After 5 EventsOtsusta kõigepealt, kas õhtu on eraldi üritus
Konverentsi õhtuosa jääb peaaegu alati viimaseks. Päeva tehniline pool saab tähelepanu — mikrofon, ekraan, valgus — aga õhtu jääb poolikuks: "midagi pärast ettekandeid, natuke muusikat, võib-olla toast välja". Tulemus on tuba, kus inimesed istuvad samasugustel toolidel nagu enne, ainult käes on klaas, mida neil pole kuhugi panna.
Kui päev ja õhtu toimuvad samas ruumis, planeeri ümberehitus. Lauad, toolid, valgus — kõik, mis päeval töötas, peab õhtuks kaduma või muutuma. See võtab aega ja vajab inimesi, ja seda aega ei saa võtta ettekannete vahelt. Kui ruum peab muutuma, lõpeta päevaosa varem või planeeri ümbertõstmiseks pool tundi, mil külalised on mujal.
Kui päev ja õhtu on eri kohtades, on lihtsamaid asju rohkem — aga transport, ajakava ja külaliste info muutuvad kriitiliseks. Igaüks peab teadma, millal ja kuhu liikuda.
Tehniline pool algab saalist, mitte varustusest
Konverentsi tehniline pakkumine näeb välja nagu loetelu: nii ja nii mitu mikrofoni, projektorit, valgustit. Aga see, mis töötab, sõltub ruumist. Kõrge lagi neelab heli. Klaasseinte vahel kajab kõik kahekordse valjusega tagasi. Päikesevalgus pimestab ekraani keskpäeval, ja õhtuks on lagi liiga kõrge, et valgus midagi teeks.
Hea pakkuja küsib saali kohta enne, kui ta midagi loetleb. Kui ta seda ei küsi, teeb ta pakkumise, mis sobib igale saalile — see tähendab, et see ei sobi ühelegi päris hästi.
Avaliku sektori üritustel lisandub veel üks küsimus: kas saal on oma või üüritud. Omaenda saalis on sageli olemas mingi baasvarustus — mingid kõlarid, mingi mikser — ja organiseerija tunneb survet seda kasutada. Aga baasvarustus on ehitatud koosolekuteks, mitte päevapikkuseks konverentsiks, kus iga ettekandja peab kõlama selgelt ja iga slaid peab loetav olema. Öelda välja, et olemasolev asi ei tee seda, mida vaja, pole ebaviisakus. See on tööotsus.
Ettekannete vahetus on koht, kus asi katki läheb
Üks kõneleja lõpetab. Teine tuleb lavale. Vahepeal peab keegi ühendama uue arvuti, kontrollima slaide, reguleerima mikrofoni ja veenduma, et heli töötab. Kui see võtab kaks minutit, on saalis vaikus, mida keegi ei tea, kuidas täita. Kui see võtab viis, hakkab rahvas telefoni vaatama.
See on põhjus, miks konverentsidel on tehnik saalis, mitte ainult monteerimisruumis. Keegi peab nägema, mis juhtub, ja liikuma sinna, kus probleem on — mitte ootama, et keegi leiab walkie-talkie ja kirjeldab, mis valesti on.
Kui üritus on kahekeelne, tuleb kõik see kahekordistada. Kaks mikrofoni, kaks slaidipakki, kaks esitlejat — ja vahetatakse sama kiiresti.
Salvestus ja voogedastus ei ole sama asi nagu kaamera saali tagaseinas
Kui protokoll nõuab salvestust või keegi küsib voogedastust, organiseerija lisab need tavaliselt pakkumisse ühe reana. Aga tehniliselt on need erinevad asjad, ja kummalgi on oma nõue.
Salvestus on fail, mis peab hiljem vaadatav olema. See tähendab häid mikrofone, häid slaide ja valgust, mis näitab inimesi. Kaamera saab olla üks, aga heli peab olema puhast kõikidel kõnelejatel.
Voogedastus on ürituse teine saal, kus inimesed on arvuti taga. Pilt peab püsima, heli ei tohi katkeda, ja kui ühendus kaob, märkab seda kohe sada inimest korraga. See vajab inimest, kes vaatab voogu kogu aeg, mitte ainult üritusel, vaid serveris.
Kui mõlemad on nõutud, ütle see välja kohe. Tehniline pakkumine muutub.
Õhtuosa tuju oleneb sellest, kas inimesed saavad liikuda
Päev, mis kestab kuus tundi, lõpeb väsinud inimestega. Kui õhtuosa algab samas ruumis, samal kujul, samal toolil, ei muutu tuju sellest, et kätte anti klaas. Inimesed jäävad istuma või lähevad ära.
Õhtu töötab, kui ruum muutub või kui inimesed saavad liikuda teise ruumi, õue, kohta, kus on füüsiline muutus. See ei pea olema keeruline — vahel piisab, kui toolid kaovad ja tekib põrand — aga see peab olema teadlik.
Avaliku sektori üritustel on õhtul veel üks pinge: alkohol on minimaalne või puudub, aga meeleolu peab siiski olema soe. See ei tule bändist ega DJ-st — need aitavad —, vaid ruumist, valgusest, paigutusest. Inimesed peavad nägema teisi inimesi, mitte lava.
Hange ja põhjendus ei ole takistus, kui pakkumine on aus
Organiseerija, kes teab, et üritus läheb avalikuks või vajab hanget, hakkab tavaliselt mõtlema, kuidas teha kõike odavamaks, et see ära mahuks või et keegi ei küsiks. See on vale suund. Õige küsimus on, kas kulu on põhjendatav — kas see, mida ostetakse, on see, mida vajatakse, ja kas see on kirjas nii, et kolm kuud hiljem saab keegi aru, mida ja miks.
Pakkumine, mis loetleb "tehniline tugi" ühe reana, ei ole põhjendatav. Pakkumine, mis ütleb "kaks traadita mikrofoni kahe sessiooni jaoks, üks puldimikrofon paneelile, kaks kõlarit saalile, tehnik kohapeal" — on.
See ei ole bürokraatia. See on lugupidamine lugeja vastu, kes peab seletama, mida ta ostis.
Firmasid on kahte sorti. Ühed planeerivad ja saadavad broneering edasi alltöövõtjatele, kellega nad pole kunagi koos töötanud, ja teenivad igal real. Teised tsiteerivad, ehitavad, esinevad ja juhivad oma inimestega. Erinevus ei paista pakkumises, vaid siis, kui miski läheb valesti ja keegi peab teadma, mida teha.
See jutt kirjutab meeskond, kes tuleb hommikul kaubikuga, leiab voolu üles ja ripub valgustid, ja on ikka veel kohal kella kahe paiku öösel, kui viimane kast läheb tagasi peale. Me oleme After 5 Events.
Otsus, mis ees seisab
Esimene valik pole teenusepakkuja. Esimene valik on otsustada, milline üritus sul tegelikult on. Kas päev ja õhtu on kaks osa samast asjast või kaks erinevat üritust. Kas ruum jääb samaks või muutub. Kas salvestus on protokoll või kommunikatsioon. Kas õhtu peab olema ametlik või tohib olla soe.
Kui need on kirjas, saab pakkumise küsida. Ja siis tuleb otsustada, kas sa tahad partnerit, kes ehitab ja juhib ise, või vahendajat, kes saadab edasi.