After 5 EventsHange ja selle vältimine
Kui ürituse kogumaksumus ületab riigihanke läve, siis hanget ei väldi. Kui aga jagad töö osadeks — ruum eraldi, tehnika eraldi, toitlustus eraldi, meelelahutus eraldi — ja iga leping jääb alla, siis võid töötada pakkumiste alusel ilma avaliku menetluseta. See pole trikk, vaid normaalne praktika, aga eeldab, et tead ette, mis need osad on ja kes mida teeb.
Probleem tuleb siis, kui üks vahendaja müüb kõike korraga, teenib igalt realt, ja sina ei näe, kes tegelikult tuleb. Kui hiljem tuleb küsimus, siis su paberil seisab üks nimi, aga saalis olid kolm eri firmat, kellest kaks ei teadnud kolmandast midagi.
Meie kirjutame pakkumise nii, et iga rida on selge: mis tuleb, kes selle toob, mitu tundi, milleks. Kui muusika tuleb õeettevõttelt — after5.ee või dj.after5.ee — siis see on kirjas eraldi ja hinnatakse eraldi. Kui tehnika on meie oma, siis seal pole vahendaja rida.
Programmi pikkus ja selle kokkusurumine
Õhtu, millel pole traditsiooni taga, vajab põhjust, miks inimesed üldse kohale tulevad. Kui põhjuseks on tänu, siis keegi peab selle ütlema. Kui põhjuseks on tulemuste tähistamine, siis keegi peab numbrid ette näitama. Programm ei ole häiriv vaheaeg enne muusikat — see on õhtu alus, ja kui seda pole, siis õhtu on lihtsalt kohtumine, mida võinuks teha ka kohvikus.
Aga programmi viga on üldiselt vastupidine: liiga pikk, liiga palju kõnelejaid, liiga palju tänu. Inimesed seisavad, nende klaasid on tühjad, ja neljas kõneleja alustab samast kohast kui esimene.
Arvestage, et kümne minuti pikkune kõne võtab tegelikult viisteist: mikrofoni reguleerimine, inimene astub üles, inimene läheb maha, järgmine tuleb. Kui kõnelejaid on neli, siis see on juba tund, ja samal ajal ei juhtu midagi muud.
Hea programm kestab kakskümmend kuni kolmkümmend minutit, on kirjutatud üles ja läbi proovitud — vähemalt ajas. Kui kõnelejaid on rohkem kui kaks, siis keegi peab olema see, kes ütleb, et kolmas jääb ära.
Keel, tõlge ja see, mida sa ei ütle
Kui pool väljast on venekeelne või ingliskeelne ja programm on ainult eesti keeles, siis pool väljast ei kuula. Nad seisavad viisakalt, aga ei kuula, ja see ei ole nende viga.
Kahekeelne programm ei tähenda, et kõik öeldakse kahes keeles järjest — see kahekordistab aja ja tapab rütmi. See tähendab, et otsustatakse, mis on oluline ja mis mitte, ja oluline öeldakse mõlemas keeles, ülejäänu ühes. Või otsustatakse, et kõnelejad räägivad selles keeles, milles nad räägivad hästi, ja ekraanile tuleb teine keel kirjas. Või üldse ei räägita ja tehakse asi pildiga.
Kui tõlget pole vaja, ära tee. Aga kui on, siis otsusta see enne, kui programm on kirjutatud, sest muidu kirjutatakse see ümber.
Ruum, mis peab kõike ära mahutama
Vormivaba pidu tähendab, et ruumile ei ole ühtegi kindlat nõuet — peale selle, et ta peab mahutama kõike, mida sa ise valid. Kui valid seisvad külalised, siis ruum peab olema piisavalt suur, et inimesed saaksid liikuda. Kui valid programmi ekraaniga, siis ruum peab olema piisavalt pime, et ekraani näha, ja piisavalt vaikne, et heli ei kao.
