After 5 EventsKes seda üldse teeb
Meeskonnaürituse korraldamine langeb inimesele, kelle töökirjelduses seda ei ole. Tegevjuht ütleb juunis, et septembris on vaja päev, mis teeb tiimist tiimi, ja esmaspäeval on see nimekiri sinu laual. Tegevuse jaoks on turgu täis pakkujaid — seiklusfirmad, kanuumatkad, põnepõgenemine — ja need ostavad ennast. Ülejäänu jääb sulle: ruum, transport, söömine, kellaaeg, ja see, mis juhtub, kui keegi küsib, kus WC on.
Tavaline viga on planeerida tegevus ja unustada õhtu, sest õhtu ei tundu vajavat planeerimist. Aga õhtu on osa, mida inimesed mäletavad — mitte seetõttu, et see oleks tähtis, vaid sest see kestab kolm korda kauem ja seal on alkohol.
Mis peab olema enne kui tegevus algab
Peamine otsus on koht, ja koht tähendab kolme küsimust korraga: kus tegevus toimub, kus õhtu toimub, ja kas need on sama koht. Kui ettevõte on Tallinnas ja tegevus Lahemaal, pead otsustama, kas õhtu juhtub seal või sõidetakse tagasi. Inimesed ei taha kolme tundi bussiga sõita pärast tervet päeva, aga nad ei taha ka lahkuda kohast, kus asi alles käivitus.
Kui õhtu on mujal kui tegevus, on logistika lihtne ja kontroll sinu käes — tead täpselt, millal ja kus kõik on. Kui õhtu jääb sinna, kus päev toimus, siis kontroll on tegevusepakkujal või toitlustajal või hoopis kellelgi, kes seda paika haldab, ja sa pead usaldama, et need kolm omavahel räägivad.
Mida ruum peab võimaldama
Ruum peab mahutama kõiki korraga söömiseks — mitte püstlaudades, vaid istudes. Kui grupp on üle kahekümne, on vaja teatavat helitehnikat lihtsalt selleks, et üks inimene saaks kõigile midagi öelda. Kui tegu on suvise õuepeoga, pole see probleem. Kui aga ruum on kitsas ja lagi madal, ei piisa selle ruumi enda süsteemist — laeheli kannab taustmuusikat, mitte kõnet — ja keegi peab tooma mikrofoni ja kõlari.
Kui õhtul esineb keegi — ansambel, DJ, ettevõtte enda inimene ettekandega — siis peab olema teada, kuidas heli jõuab kohale ja kas selleks on aega. Lava ehitamine võtab tunde; heli paigaldamine võtab samuti tunde, ja keegi peab olema kohal, kui see tehakse, sest küsimusi tekib alati. Kui üritusepaik ütleb, et helitehnika on olemas, küsi, mida see tähendab. Sageli tähendab see üht seadme komplekti, mis on paika pandud ühe ruumi jaoks, ja ei saa liigutada ega kohandada.
Kellaaeg ja transport
Kui inimesed sõidavad kohale iseseisvalt, on ajakava lihtne. Kui pead organiseerima bussi, pead otsustama, kas see on kohustuslik või valikuvabadus, ja mõlemad on korras, kuid tuleb teada ette. Kohustuslik buss tähendab, et sa tead, millal kõik kohal on ja millal saad alustada. Valikuvabadusega buss tähendab, et esimesed kolmveerand tunni oodatakse, ja tegevus algab alles siis, kui viimane sõitja jõuab.
Tagasisõit on teine otsus. Kui õhtu kestab avatud ajani, ei tohi olla üht bussi kindlal kellaajal, sest pool inimesi jääb, pool läheb, ja mõlemad on pahased. Kui õhtu on paketitud — tegevus, söömine, lõpp — siis on lihtne planeerida üks väljumine kõigile. Kui aga õhtu võib venida, paku kahte aega või lase inimestel ise lahendada.
Kes vastutab, kui midagi läheb valesti
Kui korraldad ise — broneeriD ruumi, ostad tegevuse, lepid kokku toitlustajaga, tellid bussi — siis vastutad sa ja pead jälgima, et kõik osapooled teavad üksteisest. Tegevuse pakkuja ei tea, mis kell söömine on, kui sa talle ei ütle; toitlustaja ei tea, et kohale tuleb buss ja kolmkümmend inimest korraga, kui sa ei ütle; bussijuht ei tea, et tagasisõit võib hilineda pool tundi, kui sa ei ütle.
Teine variant on üks ettevõte, kes teeb kõike või korraldab kõike. Siin on vahe kahe mudeli vahel. Üks mudel on firma, kes võtab sinu tellimuse, saadab selle edasi alltöövõtjatele, kelle nimekirjast nad valivad, ja kes iga rea pealt teenib. Teine mudel on meeskond, kes ise koteerib, ise ehitab, ise jookseb õhtul ringi, ja kelle oma inimesed teavad üksteist, sest nad on neid samu üritusi koos teinud sadu kordi. Viimast mudelist töötame meie — After 5 Events — sest meie inimesed ei koordineeri tootjaid, nad on tootjad.
Mida otsustada enne helistamist
Esiteks, kas tegevus ja õhtu on samas kohas või eraldi. Teiseks, mitu inimest tuleb ja kas nad sõidavad ise või korraldad transpordi. Kolmandaks, mis kell algab, mis kell lõpeb, ja kas lõpuaeg on kindel või paindlik. Neljandaks, mis õhtul toimub — kas ainult söömine, kas keegi esineb, kas on vaja mikrofoni kõneks.
Kui need on selged, saab iga pakkuja anda täpse vastuse. Kui need ei ole selged, saad umbmäärase vastuse, ja ülejäänud selgub kohapeal, kui midagi enam muuta ei saa.