Jõulupidu — avalikus sektoris

Kuupäev enne kõike

Vali kuupäev septembris või varem. Detsembri reedeti on kõik kesklinna saalid broneeritud oktoobri keskpaigaks. Paindlikkus kuupäevas tähendab valikut saalis; jäik kuupäev tähendab, et võtad saali, mis jäi.

Tööpäeval, tööajal. Enamik avaliku sektori jõulupeosid algab kella viie paiku ja lõpeb enne südaööd. Õhtusöök kulub poolteist tundi, kõned lisavad pool, tantsuks jääb kaks. Arvestades seda ette, mitte tagantjärele.

Hanke lävend ja võrdlus

Üle teatud summa kehtib riigihanke seadus. Kui üritus jääb alla, piisab kolmest pakkumisest. Kui läheb üle, tuleb teha väljakutse, oodata tähtaega ja dokumenteerida otsust.

See mõjutab ajakava. Hankega üritus vajab vähemalt kahte kuud enne päeva. Ilma hangeta võib töötada kiiremini, aga praktikas jääb ajaplaan samaks — sest saalid ja esinejad lähevad kinni enne, kui sina oled veel eelarvet kinnitanud.

Paku võrdlemiseks peab olema spetsifikatsioon. Mitu inimest, mis kellaaeg, milline saal, kas lauamikrofon kõnelejale, kas pult DJ-le, kas lava bändile. Pakkumised ilma selleta tulevad laiali ja pole võrreldavad.

Ühe lepingu partner või mitu eraldi

Siin on kaks mudelit. Esimene: keegi planeerib ja edastab töö edasi alltöövõtjatele, keda pole varem kohtunud. Iga rida lisab kasumiprotsendi. Teine: ühe meeskonna inimesed pakuvad, ehitavad, paigaldavad, juhivad õhtut. Kui miski läheb valesti, on toas keegi, kes teab, mis juhtus.

Erinevus ilmneb siis, kui mikrofon lakkab töötamast keset kõnet või laud osutub saali jaoks liiga madalaks. Esimesel juhul helistab keegi kellelegi. Teisel juhul läheb oma mees ise vaatama.

Avalikus sektoris loeb ka see, et üks leping on läbipaistvam kui viis. Üks arve, üks kirjeldus, üks selgitus.

Õhtu ülesehitus ja riskid

Dinner kestab liiga kaua. Alati. Kaetud laud kaheksale, esimene käik tuleb pool üheksa, kõned algavad kümneks. Muusika saab alata üksteist paiku, inimesed lahkuvad enne südaööd.

Kui tahad tantsimist, lühenda kõnesid või alusta varem. Kui kõned on olulised, nagunii ei tasu muusikat alustada enne, kui viimane laup on koristatud.

Heli kõnedele. Täis saal on lärmakas, eriti kui laud on veel kaetud. Lauamikrofon kõnelejale, väike pult tehnikule, kes saab kiiremini reageerida kui kelner. Kui kõned on kahes keeles, pane tõlk eraldi laua taha, mitte kõnepulti.

Alkohol ja protokoll

Avalikus sektoris on alkohol kas puudu või minimaalne. Tavaliselt üks klaas vastuvõtul, vein laua peal, rohkem mitte. Mõned asutused loobuvad täielikult.

See mõjutab õhtu dünaamikat. Inimesed jäävad selgemaks, aga ka vaiksemaks. Muusika peab olema esimese looga ligipääsetav, mitte midagi, mida kuulatakse poole tunni pärast. DJ, kes mängib ametnike jõulupeol nagu see oleks klubi, kaotab saali esimese kolme looga.

Kaader ja dokumenteerimine

Mõnel avaliku sektori asutusel on sisekommunikatsioon, kes tahab pilte. Mõnel on avalik huvi, mis tähendab, et keegi võib küsida, mida maksti.

Fotograaf läheb arvetesse eraldi reana, sest see on teenus, mida ostetakse peo kõrvale, mitte sisse. Kui fotot vaja pole, ära telli — aga kui kommunikatsioon küsib, siis telli varakult, sest head inimesed on detsembriks kinni.

Eelarve ja kaitstav liin

Avaliku sektori ürituse eelarve on kaitstav number, mitte soovituslik vahemik. Keegi saab seda küsida, keegi saab seda võrrelda teise ministeeriumi omaga, keegi saab selle avaldada.

See ei tähenda, et üritus peab olma odav. Tähendab, et iga rida peab olema põhjendatav. Kolm mikrofoni, sest kolm kõnelejat korraga. Pult, sest saal on suur. Tehnik kohapeal, sest ajakava on tihe.

Itemiseeritud pakkumus on kaitse, mitte koorem. Kui miski läheb arutellu, saab näidata, mida raha eest saadi.

Mis otsustada enne kõne tegemist

Kuupäev. Ligikaudne külaliste arv. Kas vaja on kõneheli, kas vaja on tantsumuusikat, kas üks või mõlemad. Kas õhtu on tund või neli. Kas alkoholi pakutakse.

Kui need on selged, saab pakkumise, mida võrrelda. Kui need pole selged, tuleb iga pakkuja ise oletama ja arved erinevad rohkem kui tegelik töö.

Selle juhendi kirjutasid After 5 Eventsi inimesed — koordinaatorid, tehnikud ja helimehed, kes ehitavad üritusi, mitte ei vahenda neid.