Meeskonnaüritus — ise või agentuuriga

Kuus nädalat või kaks

Aktiviteet ostetakse tavaliselt spetsialistilt — paadimatk, kanuumatkad, lõkkeõhtu korraldaja — ja see osa on lihtne. Korraldaja töö on raam: ruum või koht, transport, toit, ajakava ja see, milleks õhtu muutub pärast tegevust. Viimane on osa, mida inimesed mäletavad, ja see on osa, mida unustatakse planeerida.

Ise tehes lähed läbi pakkumiste, helistad kohta, kontrolled busside saadavust, leiadkatuse vihma puhuks, kokkulepid catering'uga, koostad ajakava ja saadad selle neli korda ümber, sest keegi saab valesti aru. See võtab õhtuid. Agentuurile edasi andes jõuab pakkumine kahe päevaga ja ajakava on õige esimest korda, sest keegi on seda teinud.

Päev ise, kui oled mõlemat korraga

Ürituse päeval, kui oled korraldanud ise, oled sa nii vastuvõtja kui ka produtsent. Keegi küsib, kus on tualett. Buss jääb kinni. Catering jõuab pool tundi hilja. Sina lahendad kõike ja üritad samal ajal rääkida inimestega, kelle jaoks see päev on mõeldud.

Agentuur ei eemalda sind ürituselt — sa oled ikka seal ja sa pead ikka rääkima inimestega — aga see eemaldab logistika su pealt. Keegi teine teab, kus buss on, kontrollib toitu ja leiab tualeti. Sa võid keskenduda sellele, et olla seal.

Kaks liiki agentuurid

Esimene liik plaanib ja saadab tellimuse edasi. Neil on kontaktid catering'ufirmades, transpordifirmades, helitehnika rentijates. Nad küsivad neilt hinnad, lisavad oma protsendi ja saadavad sulle pakkumise. Ürituse päeval tulevad kohale inimesed, keda agentuuri töötaja pole kunagi näinud. Kui midagi läheb valesti, helistab agentuuri inimene kellelegi, kes helistab kellelegi.

Teine liik tsiteerib oma inimestega, ehitab oma inimestega ja veab õhtut oma inimestega. Neil pole vahendaja protsenti, sest nad on ise põrand. Kui midagi läheb valesti, parandab inimene, kes ehitas.

Küsi, kes tuleb kohale. Kui vastus on ebamäärane, oled esimese liigiga.

Mis jääb su kanda ka siis, kui annad edasi

Isegi agentuuri kaasates jääb kolm asja su töölaudale. Esiteks otsus, mis üritusest saab — kas see on päev väljas või päev ruumis, kas õhtu on ametlik või päev lõpeb peale sööki. Agentuurile seda edasi anda ei tööta, sest see otsus määrab kõik muud.

Teiseks eelarve. Agentuuri töö on öelda, mis maksab ja mida saab selle eest. Otsus, kas see on õige kulutus, on sinu.

Kolmandaks meeskond ise. Agentuuri töö lõpeb ukse ees. Ruumis oled sina ja inimesed, keda juhid, ja see osa ei liigu kellelegi.

Mida hoida enda juures isegi siis

Kommunikatsioon jääb alati sinu kanda. Kutsed, meeldetuletused, ajakava saatmine, küsimustele vastamine — agentuur võib aidata šablooni koostamisel, aga saatja pead olema sina. Ükski agentuur ei tea su meeskonda piisavalt hästi, et rääkida nende nimel.

Sisu, kui seda on. Kui ürituse raames on ettekanne, tunnustamine, siseuudis — see tuleb sinult. Agentuuri töö on anda sellele aeg ja paik, mitte sisu ise.

Millal jääda ise

Kui üritus on väike — alla kahekümne inimese — ja lihtne — üks ruum, üks söögikord, üks tegevus — ja sul on aega, siis tee ise. Kokku hoiad mitte niivõrd raha, kuivõrd seda, et kontrollid iga osa.

Kui see on sinu esimene kord midagi sellist korraldada ja tegemist on üle kolmekümne inimesega, võta abi. Vigade hind on suur, kui viga nägid viiskümmend kolleegi.

Millal anda edasi

Anna edasi, kui ürituse suurus teeb logistika keeruliseks või kui ürituse päeval pead sa olema seal hoopis teises rollis — juhina, kõnelejana, vastuvõtjana. Anna edasi, kui sul pole aega käia läbi pakkumisi ja teha järelkontrolli iga hanke peale.

Anna edasi ka siis, kui õhtuosa on oluline ja seda pole kunagi korraldanud — heli, valgus, ruum, mis töötab söögi ajal ja pärast seda. See on osa, kus kogemus näitab kohe.

Otsus ja mis enne helistamist otsustada

See, mille võrra agentuurile edasi andmine sind lihtsustab, sõltub sellest, kas nende oma inimesed on põrandal või mitte. Kui ei ole, oled ostnud koordinaatorit. Kui on, oled ostnud selle, et keegi päriselt vastutab.

Enne kellegi juurde pöördumist otsustad kolm asja: kuupäeva vahemiku, ligikaudse eelarve ja selle, mis üritusest saab — kas see lõpeb peale tegevust või jätkub õhtuni. Kõik muu on läbiräägitav, aga need kolm määravad, kas kellegi pakkumine üldse sobib.

Selle lehekülje kirjutab After 5 Eventsi meeskond — inimesed, kes ehitavad ruumi ja veavad õhtut, mitte planeerimisosakond. Kes kohale tuleb, on sama inimene, kes tsiteeris.