After 5 EventsKuupäev ja külaliste arv enne kõike muud
Aastapäev on avalik sündmus. Külaliste nimekiri pole ainult oma inimesed — seal on kliente, endisi töötajaid, koostööpartnereid, mõnikord ka riigiesindaja. See tähendab, et kuupäev tuleb kinnitada siis, kui saal on veel vaba ja peakülaliste kalendrid veel avatud.
Täpne inimeste arv ei pea kohe kindel olema, aga ulatus peab — kas sada kaheksakümmend või kolmsada viiskümmend. See määrab saali, see määrab catering'u formaadi, see määrab ka seda, mis ekraan on piisavalt suur, et viimane rida taga näeks ikkagi ära, kes laval räägib.
Saal määrab tehnika, mitte vastupidi
Saalis on või ei ole lava kohta, katust millegi külge kinnitada, kolmfaasvõrku. Saalis on kõlamine — klaaspinnad viskavad heli tagasi, madal lagi muudab iga mikrofoni soiku. Kui saal on valitud, siis hakkab tehnilise plaani koostamine. Mitte varem.
Aastapäeva ürituse puhul tehnika osatähtsus on suur. Kõne peab kuuluma. Slaidid peavad näha olema. Film peab käima häireteta. Vaatemängu selle kallal ei tehta — aga kui see ei tööta, on see kõik, mida keegi mäletab.
Formaat ja programm
Formaal tähendab seda, kus inimesed istuvad ja millal nad söövad. Kas laud on laudis enne kõnesid või pärast. Kas publik istub audis või lauajuppides. Kas õhtusöök toimub saalis või liigutakse üle teise ruumi.
Programm peab olema kirjas enne, kui tehniline meeskond saab pakkumist teha. Mitu kõnet. Kui pikk film. Kas on esinejaid. Kas on intervjuusid. Kas midagi tuleb eelnevalt lindistada ja monteerida. Igal sellel on ettevalmistusaeg ja igal sellel on tehniline vajadus — ekraan, valgus, mikrofon, järelkaja teatud pikkusega.
Tehniline plaan
Tehnilise plaani teeb see, kes saali viib ja võimendit paigaldab. Mitte asutus, kes edastab tellimuse edasi kellelegi, keda ta pole näinud.
Plan sisaldab: helipilti, valgusplaani, ekraani suurust ja paigutust, kaabeldust, varuplaani toite ja heliallikate jaoks. Aastapäeval on alati keegi, kes peab kõnelema mikrofoni, ja alati miski, mis peab minema ekraanile. Kui need kaks asja toimivad, on õhtu tehniline pool täidetud. Kui ei toimi, pole ülejäänut.
Tehnilise meeskonna pakkumine tuleb siis, kui nad teavad programmi, näevad saali fotot ja teavad, kui palju inimesi peab kuulma ja nägema.
Catering
Catering on viimane suur otsus. Täpset menüüd võib veel neli nädalat enne muuta, aga vorming — kas istuvad õhtusöök või seisv puhvet, kas kolm käiku või üks taldrik — see tuleb paika siis, kui saal on kinni ja selge, mitu laua mahub.
Aastapäev on pikem kui tavaline koosolek. Inimesed on saalis kaks ja pool kuni kolm tundi. See tähendab, et mingil hetkel tuleb juua ja süüa. Kas enne kõnet või pärast, see on sisu küsimus. Aga et tuleb, on kindel.
Viimane nädal
Viimane nädal pole enam planeerimiseks. Viimane nädal on proovide ja checklisti jaoks. Kõnelejad peavad nägema, kus nad seisavad ja kuidas mikrofon käes käib. Slaidid peavad olema üles laetud ja testitud selles projektsioonisüsteemis, kus need päriselt lähevad. Film peab ära mängitud heli peale.
Ürituseagentuure on kaht sorti: need, kes koostavad plaani ja saadavad tellimuse edasi alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi varem näinud, ning need, kelle oma inimesed hindavad, paigaldavad, juhatavad ja peavad õhtut. Esimene variant on odavam paberil. Teine variant on see, kus keegi teab, mida teha, kui tekib probleem.
Päev ise
Päev algab kell seitse hommikul, kui buss jõuab kohale ja tehnika hakkab minema sisse. Valgustid üles, helipult paika, ekraan riputatud. Heli ja pilt proovitud.
Poolteist kuni kaks tundi enne ukse avanemist tuleb lõplik heliproov. Mikrofon käes, ekraan sees, esimene slaid peal. Kui midagi on valesti, siis on aega parandada.
Ürituse ajal istub korraldaja saalis, mitte tehnikalauas. Tehnilise meeskonna ülesanne on, et midagi ei lähe valesti ja kui läheb, siis seda ei märka. Korraldaja ülesanne on näha, kas ajakava püsib, kas kõnelejad tulevad õigel hetkel ja kas publik leiab oma kohad.
Kui viimane külastaja lahkub, on veel tund tööd. Tehnika alla, kastid peale, buss täis.
Mida otsustada enne helistamist
Kui helistad, pead teadma: kuupäeva või vähemalt kuu, inimeste arvu umbkaudu ja kas saal on juba olemas või otsitakse ka seda. Kui need kolm on kirjas, saab pakkumise koostada.
Aeg otsustada on siis, kui saad pakkumise, kus seisab täpselt, kes tuleb, mis tuleb kaasa ja mis jääb sinu kanda. After 5 Events töötab nii, et meie inimesed teevad hinnangu, paigaldavad ja jooksevad õhtut. Mitte keegi, kelle meie oleme palgal.