After 5 EventsKoht määrab kõik ülejäänu ära
Parimad kohad on broneeritud juba veebruaris. Juunis ja juulis on valik neli korda kitsam ja hind kõrgem. Kui sa otsid augustiks, on järel kas need, millele keegi ei helistanud põhjusega, või need, kus keegi just tühistas.
Otsus ei ole lihtsalt stiil. Koht määrab ära, kas sa saad telki püsti panna, kus toitlustus toimub, kui kaugele buss sõidab ja kas heli läheb üldse vaja. Puhkemaja saali heli tuleb kohaga kaasa. Metsaserva lavale tuleb oma rigi ja generaator, sest juhet seal ei ole.
Kui suvepäevad on osa turunduskampaaniast — pildid lähevad sotsiaalmeediasse, video saidi avalehele — siis valgus peab tulema õigest kohast ja taust peab toimima. Lavastatud pilt on lavastatud saal. See ei teki juhuslikult ega tule tagantjärele.
Katus enne programmi
Eesti suvi tähendab, et pool päevadest sajab. Juunis on õhtuti veel külm, augustis juba samuti. Plaan, kus kõik on õues ja varuplaani ei ole, on hasart. Külalised tulevad sellega toime. Fotograaf ja catering mitte.
Telk katab vihma. Ei kata tuult ega külma. Kui õhtu jääb pikaks ja temperatuur kukub, viis kraadi tundub sees nagu null. Lava, kus bänd mängib kahe tunni jooksul läbi kaks riidekihti, on üks asi. Laud, kus inimesed istuvad kolm tundi paigal, on teine.
Suletud ruum on kindlam, aga ei tähenda, et heli töötab. Puitpõrand ja klaasseinad heidavad kõik tagasi. Kui ruumi akustika on halb, pole vahet, kui hea tehnika on. Seda ei paranda ekvaalaiseriga.
Kui peale sööki tuleb esinejad ja tantsu, siis ruum peab kõike seda kandma. Või pead valima, mis jääb ära.
Toitlustus ja logistika käivad koos
Söök on see, mis määrab päeva rütmi ära. Lõuna peab toimuma siis, kui inimesed on näljased, mitte siis, kui programm ette näeb. Õhtusöök peab olema valmis enne, kui esimene külastaja tahab lahkuda.
Kui kohale tuleb viiskümmend inimest ja külalisi veel kolmkümmend, siis catering peab teadma täpset arvu kolm päeva ette. Iga täiendav inimene ei ole lihtsalt üks taldrik juurde — see on transport, toolid, nõud ja prügi.
Hommikusöök järgmisel päeval on detail, mida korraldaja unustab ja külaline mäletab. Õhtul kell üks magama, hommikul seitse ärkvel ja buss tuleb kümne ajal. Keegi peab selle vahele kohvi ja võileiva panema.
Transport käib samas lauses toitlustusega, sest mõlemad on tähtajaga sidemed. Buss, mis tuleb pool tundi hilja, nihutab kogu päeva. Buss, mis läheb enne, kui viimane inimene valmis on, jätab keegi maha.
Heli ja valgus kuuluvad tehnilise plaani sisse
Pärast seda, kui koht on selge ja söök lepitud, tuleb otsustada, mis õhtul toimub. Kui tuleb esineja — bänd, DJ, esialgne kõne — siis õhtu vajab heli. Heli vajab võimsust. Võimsus vajab elektrit. Ja elekter on see, mida õuealal tavaliselt ei ole.
Generator on kallis ja mürane. Ta peab seisma piisavalt kaugel, et mikrofon teda kinni ei püüa, aga piisavalt lähedal, et kaabel läheb kohale. Pikendus läbi viie telgi on oht ja ei läbi ülevaatust.
Valgus ei ole dekoratsioon. Valgus on see, mis teeb lava nähtavaks ja näo ära tuntavaks. Kui fotograaf tuleb ja valgust ei ole, on pildid mustad või välguga lamedad. Kui livestream tuleb ja valgus on vale, näeb juht välja nagu kahtlusalune.
Valgus peab tulema ülalt ja eest, mitte tagant. Tagavalgus teeb silueti. Külgvalgus teeb varju. Mõlemad on efekt, aga mõlemad tapavad video.
Üks või kaks firmat
On kaks moodi suvepäevi teha. Esimene: tellid iga teenuse eraldi ja koordineerid ise. Catering ühelt, heli teiselt, valgus kolmandalt, lava neljandalt. Iga pakkuja annab hinnapakkumise, mis eeldab, et keegi teine toob selle, millele tema asi kinni läheb. Ühtegi neist pole koos varem nähtud. Päeval endal ei tea keegi, kus juhe lõpeb ja kus algab.
Teine: üks tiim, kes ehitab ja jooksutab. Nad teavad, mis tehnika kokku sobib, sest nad on seda koos kasutanud. Nad teavad, kui palju aega läheb telgi püstitamiseks, sest nad on seda telki püsti pannud. Hindade vahel on vahe, aga vahe on ka selles, kes vastutab, kui midagi ei tööta.
After 5 Events on see teine. Sama meeskond, kes annab pakkumise, paigaldab rigi ja seisab konsoolilaua taga, kui külalised saabuvad.
Mis otsustada enne, kui helistad
Enne kui sa võtad ühendust kellegi teenusepakkujaga, pead sa teadma kolme asja täpselt.
Esiteks: kuupäev ja koht. Mitte "juuni teine pool" ja "kuskil Harjumaal". Konkreetne kuupäev, konkreetne aadress. Kui kohta ei ole, siis pakkumist ka ei ole, sest pool hinnast sõltub sellest, mis kohas juba on ja mida peab kohale tooma.
Teiseks: külaliste arv. Mitte vahemik. Arv. Viiskümmend inimest vajab teist heli kui kahekskümmend. Kahekskümmend vajab teist telki kui sada. Iga kord, kui arv muutub, muutub ka tehnika.
Kolmandaks: mis õhtul toimub. Lihtsalt söök ja jutt on üks komplekt. Söök, jutt ja DJ on teine. Söök, jutt, DJ ja bänd on kolmas. Igaüks nõuab rohkem elektrit, rohkem ruumi, rohkem aega paigaldamiseks ja rohkem inimesi.
Kui sul on need kolm täpselt paika pandud, saad hinnapakkumise, mis peab paika. Kui midagi neist on "umbes", on ka hind "umbes", ja lõplik arve on alati suurem.