After 5 EventsKuupäev ja osalejate arv enne kõike muud
Kaks asja peavad olema kindlad enne, kui saab hakata küsima: kuupäev ja ligikaudne arv inimesi. Mitte sellepärast, et need oleksid kõige olulisemad, vaid sellepärast, et ilma nendeta ei saa keegi vastata, kas midagi on võimalik.
Kohtadel on kalendrid. Hea tegevuse korraldajal samuti. Kui hooaeg on peal või kuupäev langeb reedele, siis kuu aega ette helistamine tähendab, et valik on juba tehtud kellegi teise poolt.
Osalejate arv määrab ruumi. Kolmkümmend inimest mahub paljudesse kohtadesse; kaheksakümmend mitte enam.
Koht määrab, mis formaadis päev saab olla
Formaat ei tähenda siin tegevust ennast — orienteerumist, kokanduskursust, töötuba —, vaid seda, kuidas päev liigub. Kas kõik toimub ühes ruumis, liigutakse mitme koha vahel, ollakse väljas, või on programm paketitud väljapoole linna.
Koht dikteerib selle. Konverentsikeskuses koos tegevusega saab õhtusöögi teha samas hoones. Seikluspargi programm tähendab, et õhtu toimub mujal või üldse ei toimu.
Kui päev lõpeb õhtusöögiga, siis see on eraldi plaan. Toit tuleb kellaaega, ruum vajab mingil kujul tehnikat, inimesed peavad jõudma ühest kohast teise. See osa unustatakse kõige sagedamini ära, sest päevakava täidab juba kalendri. Aga õhtu on see, mida mäletatakse.
Tehniline plaan tuleb enne menüüd
Kui õhtusöök toimub ruumis, kus seda igapäevaselt ei tehta — mitte restoranis, vaid saalis, telgis, õues —, siis tehniline pool peab olema paigas enne, kui saab catering'uga detailidesse minna.
See tähendab: toide vajab elektrit ja lauda. Kui õhtul on ka kõne, muusika või ekraan, siis need vajavad võimsust, mida tavaline pistikupaar ei anna. Kui ruum on tühi, peab keegi seal enne kella viit hommikul olema.
Firma, kes edastab tellimuse edasi kellelegi, keda pole kunagi näinud, ei tea, kas lava ja laud mahuvad samasse ruumi. Firma, kelle enda inimesed riputavad valgustid, küpsetavad toitu ja teevad heli valmis, näeb kohe, mis on võimalik.
See vahe ei paista pakkumises. See paistab päeval, kui kaks osa ei sobitu.
Viimane nädal on kinnitamiseks, mitte muutmiseks
Nädal enne üritust on see aeg, mil kõik otsused peaksid olema tehtud ja number peab olema täpne. Mitte ligikaudne — täpne. Söögikohtade arv, toolide arv, transport kui seda on vaja, kellaaeg, millal tehnika peab valmis olema.
Viimased päevad kuuluvad run-sheet'i jaoks: kes jõuab kohale millal, kes kohtub kellega, millal algab toit, millal lõpeb programm, millal hakkab ruum tühjenema. See dokument ei ole üritusfirma jaoks — see on korraldaja enda jaoks, et ta teaks, kus ta peab olema ja mida oodata.
Kui viimane nädal kulub numbrite muutmisele, siis miski jääb kindlasti kinni. Tavaliselt toit, sest köök töötab tooraine järgi, mida ei saa tagasi võtta.
Päev ise: hommikust õhtuni korraldaja toolilt
Ürituse päeval toimub kõik paralleelselt. Kui külalised saabuvad kell kümme, siis tehnika on valmis kell üheksa. Kui lõuna on kavas keskpäeval, siis catering saabub kolm tundi varem.
Korraldaja jaoks tähendab see, et hommik algab varem kui programm. Keegi peab olema kohal, kui esimene auto kohale jõuab — mitte sellepärast, et midagi läheks valesti, vaid sellepärast, et keegi peab teadma, kuhu asi läheb.
Päeva keskel kulgeb programm ise. Korraldaja osa on jälgida, kas graafik peab, kas pause on piisavalt ja kas keegi ei ole ära eksinud. Kui õhtu on eraldi kohas, siis vahepeal toimub ümberpaiknemine, ja see võtab alati kauem kui arvatakse.
Õhtu lõpus, kui viimased külalised lahkuvad, algab koristus. Kui tehnika on renditud, siis see peab tagasi minema. Kui koht on üüritud, siis see peab olema tühi kokkulepitud ajaks. See osa ei kuulu enam päevakavva, aga see on osa tööst.
Otsus, mis nüüd seisab
Kui soovid, et päev ja õhtu oleksid üks plaan, mitte kaks eraldi tellimuslehte, mis peavad kohtuma, siis otsi firma, kelle enda inimesed teevad mõlemat. After 5 Events on see meeskond — sama auto, sama brigaad, sama kontakt.
Enne helistamist: otsusta kuupäev ja ligikaudne arv. Siis saab vastata.