After 5 EventsMiks aastapäev on kallim kui tavaüritus
Aastapäev on ettevõtte ainus üritus, kus sisu on etteantud — ajalugu ise — ja kus tulemus jääb pildile. Keegi teeb fotod. Keegi kirjutab sellest. Võib-olla tuleb minister. Kindlasti tulevad inimesed, kes ettevõtet enam ei esinda, aga keda kutsuda oli kohustus.
See tähendab, et lavastus kannab suuremat kaalu kui üheski teises vormis. Suur ekraan pole soov, vaid tingimus — ajakava loetav ainult sealt. Heli peab töötama kõnede ajal nii, et tagumises reas kuuleb iga sõna, aga keegi ei tõmble. Valgus peab vahetuma video ja kõne vahel ilma, et keegi peaks kätt tõstma. Need read pole dekoratsioon. Need on osa sisust, ja nende hind liigutab eelarvet rohkem kui ükski teine otsus.
Kuidas hange töötab ja mida see muudab
Kui eelarve ületab riigihanke piirmäära, siis pakkumised tulevad vähemalt kolmelt firmalt ja iga rida peab olema kirjas. See ei ole takistus, aga see muudab seda, kuidas töö tehakse.
Osa firmasid koostab pakkumise ja edastab selle edasi alltöövõtjatele, keda nad pole varem näinud. Iga rida saab juurdehindluse. Ürituse õhtul on saalis inimesed, kes kohtuvad esimest korda ja kes ei tea, kes vastutab mille eest.
Teine viis: sama meeskond, kes hinnapakkumise koostab, toob hommikul auto, ehitab üles, jooksutab rehearsali ja on õhtul saalis. Ridade arv pakendis on väiksem, sest vahendajaid pole. Kui midagi läheb valesti — ja midagi läheb alati — siis inimene, kes otsustab, seisab juba ruumis.
Kumbki viis on lubatud. Esimene on odavam paberil. Teine on odavam siis, kui miski läheb valesti.
Mida enne pakkumise küsimist paika panna
Ruum enne programmi. Aastapäeva puhul on valik sageli kas oma hoone saal või avalik konverentsikeskus. Mõlemad töötavad, aga nõuavad erinevat raha.
Oma hoones on üür null, aga tehnikat seal sageli pole — kõik tuleb tuua. Avalikus kohas on projektorid laes ja helipult seinal, aga need on paigaldatud keskmise seminari jaoks, mitte ürituse jaoks, kus ekraan peab olema loetav kümnele reale. Küsi juba esimeses kõnes: kas seal olev tehnika kannab seda programmi, või tuleb osa tuua nagunii?
Külaliste arv on täpsem number kui tundub. Avalikus sektoris on nimekiri teada — amet, osakond, ametiaeg — ja seda ei muudeta kuu enne üritust. Pane number paika ja küsi pakkumine selle pealt. Kui hiljem liigub, liigub ka hind, aga liigub vähem kui siis, kui alguses ütled "kuskil sadakond".
Alkohol on poliitika, mitte eelarve küsimus. Osa asutusi ei serveeri üldse, osa lubab klaasi vahuvanni vastuvõtul, osa usaldab inimesi. Otsus on tehtud enne, kui ürituse planeerimine algab. Ütle see kohe ära. Kui alkoholi pole, siis jookide eelarve on kolmandik ja logistika lihtsam.
Mis muudab hinda üles
Suur ekraan — see, mida kasutatakse konverentsidel viiesajale inimesele — on kallim kui kaks väikest kokku, sest pind kasvab, kaal kasvab, veduk peab olema suurem ja ülespanemiseks läheb neli inimest, mitte kaks. Aga aastapäeval on suur ekraan õige, sest sisu nõuab seda.
Heli kahe keele jaoks tähendab sünkroontõlke seadmeid — kõrvaklapid, saatjad, tehnik, kes jälgib, et kanalist tuleb õige keel. See lisabrea, aga see ei ole valikuline, kui pool saalist ei kuule eesti keeles.
Valgustus, mis töötab nii kõne kui video ajal. Kõne ajal peab lava olema valge, nägu loetav. Video ajal peab ruum olema pime, ekraan ainus valgusallikas. Vahetus peab toimuma kiiresti ja vaikselt. See nõuab eraldi pulgaga valgustit, mida keegi juhib, mitte lülitit seinal.
Proov enne üritust. Aastapäeval on alati inimene, kes kõneleb esimest korda mikrofoniga. Kui proovist loobud, siis ta õpib seda õhtul, esireas, ajakirjanike ees. Üks reharsaal päev enne maksab vähem kui üks rike otse-eetris.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistad
Ruum ja kuupäev — need kaks ei liigu. Programmi võib lühendada, külaliste arvu vähendada, aga saali ja kalendrit ei vahetata enam kuus nädalat enne.
Kulud, mis peavad olema eraldi real: tõlge, fotograaf, video salvestus, transport või majutus külalistele, kes tulevad väljastpoolt Tallinnit. Neid ei paku tootmisfirma tavaliselt ise, aga need peavad eelarves näha olema, sest muidu paistab pakk odavam kui ta on.
Vastutus: kes kinnitab programmi, kes otsustab tehnika üle, kes allkirjastab arve. Avalikus sektoris liigub otsus läbi mitme tasandi. Selgita see ära enne, sest kui pakkuja saadab hinnapakkumise kolmapäeval ja vastust ei tule kahe nädala jooksul, siis ta eeldab, et teda pole valitud.
Meie oleme meeskond, kes kirjutab selle juhendi: After 5 Events. Ehitame saali, toome tehnika, jooksutame õhtu. Sama firma, sama auto, samad inimesed algusest lõpuni. Otsus, mille ees nüüd seisad, pole see, kas üldse kedagi kutsuda — aastapäev nõuab lavasust, mida oma jõududega üles ei pane. Otsus on, mida enne esimest kõnet paika panna, et pakkumine, mis tuleb tagasi, oleks võrreldav ja kaitsev.