After 5 EventsRiigihangete lävi ja ajakava
Kui ürituse eeldatav maksumus jääb alla lihthanke läve, saate tellida kolm pakkumist ja valida. Kui ületab, vajate riigihanget — see tähendab tehnilise kirjelduse koostamist, avalikku kuulutust, vähemalt kümmet tööpäeva pakkumuste esitamiseks ja hindamiseks, ning lepingut, kus iga rida on kaetud dokumendiga. Ajakava planeerides: riigihange võtab vähemalt kaks kuud enne, kui keegi midagi teeb.
Ka lihthanke korral peab pakkumus olema kirjalik ja ridade kaupa loetletud: heli, valgus, lava, telk, bussi rent, söök, õhtusöök, hommikusöök. Suuline kokkulepe ei kaitse kedagi, ja kui keegi küsib, mida täpselt osteti, peab vastus olema paberil.
Koht ja katus
Parimad puhkekeskused ja mõisad on broneeritud jaanuaris-veebruaris. Juunis on järel kohad, mida keegi tühistas, või need, millel pole katust. Katust vajate — mitte lootuse pärast, et sajab, vaid kindluse pärast, et saate plaani pidada. Telk loeb katuseks, kui on õigesti ankurdatud ja maapinda vastu.
Väliüritusel tuleb ette näha toitepunkt. Puhkekeskustel on tavaliselt olemas, aga niidule püstitatud telgis tuleb vool tuua generaatoriga või ajutise liitumisega. Heli ja valgus tarbivad rohkem, kui kontorist harjunud inimene ootab — tavapärane õhtuosa vajab vähemalt kolmefaasilist ühendust.
Programm ja keeled
Avaliku sektori personal on sageli segakeelne, eriti valdkondades, kus töötab välismaalasi või kus suhtlus toimub inglise keeles. Programmi juhtimisel tuleb otsustada, kas räägitakse ainult eesti keeles, paralleelselt kahes keeles või järjestikku tõlkides. Kõige lihtsam on üks keel, kõige aeganõudvam on tõlkimine — kõik võtab kaks korda kauem.
Järjestikune tõlge töötab ametlikes kõnedes; õhtuses osas, kus esineb bänd või DJ, räägitakse tavaliselt ainult ühes keeles või üldse mitte.
Õhtuosa tehnika telgis
Telk on akustiliselt halvim ruum, mida leiate. Riie ei peegelda heli tagasi nagu sein, vaid laseb läbi — kõlar töötab nii, nagu oleks õues, ja õues pole piire. Heli tuleb suunata publiku poole ja maha võtta selja tagant. See tähendab korralikke kõlareid, mitte Bluetooth-kasti telgipostil.
Valgustus telgis vajab kinnituspunkte. Telgi tootja peab ütlema, kas katusekonstruktsioon kannab riputatavat tehnikat või mitte. Kui ei kanna, vajate eraldi traverse ja toestikku. Kui keegi ei küsi seda enne, küsib ta kindlasti päev enne kohaletulemist.
Alkohol ja eelarve optika
Avalikus sektoris on alkoholi tavaliselt vähe või üldse mitte, ja seda mitte ainult piirangute tõttu, vaid seetõttu, et keegi peab vastama küsimusele, miks maksumaksja raha läks õllele. Kui alkohol on kavas, on kogus tavaliselt piiratud — üks klaas vastuvõtul, kaks klaasi õhtusöögil, pärast seda oma rahaga või üldse mitte.
Söök ja lava on need read, mida saab kaitsta. Heli ja valgus on vajalikud, et kõik kuuleks ja näeks, bussi rent on logistika, aga õhtusöök neljale kuuekümne viiele inimesele on number, mis tõmbab pilku. Seetõttu planeeritakse suvepäevad sageli niidule, kus õhtusöök asendub grillimise ja salatiga — odavam ja vähem ametlik.
Pealtvaatajad ja ajakirjanikud
Avaliku sektori üritus ei ole kunagi ainult osalejatele. On alati võimalus, et keegi küsib järgmisel päeval, mida tehti ja kui palju see maksis. Planeerimisel tasub mõelda sellele, mis jääb pildile: kas telk seisab järve ääres ja inimesed grillimas, või kas laud katki ja õhtuks tants. Mõlemad on kaitstavad, aga üks on lihtsam seletada kui teine.
See ei tähenda, et õhtust peaks loobuma. Tähendab, et eelarves peab olema näha, mida täpselt osteti, ja päevakavas, miks see oli vajalik.
Hommik ja tagasitee
Suvepäevad lõppevad hommikusöögiga ja bussisõiduga tagasi. Mõlemad tuleb planeerida enne, kui keegi jääb ööbima. Hommikusöök peab algama piisavalt hilja, et keegi, kes magas kella kolmeni, jõuaks tulla, ja piisavalt vara, et buss jõuaks tagasi enne lõunat. Tavaliselt tähendab see hommikust üheksast kümneni.
Bussid tellivad väljumisaja järgi, mitte saabumise aja järgi. Kui lähtekoht on Tallinn ja sihtkoht Läänemaal, tuleb arvestada pooleteise tunniga kummaski suunas, pluss aeg, kui peatatakse teel.
Kes midagi teeb
Olete lugenud juhendeid, kus üks ettevõte kirjutab ja keegi teine ehitab lava. Pakkumus tuleb kiiresti, sest kirjutaja ei tea, mis maapind on ega küsi. Tegelik töö tehakse edasi antud, iga rida lisab vahendaja, ja õhtul, kui midagi ei tööta, pole kohapeal kedagi, kes teaks, miks otsustati just nii.
Teine viis: sama meeskond, kes annab hinnangu, toob ka tehnika, ehitab telgi ja on kohapeal kuni viimase bussi lahkumiseni. Kui miski ei tööta, on seal keegi, kes teab, kuidas see kokku pandi.
After 5 Events on see teine meeskond.
Mida otsustada enne
Enne kui helistate kellelegi, otsustage kolm asja: kas eelarve jääb alla riigihangete läve või mitte, kas üritus toimub tööpäeval või nädalavahetusel, ja kas peate hankima kohta või on koht juba teada. Ülejäänu saab kirja panna pärast, aga need kolm määravad, kui kiiresti saate edasi liikuda ja kellega te räägite.