle edasi heli- ja valguspartnerile, kellega nad pole kunagi koos ruumis olnud, ja saab igalt realt oma osa. Teine agentuur toob inimesed, kes ise tsiteerivad, ise paigaldavad ja ise õhtul seisavad tehnikalaua taga. Esimese puhul teatab videograaf ürituse päeval, et valgustus on liiga tume; teise puhul on valgustaja ja videograaf rääkinud nädalaid tagasi.
See pole moraalne valik, vaid praktiline. Kui ürituse edu mõõdetakse selles, kuidas see ekraanil välja näeb, siis inimesed, kes tehnikat kontrollivad, peavad teadma, mida kaamera näeb. Vahendaja ei tea seda. Insener, kes on varem teiste meeskonnaliikmetega tööd teinud, teab.
After 5 Events on meeskond, kes kirjutab seda juhendmaterjali — need, kes hommikul kell seitse saabuvad kaubikuga ja kaks öösel viimase kastiga lahkuvad. Mitte planeerimisbüroo, kes edastab tellimuse kellelegi teisele.
Mida otsustada enne kõnet
Esiteks ruum ja kuupäev. Kui broneerid aktiviteedi enne ruumi, siis ruum peab aktiviteedile järgnema, ja sageli ei järgne.
Teiseks õhtu formaat. Kas see on laud ja söök, või on seal lava ja kõneleja. Kui on kõneleja, kas teda peab nägema tagant või piisab, kui ta seisab laua ääres. Vastus muudab tehnikat ja see muudab hinda.
Kolmandaks, kes salvestab ja mida. Kui tuled oma videograafi ja valgustajaga, siis nad peavad rääkima enne ülesehitust. Kui need tulevad ühe pakkuja käest, siis see jutuajamine on juba peetud.
Alles siis helista.