Avaliku sektori üritused juhtuvad sageli omaenda saalides või avalikes ruumides, ja need on head ruumid, aga neil on omad seadused. Kõrged laed viskavad heli tagasi, klaasist seinad teevad sama, ja kui ruum on tühi, siis esimene kõneleja kuuleb iseennast kajaga. Saalis, kuhu mahub kakssada inimest, seisab kuuskümmend, ja kogu ülejäänu on õhk.
Tehnika peab tulema ruumi, mitte vastupidi. Kui ruum on kõva, siis kõlarid pannakse nii, et heli tuleb ühest kohast ja otse, mitte igalt poolt korraga. Kui ruum on pime ja ekraan tuleb, siis valgustus peab olema reguleeritav. Kui ruumis pole kuskilt elektrit, siis kaablid tulevad uksest ja kleepitakse maha, sest keegi komistab.
Kui ürituse aeg on tööpäeval tööajal, siis osa inimesi tuleb otse töölt, mitte kodust. Nemad tulevad sellistena, nagu nad on, ja ruum peab olema selline, et nad ei tunne end valesti riietatuna.
Alkohol, selle puudumine ja asendus
Avaliku sektori pidudel on alkoholi kas väga vähe või pole üldse. See on korraga lihtne ja keeruline: lihtne, sest ei pea haldama joobnuid, keeruline, sest alkohol on see, mis annab inimestele loa rääkida kellegagi, kellega nad muidu ei räägiks.
Kui alkoholi pole, siis midagi muud peab selle koha täitma — hea toit, hea muusika, hea põhjus seal olla. Inimesed peavad tahtma jääda, ja nad ei jää, kui ainus tegevus on seista.
Õhtu võib alata söögi või suupistetega, aga see ei ole veel pidupäev. Pidupäev algab siis, kui miski juhtub, ja kui midagi ei juhtu, siis inimesed lähevad ära kohe, kui viisakus lubab.
Lõpetamine ja väljumine
Programmil peab olema selge lõpp. Muusikal võib olla kestus, millest kauem ei mängita, aga see ei tähenda, et õhtu lõpeb täpselt sellel hetkel. See tähendab, et inimesed teavad, millal on lubatud minna.
Kui õhtu lõpeb üheksaks ja ruum peab olema tühi kümneks, siis ei jää muusikat lõpetavale inimesele aega pakkida, ja keegi peab olema see, kes ütleb, et aeg on läbi. See keegi on tavaliselt meie.
Otsusta enne kõne tegemist, kellele sa helistad. Firma, mis planeerib ja edastab korralduse edasi kellelegi, keda nad pole kunagi koos töötanud, teenib igalt realt, aga ei vastuta õhtul millegi eest. Firma, kelle enda inimesed hinnastavad, ehitavad, esinevad ja juhivad õhtut, on kallim reas, aga odavam vigade pealt.
Otsusta ruum enne formaati. Kui ruum peab mahutama sada seisavat inimest, ekraani, lühikest programmi ja siis muusikat, siis seda ruumi ei ole palju, ja see tuleb broneerida enne, kui sa tead täpselt, mis seal juhtub.
Kes me oleme
Meie oleme After 5 Events — ehitame ürituse, mille teised siis ära kasutavad. Sama ettevõte jooksutab õde-teenuseid: after5.ee on bänd, dj.after5.ee on plaadikeerutajad. Meie pool on tootmine ja personal, mitte esinemine, ja see näeb välja nii, et kui helistad, siis inimene, kes vastab, on ka see, kes õhtul ukse taga seisab.
Otsusta, kas vajad välismängijat või siseekipi. Kui vajad kedagi, kes teab, mida sa ei tea, ja ütleb seda varem kui päev enne, siis helista. Kui tead täpselt, mis vaja, ja tahad lihtsalt, et see saaks tehtud, siis kirjuta. Otsusta enne kõne tegemist, kas töö jaotatakse hangeteks või hinnastatakse tervikuna. Mõlemad käivad, aga esimene vajab teadmist, mis osad on, ja teine vajab usaldust, et terviku number on kaitsev.