After 5 EventsTööta tagasisuunas päevast
Enamik ajakavu algab täna ja liigub edasi. Parem on alustada üritusest ja tulla tagasi. Kui üritus on laupäeval, siis reede õhtu on tehniline ülesehitus — valgus, heli, lava kui on, toolid kui on. Neljapäev on viimaseid tarnijaid kinnitamata. Kolmapäev on liiga hilja saali vahetada. Kaks nädalat varem on liiga hilja bändi või DJ-d küsida, kui sa tahad kedagi, keda küsitakse. Kuu tagasi peab teavet juba olemine, et saada hinnapakkumist, mis pole ümmargune arv, ja kaks kuud tagasi algab kõik — kuupäev ja umbkaudne inimeste arv.
Need pole soovitused. Need on asjad, mis lihtsalt juhtuvad, kui üks otsus tehakse varem kui teine.
Kuupäev ja peanumbrid
Esimene valik ei ole saaliidee, vaid kuupäev ja see, kas tuleb viiskümmend või kakssada inimest. Ülejäänu sõltub neist kahest. Juuni reede õhtu konkureerib kümnete teiste üritustega ja iga saal, mida järele mõelda, on juba broneeritud või maksab kaks korda rohkem. Oktoobri keskel pole konkurentsi ja valikud on lahti. Esmaspäev annab sulle mis tahes saali, mille sa tahad, aga sa kaotad kõik, kes tulevad väljastpoolt Tallinna ja kellel on hommikul tööpäev.
Inimeste arv pole lõplik number. See on vahemik: viiskümmend kuni seitsekümmend, kakssada kuni kakssada viiskümmend. See vahemik on see, mida sa ütled saaliomanikule ja see, mille järgi hinnatakse tehnikat. Kui arv kasvab hiljem, tuleb uus hind. Kui kahaneb, jääb sama.
Saal enne formaati
Saal ei kohanda end kavale. Kava kohaneb saaliga. Vali saal enne, kui sa otsustad, kas tegu on istuvate õhtusöögiga või seisva vastuvõtuga, sest saal ütleb sulle, mis on võimalik.
Mõni saal on pikk ja kitsas, mis tähendab, et kõik istuvad ühel pool ja lava on teises otsas. Mõni on ruut, mis tähendab ringikujulisi lauade ja heli, mis peegeldub tagasi igast nurgast. Mõni on terrass, mis tähendab ilma ja naabrite müra ja seda, et tehnika tuleb sisse tuua läbi kitsast uksest. Kõik need muudavad seda, mis üldse käib.
Broneeri saal enne, kui sa kirjutad programmi. Programm saab oodata; saal ei saa.
Programm ja formaat
Alles nüüd tuleb kava. Firmapidu, millel pole kindlat põhjust — ei aastapäeva, ei jõule, ei suve algust — vajab põhjust, mida sa lood. Tulemuste tähistamine, hooaja avamine, lihtsalt aitäh. See lause on see, mis juhatab sisse lühikese sõnavõtu, video kui on, bändi või DJ komplekti, ja seejärel tund või kolm, mil pole enam struktuuri.
Formaat sõltub päevast. Esmaspäevast neljapäevani algab kell kuus või seitse, lõpeb keskööks, ja inimesed lähenevad sellele nagu pikenduele tööpäevast. Reede ja laupäev võivad hakata kella kaheksa paiku ja kesta kauem, aga sel juhul on tegu õhtuga, mitte sündmusega pärast tööd, ja toimib teisiti.
Üks otsus, mis tehakse siin: kas muusika on taust vestlustele või kas see on põhjus jääda. Esimene juhtum on akustiline bänd või vaikne DJ komplekt, teine on täisprogramm ja heli, mis täidab ruumi. Vahepealset pole. Kui sa tellin bändi ja palud neil mängida vaikselt, siis sa maksad bändi eest ja saad tausta.
Tehniline plaan
Kui saal ja formaat on paigas, siis tehnika järgneb. Valgus, heli, lava kui vaja, projektor kui kasutatakse, toide kõigele. See pole standardpakett. Iga ruum võitleb sinuga erinevalt — klaasist sein viskab heli tagasi, madal lagi sööb valgust, vaip neeldub bassi — ja komplekt järgneb ruumist.
Firma, kelle oma inimesed ehitavad, pakuvad ja veavad õhtut, hindab teisiti kui firma, kes edastab tellimuse alltöövõtjatele, kellega pole kunagi koos töötatud. Esimene juhul hindab seda, mis tegelikult kulub; teises lisandub iga rea peale vahetus. See on fakt selle kohta, kuidas tööd tehakse, mitte lubadus. Küsi alati, kelle inimesed täidavad seda, mida sa maksad.
Toitlustus ja detailid
Toitlustus tuleb pärast tehnilist plaani, sest enne seda ei tea sa, kas on ruumi lauadele. Seisev vastuvõtt eeldab ringlemist ja kandikuid. Istuv õhtusöök eeldab laudu ja seda, et tehnika jätab neile ruumi. Segu — püsti alguses, istudes hiljem — eeldab aega toolide paigutamiseks ning inimesi, kes seda teevad.
Kui sa räägid toitlustajaga, ütle talle päev, tund, arv ja formaat. Ülejäänu — kas soojad road või külmad, kas üks käik või kolm — saab otsustatud pärast, ja enamik saab otsustatud kuu jooksul enne.
Viimane nädal
Viimane nädal pole enam planeerimiseks. See on kinnitamiseks. Lõplik arv läheb toitlustajale. Lõplik kava läheb tehnikutele. Lõplik saabumisaeg läheb külalistele. Miski, mis muutub sel nädalal, maksab rohkem või ei juhtu üldse.
Üks dokument peab olema kirjas: tunnikaupa kava päeva jaoks. Kell neli jõuab tehnika. Kell viis algab ülesehitus. Kell pool seitse on helitehnika katsetatud. Kell seitse saabuvad esimesed. Kell kaheksa programm. Kell üheteistkümme bänd lõpetab või DJ võtab üle. Kell kaks lõpp.
See ei ole stsenaarium. See on leping selle kohta, millal igaüks peab olemas olema.
Päev ise
Organisaatori tool on päeva jooksul erinev kui eelnevate nädalate jooksul. Hommikul sa ei tee midagi peale selle, et valid kõnesid. Pärastlõunal sa vaatad, kuidas ruum täitub. Tund enne algust sa kontrollib, kas kõik, kes pidid olema seal, on seal. Pärast programmi algust sa ei sekku.
Asjad lähevad valesti — keegi hilineb, projektor ei süüti esimest korda, cateringi auto seisab ummikus — aga need pole sinu probleemid enam, kui sa valisid inimesi, kes lahendavad neid ilma sinuta. Organisaatori töö päeval on olla nähtav ja mitte lahendada.
Otsus, mis sul ees seisab
See juhend on kirjutatud nende poolt, kes riputavad valgust ja veavad mikrofone — After 5 Eventsi meeskonna poolt. Otsus, mis sul nüüd on, pole veel see, keda sa helistad. See on see, mida sa pead teadma enne helistamist.
Kindlusta kuupäev, isegi kui on kaks varianti. Kindlusta umbkaudne inimeste arv, isegi kui see liigub. Otsi saal varakult, mitte siis, kui kõik muu on plaanitud. Ülejäänu — formaat, tehnika, menüü — saab otsustatud järjekorras, aga need kaks esimest ei saa oodata.