After 5 EventsAlusta toast, mitte kuupäevast
Enamik tiimijuhte valib kuupäeva ja hakkab siis ruumi otsima. Tee vastupidi. Küsi kõigepealt, mis ruum lubab sinu arvu inimestele istuda ja omavahel rääkida samal ajal, kui keegi peab kõnes mikrofoni. Siis vaata, millal see ruum on vaba. Kuupäev on läbiräägitav. Ruum mitte.
Suvel tähendab see katust. Õues on hea mõte ainult siis, kui sul on järgmine päev samuti broneeritud ja sa saad vihma korral sinna kolida. Restorani terrass pole üritus — see on restoran, kus sa ei saa helitugevust kontrollida ega kõnet kuuldavaks teha.
Talvel tähendab see sooja. Mitte kütteseadet, mida sa loodad kohale tuua, vaid ruumi, mis on juba soe enne, kui esimene külaline saabub.
Istekohad ja mikrofon — mõlemad korraga
Sinu valdkond eeldab nimelist külalisteloendit ja istekohti. See tähendab lauda. Aga kui inimesed istuvad kõik ühes suunas näoga lava poole, nad ei räägi omavahel. Nad kuulavad.
Ümarlaud aitab. Kuni kaheksa inimest räägivad üksteisega; üheksa puhul jaguneb laud kaheks pooleks, kes ei kuule enam üle laua. Kui plaanis on kõne, peavad kõik lauad nägema kõnelejat ja kuulma teda ilma pingutuseta. See välistab pika kitsad ruumid ja kohad, kus sambad jagavad saali.
Mikrofon pole valikuline. Isegi väikeses ruumis. Isegi siis, kui kõneleja ütleb, et ta räägib piisavalt valjusti. Ta ei räägi. Tagumises reas ei kuule, ja tagumises reas istuvad need, kes ei tahtnud esimeses reas istuda, aga tahavad siiski kuulda.
Alkohol, kingitused, fotod — kõik kirjas enne
Finantssektoris ei saa sa lihtsalt osta pudelit ja panna selle lauale. Sul on piirang. Küsi see oma sisekontrollist välja enne, kui sa midagi kinnitad. Piirang on kas summa või liik või mõlemad. Vahel on lubatud vein, aga mitte kange. Vahel on lubatud üks jook inimese kohta, aga mitte kaks.
Sama kingituste kohta. Kui kavatsed jagada midagi, mida saab hinnata, pead selle heaks kiitma. Mitte pärast tellimist. Enne.
Fotod lähevad sisevõrku või LinkedIni. See tähendab, et keegi vaatab neid läbi enne avaldamist. Ütle fotograafile ette, et pilte ei tohi jagada enne, kui sa oled need kinnitanud. Ütle ka, mida pildistada ei tohi — nimesid ekraanidel, dokumente laudadel, inimesi, kes ei taha ise pildile jääda.
Eelarve, tellimus, arve — üks number algusest lõpuni
Sa annad numbri ja see number ei muutu. See on ainus viis, kuidas finantsettevõttes üritust üldse tellida saab. Probleem pole number ise, vaid see, mis juhtub, kui keegi lisab pärast kinnitust ühe rea.
Kui töötad agenturiga, kes planeerib ja edastab tellimuse edasi alltöövõtjatele, on sul viis eraldi arvet viielt eri ettevõttelt. Üks neist muudab midagi. Nüüd on sul kuus arvet. Sinu raamatupidamine ei töötle seda ilma uue kinnituseta, ja kinnitust ei tule, sest eelarve oli lukus.
Kui töötad meeskonnaga, kes ehitab, kõlab ja jookseb õhtut oma inimestega, on sul üks pakkumine ühelt ettevõttelt. Kui midagi muutub, muutub üks rida ühes dokumendis. Arve tuleb sealt samast kohast. Ostutellimus vastab arvele. Raamatupidamine kannab sisse.
See pole mugavuse küsimus. See on ainus viis, kuidas üritus finantsettevõttes läbib kinnituse.
Programm, mida ei pea järgima
Programm peab olema olemas, aga ta ei pea olema range. Inimesed tulevad, istuvad, kuulavad kõnet, söövad, räägivad, lähevad. Kui sa kirjutad kellaajalised asjad iga viie minuti kohta, ei jõua sa neid pidada ja keegi ei tee tegelikult midagi, mida sa kirjutasid.
Üks kõne — see, mida ei saa jätta ära. Söömine — kestab kaua, ära pane midagi selle otsa. Lõpp — ütle kellaaeg, millal ürituse ametlik pool läbi saab. Kes tahab jääda, jääb. Kes tahab minna, läheb ilma tunnet, et ta jätab millestki ilma.
Teema võib olla olemas, aga ta ei pea olema kostüümis. Kui teema tähendab, et keegi peab midagi selga panema, mida ta ise kunagi ei kannaks, see pole enam meeskonnaüritus. See on sunnitud tegevus, mis nõuab ettevalmistust ja mida meenutavad fotod, mida keegi ei taha näha.
Mida otsustada enne, kui sa helistad
Sa helistad, kui tead kolme asja: kui palju inimesi, mis kuupäeva paiku, ja kas alkohol on piiranguga. Kõik muu selgub kõnes. Otsus, mille sa pead enne tegema, on see, kas sa tahad agentuurilt plaani ja hinna, mis läheb edasi kellelegi teisele, või meeskonnalt, kes tuleb ise kohale.
Meie oleme see meeskond. After 5 Events — sama seltskond, kes tsiteerib, ehitab, jookseb ja viib hommikul tagasi.