Enne kui midagi broneerite

Kas teate, mitu inimest tuleb? Mitte ligikaudset arvu — kas number on selge.
Kas tegevus on siseruumis või väljas? Kui väljas, mis saab vihmaga?
Kas õhtusöök on sama kohas või teine aadress?
Kas päev lõpeb õhtusöögiga või jätkub pärast seda?
Kas rahastus tuleb ühe eelarveliini alt või kahest erinevast kohast?
Kas vajate transporti? Mitte hiljem — vajate või ei?

Koht

Kas ruum mahutab kogu grupi istuma, mitte ainult seisma?
Kui tegevus on väljas: kas kohal on katusealune, mille alla mahub sama arv inimesi?
Kas kohas on köök, või tuleb toit väljastpoolt?
Kas fuajee, garderoob ja tualetid on arvatud ruumipinna sisse või tuleb neid juurde rentida?
Kas lepingus on kirjas, mis kellast saab sisse minna ja mis kellaks peab väljas olema?
Kas teate, kes hoiab võtmeid ja kelle telefoninumber on uksekellal?
Kas koht annab tehnikat kaasa või peate ise tooma?
Kas naabrid on ärihoone teised üürnikud või elamud? See muudab kõike pärast kümmet.

Programm

Kas tegevust korraldav firma toob oma inimesed või ootab, et teie korraldaksite juhendajad?
Kas tegevusel on fikseeritud kestus või lõpeb see siis, kui lõpeb?
Kui väljas: mis juhtub, kui hakkab sadama poolel teel?
Kas on ette nähtud paus ja mis selle ajal toimub?
Kas keegi esitleb päeva algust või hakkab lihtsalt ükshaaval toimuma?
Kas kavapidaja on teie käes või kellelgi teisel?

Tehniline pool

Kas vajate mikrofoni? Mitte kas keegi võiks rääkida — kas ruum on nii suur, et ilma selleta ei kuule?
Kas ekraan on fikseeritud seinal või tuleb üles panna?
Kui muusika mängib: kes selle käivitab ja kes välja lülitab?
Kas vaja on valgustust, mida koha oma lambid ei anna — pimedam, teravama fokusega, värvi poolest erinev?
Kas elektripistikud on seal, kus te neid vajate, või tuleb pikenduskaablid?
Kui kasutate oma sülearvutit: kas olete proovinud seda ruumis oleva ekraaniga ühendada või eeldate, et töötab?
Kes tegeleb tehnilise poolega, kui midagi jääb kinni: kohapeal olev töötaja, rentfirma telefonis või teie ise?

Toit ja jook

Kas menüü on fikseeritud või saate seda kohandada?
Kas hind on inimese kohta või kogusumma, mis jaguneb?
Kui kohas ei ole oma kööki: kas teate, kus teenindajad sooja toidu hoiavad ja kust saab nõusid pesta?
Kas laud kaetakse korraga või tuuakse roogasid välja järk-järgult?
Kas joogipaketi hind sisaldab alkoholivaba valikut või tuleb see eraldi tellida?
Kas kellelgi meeskonnas on piirangud, millest peate rääkima enne, kui menüü lukku läheb?
Kus sööb tehniline personal? Mitte kas nad söövad — kus.

Külalised ja transport

Kas saatsite aadressi koos parkimisjuhisega või ainult aadressi?
Kui rent buss: kas leping ütleb, mis kellast ta hakkab ootama, või ainult mis kell väljub?
Kas keegi teab, mida teha, kui inimene jääb maha?
Kas kogunemisaeg on kirjas kogunemiskoha või sihtkoha kellaajas?
Kas kedagi tuleb toita enne ülejäänud gruppi, sest nende transport jõuab varem?

Viimane nädal

Kas saatsite lõpliku nimekirja või töötate endiselt ligikaudse arvuga?
Kas kõik tarnijad on kinnitanud kellaajad?
Kas keegi vastutab selle eest, et saabuvad inimesed teavad, kuhu minna, või eeldate, et leiavad ise?
Kas teil on paberil kava? Mitte telefonis — paberil.
Kas keegi on helistanud kohta ja küsinud, kas kõik, mis lepingus, on endiselt olemas?
Kas teate, kuhu jäävad kotid ja joped, mida ei saa saali võtta?

Päev ise

Kas jõuate kohale enne esimest külalist?
Kas teavad kõik tarnijad, kelle käest küsida luba, kui ruumi tuleb midagi tuua?
Kas keegi jälgib aega või loodate, et tunnetate?
Kui midagi lükkub: kas teavad kõik, kes peavad teadma?
Kas keegi vastutab selle eest, et inimesed istuvad lauda, kui toit tuleb välja, või jääb see õhku?
Kas teate, kelle juurde minna, kui naaber tuleb uksele?

Pärast

Kas koristus on hinna sees või eraldi tellitud?
Kas ruumist lahkumisel peab keegi allkirja andma või lähevad lihtsalt uksed kinni?
Kas unustatud asjad tulevad teie kätte või jäävad kohta ootama?
Kas arve tuleb koheselt või kuu lõpus?
Kas on keegi, kes kogub tagasisidet päeva kohta, või jääb see järgmiseks korraks meelde tuletamata?

Kaht tüüpi korraldus

Üks viis on tellida kõik erinevatest kohtadest ja loodan, et nemad omavahel räägivad. Teine on, et ühel meeskonnal on peopaik, tehnika, teenindus ja õhtu jooksutamine käepärast, sest nende oma inimesed kõik teevad. Esimene on odavam paberi peal, teine muutub odavamaks kell üksteist õhtul, kui midagi ei lähe plaanipäraselt.

See nimekiri on kirjutatud After 5 Eventsi poolt — inimeste poolt, kes saabuvad hommikul kaubikuga ja lahkuvad siis, kui viimane kast on tagasi peal. Meie teame, kus asjad kinni jäävad, sest me oleme need, kes need lahti keeravad.

Mis otsustada enne, kui kellelegi helistate

Koht ja kuupäev. Kui need kaks ei ole paika pandud, läheb kõik ülejäänu läbirääkimiseks, mitte otsustamiseks. Ja kui helistate, küsige mitte seda, mida saab, vaid seda, mis juhtub, kui see asi läheb valesti. Vastus näitab, kas teiega räägib keegi, kes seda korraldab, või keegi, kes seda edasi müüb.

Meeskonnaüritus — kontrollnimekiri