After 5 EventsEsimene otsus: kuupäev ja ligikaudne külastajate arv
Kuupäev ei ole soov, vaid lävend. Kõik, kes peavad seal olema — linnapea, meediapartnerid, omanikud, ehituse juhid — peavad samal päeval saama. Kontrolli enne, kui midagi muud plaanid. Kui kuupäev ei ole paika pandud ametliku avamislepinguga või lepingulise tähtajaga, siis pole sul veel üritust, on sul lootus.
Külastajate arv ei pea olema täpne, aga peab olema aus. Sada inimest mahub igale poole; kolmsada ei mahu enam kuhugi. Ruumi saad valida alles siis, kui tead, mitu toolikohta peab olema ja kas kõik peavad korraga kuulma.
Siis ruum — ja ruum tähendab ka seda, mida seal veel pole
Avamisel on ruum sisuliselt lavastus ise. Külaline tuleb seda vaatama. Aga täpselt sama ruum on ka sinu suurim tehnilise planeerimise risk, sest tavaliselt pole ta valmis.
Ehitusgraafik ütleb üht, reaalsus teist. Planeeri nii, et vool tuleb veoautolt, heli välisseadmetest, valgus oma postamentitelt. Ära eelda, et maja omad süsteemid töötavad — isegi kui lubatakse. Tehniline meeskond peab nägema ruumi enne, et teada, kust tulla sisse, kuhu viia kaubik, millised ukseavad on, kas lagi kannab riputust.
See vaade peaks toimuma vähemalt kaks nädalat enne kuupäeva. Kui vara veel ei lasta sisse, siis joonised ja fotod — aga joonised ei näita seda, et põrand on praegu kruus või et ainus sissepääs on ehitusredel.
Formaat ja programm: kes räägib, kes lõikab, kui kaua kõik kestab
Avamisel on struktuur, mis kordub: saabumine, tervitus, ametlik osa (kõned, lint, sümboolne žest), tuur ruumides, söök-jook, lahkumine. Küsimus on ainult pikkus ja järjekord.
Kui ametlikku osa on kaks tundi, peavad inimesed istuma. Kui pool tundi, võivad seista. Linti lõigatakse tavaliselt ees, õues või fuajees; kui ilm on halb, pead olema valmis seda tegema sees. Planeeri mõlemaks.
Tuur muudab asja keeruliseks, sest inimesed liiguvad. Heli liigub nendega või ei liigu — sa pead otsustama, kas rääkija saab mikrofoni kätte või räägivad juhid ruumist ruumi ise. Teise variandi puhul ei pea sind kuulda olema, aga esimese puhul pead tooma võimendi igasse punkti.
Tehniline plaan: mis tuleb kohale veoautoga
Enne kui saad kinnitada dekoratsiooni või menüüd, pead kinnitama tehnilise plaani — sest kõik ülejäänu sõltub sellest, kas saad voolu, heli ja valgust sinna, kuhu neid vaja läheb.
Heli: kõne peab olema arusaadav, isegi kui ruum on tühi ja kajakas. Tühi ruum on alati hullem kui täis ruum. Mikrofon peab olema igal kõnelejal, tagavara peab olema kaasas, ja keegi peab istuma laua taga, kes teab, mida teha, kui tagasiside algab.
Valgus: kui avamine on päeval ja ruumis on aknad, pole sul valgust vaja meeleolu jaoks — on vaja valgust näo jaoks. Kaamerad vajavad valgust rohkem kui silm. Kui pressifotograaf läheb ära ja ütleb, et pildid on mustad, on juba hilja.
Vool: eelda, et hoone oma ei tööta. Too generaator või too kaablid teisest hoonest, aga ära planeeri nii, et kõik sõltub ühest seinakontaktist, mida keegi veel eile spaklitas.
Söögi-joogi detail ja viimane nädal
Laua sisu saab kinnitada hilja, aga lauda ennast ja teenindajaid mitte. Kui tegemist on seisva vastuvõtuga, pead teadma, mitu punkti toitu välja pannakse ja kas need peavad liikuma või seisma.
Viimane nädal on mõeldud kinnitamiseks, mitte planeerimiseks. Kinnita külaliste arv, kinnita saabumine, kinnita kõnelejate järjekord ja lindilõikajate nimed. Saada kõigile ajakava paberil. Kontrolli, kas ehitusjuht teab, et hoone peab olema tühi kell kaheksa hommikul — mitte kell kümme, mitte 'peaaegu valmis', vaid tühi.
Päeva hommik ja esimesed tunnid
Meeskond jõuab kohale tunde enne külalisi — tavaliselt neli kuni kuus tundi, sõltuvalt mahu ja ligipääsu keerukusest. Kui ürituse algus on kell kolm pärastlõunal, siis tööd alustatakse hommikul vara, mitte keskpäeval.
Esimene tund läheb ruumi vaatamiseks ja ümberkorraldamiseks. Teine ja kolmas läheb tehnilise riigi ülesseadmiseks. Neljas läheb testimiseks ja valguseks. Viimane tund on garderoobile, lauale, lilled, logod, lindid ja lõplik läbivaatus.
Sinu töö on olla saadaval, kinnitada viimased muudatused ja jääda rahulikuks. Kui plaan on õige, pole vaja improviseerida.
Mis jookseb otsa, kui jätad hiljaks
Ruum läheb kinni enne, kui arvad. Hea kuupäev läheb kinni kolm kuud ette. Tehniline meeskond, kes teab, mida teeb, läheb kinni kuu ette. Caterer, kes saab hakkama suurema arvuga, läheb kinni kaks nädalat ette.
Kui valid kõigepealt kuupäeva, siis ruumi, siis meeskonna ja alles siis hakkad mõtlema, kuidas heli töötab, jääd vahele viimases — ja viimane on see, mis külalisele tegelikult näha ja kuulda on.
Kaks liiki meeskondi
Üks liik võtab kõne vastu, edastab kirja mitmele alltöövõtjale, lisab igale reale protsendi ja saadab sulle hinnapakkumise. Päeva hommikul kohuvad esimest korda inimesed, kes pole kunagi koos töötanud.
Teine liik tuleb ise kohale vaatama, küsib ruumist, mida tahaksid teada alles siis, kui oled seda kunagi ise üles seadnud, kirjutab plaani, toob oma auto, ehitab üles oma inimestega ja jääb kohale, kuni viimane külastaja on lahkunud.
After 5 Events on teine liik. Sama meeskond, kes hinnapakkumise kirjutas, seisab samas ruumis kell seitse hommikul.
Mida otsustada enne, kui helistad
Kuupäev ja ligikaudne arv. Kas ruum on olemas või peab selle leidma. Kas hoone vool töötab või mitte. Kas ürituse formaat on seisev või istuv, pool tundi või kolm tundi. Kas pressifotograaf tuleb ja kas lindilõikamine on sees või väljas.
Kui need on selged, saab ülejäänu kokku leppida ühe nädala jooksul. Kui need pole selged, siis iga järgmine kõne on äraarvamine.