After 5 EventsTööta tagurpidi päevast
Konverents algab kuupäevast ja peakorraldustest. Kui palju inimest, kas üks päev või kaks, kas õhtune osa tuleb. Seda kolme numbrit ei saa muuta hiljem, sest kõik ülejäänu tuleneb neist.
Siis tuleb ruum. Konverentsisaal ei ole lihtsalt toolidega pind — see on akustiliselt keeruline kast, kus heli peegeldub seintest ja lagi kas aitab või tapab. Saali peab broneerima kaks kuud ette, vahel varem, ja saali geomeetria määrab tehnika järgmise sammu. Kitsas sügav ruum vajab teistsugust heli kui lai madal.
Formaat enne programme
Formaat tähendab: mitu sessiooni, kas paralleelsed rajad, kas paneeldiskussioonid, kas küsimuste voor, kas livestream. See lukustub enne, kui kedagi kutsutakse, sest kõneleja küsib formaati, mitte vastupidi.
Programm tuleb järgmisena — kes räägib ja millal. Siin tekib esimene venitamine: esinejad kinnitavad hilja ja saadavad slaidid päev enne. Ära oota nendega, et tellida tehnikat.
Tehniline plaan nädal enne
Tehniliselt tähendab konverents mikrofone, projektoreid, heli, valgust ja seda, mis juhtub vaheajal, kui üks kõneleja läheb ja teine tuleb. Kui tehnilise plaani ei tehta enne viimast nädalat, tehakse see kiiruga ja midagi unustatakse.
Tehniku paigaldavad üles hommikul enne esimest külalist. Enne seda käib proovisõit — kõik mikrofonid, kõik slaidiesitlused, kõik videoklipid, iga ülekanne ühelt ekraanilt teisele. Esimene session ei ole proov.
Livestreamiga tuleb arvestada eraldi: kaamera, valgus sellele, et nägu oleks ekraanil loetav, mikrofon, mis ei korja saalist kahinat, ja keegi, kes seda kõike jooksval lindil jälgib. Salvestus ilma tehniku järelevalveta annab faili, mida ei saa kasutada.
Catering ja pausid
Kohvipaus on päevas ainus hetk, mil programm saab kätte. Kõnelejad venitavad, küsimused võtavad kauem, vaheaeg nihkub. Kui laud tuleb kümne minutiga ära koristada ja õhtuseks kokkusaamiseks ümber seada, siis see peab olema run-sheetis numbriga, mitte lootusega.
Õhtune osa — õhtusöök või vastuvõtt — on konverentsipäeva teine pool, aga seda planeeritakse nii, nagu see oleks midagi muud. Inimesed on istunud seitse tundi, kuulanud kaheksat ettekannet ja on väsinud. Õhtu ei pea olema suur; peab olema teine ruum ja teine meeleolu.
Run-sheet valmib viimasel hetkel
Run-sheet on tunnikavas minut-minutilt: kes astub lavale mis kell, kui kaua räägib, millal tuleb paus, millal läheb valgus kinni ja millal lahti. Seda ei saa teha varem kui kaks päeva ette, sest iga muudatus programmis muudab ka seda.
Aga run-sheet peab olema jagatud igale osalisele — tehnikutele, saali kontaktile, cateringile, moderaatorile — enne hommikut. See tähendab, et eelmisel õhtul on kõik veel paigal. Kui midagi muutub päeva jooksul, siis run-sheeti värskendatakse ja saadetakse uuesti. Iga inimene peab töötama sama dokumendi pealt.
Päeva hommik ja esimene tund
Tehnikud saabuvad kell seitse või varem. Rig läheb üles, kaablid käivad läbi, heli testitakse tühjas ruumis. Pool tundi enne uste avamist toimub viimane proovisõit.
Esimene session on alati kõige kriitilisem — mikrofon ei tööta, slaidid ei näita, projektor on valel sisendil. Sel hetkel ei ole aega probleeme lahendada publiku ees. Kõik peab toimima enne, kui keegi istub.
Päeva lõpp ja järgmine päev
Kui konverents kestab kaks päeva, tehakse õhtul kiire ülevaade: mis töötas, mis mitte, mida on vaja muuta. Teine päev ei ole esimese kordus — formaadid võivad erineda, ruumid vahetuda, tehniline seadistus muutub.
Rigg jääb üles ööseks, aga midagi alati läheb vahepeal katki. Teisel hommikul tehakse uus test.
Otsus, mis nüüd seisab
Kui loed seda juhendit kuu enne konverentsi, on sul aega. Kaks nädalat enne ja sa tellid, mis jäänud on. Nädal enne ja tehniline pool muutub kallimaks, sest kiire maksab.
Enne kellegi kõnelõõki otsusta, mis päeva järjestuse määrab: koht, kuupäev, inimeste arv ja kas õhtu tuleb. Siis helista.
Selle juhendi kirjutasid After 5 Eventsi inimesed — samad, kes paigaldavad rigi ja jooksutavad päeva. Mitte planeerijad, kes edastavad briifingi kellelegi teisele.