After 5 EventsHoone dikteerib kõike, aga ei ole valmis õigeks ajaks
Avamise kuupäev on kinnitatud kuu ette, vahel kauem. Ehitus valmib päev enne või samal hommikul. Tehniline ettevalmistus peab algama ilma teadmata, kas toiteplokk on paigaldatud, kas maja heli- ja valgussüsteemid on lõplikult üle antud või kas need üldse kasutatakse.
Seetõttu tuleb arvestada täiesti omaette tehnilise taristu toomisega: generaator või ajutised elektriühendused, eraldiseisev helisüsteem ja valgustus, mida saab üles seada ilma seinadesse midagi kinnitamata. Kõik see peab olema pakkumises kirjas ja hinnas sees, isegi kui ehk osutub, et hoone enda süsteemid töötavad.
Eelarve tuleb põhjendada ja kirja panna
Riigihange rakendub teatud summast alates. Sellest madalama eelarve puhul kehtivad sisemised reeglid, kuid põhimõte on sama: kulud peavad olema dokumenteeritud, põhjendatud ja kättesaadavad küsimuste korral.
See tähendab pakkumist, kus iga rida on selge. Mitte "tehniline pakett", vaid nimekiri: kaks punktvalgustit esinejatele, neli laia nurka saalile, puldi rent, tehnikutugi ürituse ajaks. Kui ajakirjanik küsib, mida viiskümmend eurot hõlmas, peab olema rida, millelt vastata.
Alkohol kas puudub või on minimaalne, ja ka see peab olema põhjendatav. Kui on klaas vahuvanni saabudes, siis see on kirjas. Kui ei ole, siis ka see on otsus, mida saab seletada.
Ametlik kava, kaks keelt, lühike aeg
Avamisel on tavaliselt järgmine struktuur: võõrustamine fuajees, tervituskõne, lindi läbilõikamine, tutvustav ringkäik, kerge puhvet, lahkumine. Kogu programm mahub paari tunni sisse, ja see toimub tööajal tööpäeval.
Kui personal on kahekeelne, siis on seda ka programm. Kõned tõlgitakse või peetakse mõlemas keeles. Lauanimed, käikude kirjeldused ja programmileht peavad olema samaaegselt eesti ja inglise või vene keeles.
Kuna külaliste seas on ametnikud, naabrid, ajakirjanikud ja oma töötajad, peab üritus olema üheaegselt pidulik, kuid mitte ülepakutud. Iga element peab olema kaasav — ei tohi tekkida olukorda, kus keegi ei saa aru, mis toimub.
Helitehnika peab toimima ilma hoone kinnitusteta
Suur osa avasid toimub ruumis, kuhu veel päev tagasi paigaldati uksi või lihviti põrandaid. Seintesse midagi kruvida ei saa, akustikat pole testitud, ja ühendused on ajutised.
Helisüsteem peab seisma ise. Tavaliselt kasutatakse põrandastatiive, lamedat monitori kõnelejale ja saali kahe-kolme kõlariga, mida saab juhtida väliselt. Mikrofon on juhtmeta, sest lavalaud tõmmatakse kokku samal õhtul.
Kui maja oma süsteem on olemas ja töötab, saab seda kasutada. Kuid seda ei saa planeerida enne, kui ehituse elektrik on selle kirjalikult kinnitanud, ja kinnitust ei tule tavaliselt varem kui kolm päeva enne.
Valgustus on eraldi küsimus ja oluline väljaspool tööaega
Kui avamine toimub hilisõhtul või talvel, on valgustus arhitektuurne küsimus. Hoonet tahad näidata — fassaad, fuajee, siseõu. Ruumi enda valgustus ei pruugi olla lõplik ega paindlik.
Seetõttu plaanitakse eraldi skeem: punktvalgus esinejale, neutraalne valge saalile, soojemad toonid fuajees. Ei midagi liikuvat ega värvilist — ametlik stiil ei talu efekte.
Kui üritus on päevasel ajal, piisab ruumi enda valgusest, kuid lava või kõnetool vajab alati eraldi tuld. Inimene peab olema nähtav ja selge, ükskõik, mis kell see on.
Pakkumine peab olema itemiseeritud, kuna seda loevad kolm osapoolt
Sinu asutuses otsustab eelarvet üks inimene, kinnitab teine ja kontrollib kolmas. Pakkumine liigub käest kätte, ja iga lugeja peab saama aru, mis ostetakse.
Ei piisa kirjast "üritusteenus kolm tundi". Vajalik on nimekiri: helisüsteemi rent, kaks tehnikut, valgustuse paigaldus ja lammutus, punktvalgustus neljale tsoonile, transpordi kulu, käibemaks eraldi real.
Töö tegija poolt vaadates: on ettevõtteid, kes edastavad tellimuse alltöövõtjatele ja teenivad igal real. Ja on meeskonnad, kes koostavad pakkumise, ehitavad üles, juhivad õhtut ja viivad ise ka ära. Vahe on märgatav paberil ja saalis.
Milliseid otsuseid ei saa edasi lükata
Kuupäev ja kellaaeg peavad olema kinnitatud esimesena. Kui avamine on seotud ametliku sündmusega — ministri graafik, avalik teadaanne — siis ajakava ei liigu.
Hoone staatus peab olema kirjalikult teada kolm nädalat ette. Kas elekter on ühendatud? Kas maja süsteemidele on juurdepääs? Kas on olemas koristatud, vaba pind tehnika paigaldamiseks? Neid küsimusi ei esita turundusmeeskond, neid küsib tehnik, kes tuleb üles seadma.
Külaliste arv ja formaat. Kas kõik istuvad, kas osa seisab, kas on eraldi tsoon pressile? See mõjutab kõlari paigutust, mikrofoni arvu ja ringkäigu rada.
Kes see juhend kirjutas
Seda kirjutas meeskond After 5 Events — inimesed, kes hommikul seitse paigaldavad, õhtul toetavad ja öösel lammutavad. Me ei müü planeerimist kellelegi teisele edasi. Me teeme seda ise.
Otsus, mida praegu seisad, on: kas vajad kedagi või mitte. Ja kui vajad, siis millal neid kaasata. Selleks ajaks, kui helistad, peaks olema selge: kuupäev, koht, külaliste arv ja mis hetkel saad kinnitada, et hoone on kasutatav.