After 5 EventsMillal teha otsus ruumi kohta
Kõik muu on paindlik, aga ruum ei ole. Hea saal augustikuuks broneeritakse märtsis, ja aastapäeva puhul pole tegu tavalise üritusega – vajad helipulti, mille taga on keegi, kes teab, kuidas mikrofon käitub neljasaja inimese ees. Restoranil, kus käid lõunal, pole seda.
Kui planeerid õues, pead arvestama, et vihm tuleb siis, kui seda ei ennustata. Telk ei ole asi, mida saab tunni peale tuua – põrand, toolid, valgus, vool. See on ehitis ja ta vajab aega.
Ekraan pole detail
Aastapäeval on alati kõne. Tavaliselt on ka film – ettevõtte lugu, intervjuud asutajatega, fotod ajast, mil kontor oli veel kahetoaline. Seda näidatakse suurel ekraanil, ja kui see ei tööta, näevad seda kõik.
Ekraan ei ole kaunis, aga ta peab olema õige. Valed proportsioonid tähendavad, et slaidid on venitatud. Vale eredus tähendab, et päevavalguses ei paista midagi. Vale heli tähendab, et kõnelejat ei kuule tagumises reas. Keegi peab teadma, milline fail töötab ja milline ei tööta.
Tehniline läbivaatus ei ole soovitus. See on hetk, kus selgub, kas sinu sülearvuti port sobib nende kaabliga, kas esitlus mahub nende serverisse ja kas keegi jõuab kohale kaks tundi enne ust.
Kes tegelikult tööd teeb
On kaht tüüpi agentuurid. Ühed planeerivad ja saadavad korralduse edasi alltöövõtjatele, keda nad pole varem näinud, teenides igal real. Teised – ja neid on vähem – teevad töö ise: sama meeskond, kes hindasid, paigaldavad ka valgustid, käivitavad heli ja on saalis pool kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi autosse.
See vahe näitab end siis, kui midagi läheb valesti. Kui helipult jääb tummaks viis minutit enne avanemist, siis althanke korral helistab keegi kellelegi, kes võib-olla vastab. Oma brigaadi puhul on inimene juba trepil.
Kui palju aega see võtab
Vähemalt kaks kohtumist. Esimesel räägid, mis on oluline. Teisel, kui ruumiplaan on olemas, selgub, mis tegelikult toimub – kus on tool, kuhu läheb laud, kuidas inimesed liiguvad. Prooviõhtu pole alati vajalik, aga kui on kõneleja, kes pole varem mikrofoni käes hoidnud, siis on.
Puhverlauda ei ehitata üles kümne minutiga. Heli ei tule lihtsalt seinast. Valgus ei süti siis, kui sa vajutad lülitit, vaid siis, kui keegi on juba hommikul redelil olnud.
Mis sageli valesti läheb
Olulisuse järjekorras:
- Ruumis, mida sa arvasid sobivat, ei ole õiget voolu. Kaablit ei saa tuua läbi koridori ja keldrist, sest hoone haldur ei tea sellest midagi.
- Söögikoht ei taha lubada väliseid tehnikuid. Sa arvasid, et nad annavad ruumi ja ülejäänu toob ise. Nad ei anna.
- Kellaaeg ei ole päris kindel, aga printimisele läks juba eelmisel nädalal. Kõik kutsed ütlevad kuus, programm algab seitsme poole.
- Keegi broneeris hotelli, aga mitte transpordi. Viiskümmend külalist seisab Tallinna lennujaamas ja sa pole arvanud, kes nad toob.
- Õues pole varju. Päike paistab otse ekraanile, mikrofoni ei kuule tuule käest, inimesed tahavad tuppa.
Otsus, mis sul nüüd ees on
Sa pead otsustama, kas teed ise või mitte. "Ise" ei tähenda ainult tellimist, vaid ka seda, et kui helimees ei ilmu, leiad tema asemel kellegi tunni jooksul. Kui valgustid on valed, tead, kust õiged tulevad. Kui mikrofon praksub, tead, mis juhtus.
Aga kui sa ei tea seda, siis on õigem usaldada kellelgi, kes teab. Mitte kellelegi, kes planeerib koosolekuruumis ja edastab tellimuse, vaid kellelegi, kes hommikul kell seitse veoautost tuleb.
Enn selgeks enne kõnet: mis ruumis, mis kellaajal, kas õues või sees, mitu inimest, kas on kõne või film. Ülejäänu saab paika panna, aga see viis asja peavad olema kindlad enne, kui sa helistad.
Selle juhendi kirjutas After 5 Events.