After 5 EventsHange või otsteleping — piir, millest alustada
Kui üritus jääb hankepiiri alla, saad valida pakkuja otse. Kui ületab, läheb riigihanke menetlusse ja otsus tuleb põhjendada dokumentidega, mida sa ei kirjuta tagantjärele. Tee see selgeks enne, kui hakkad ruumi otsima või kellegagi rääkima. Hanke korral pead teadma täpselt, mida küsid — kogu tehnika ühe reana või iga teenus eraldi. See pole formaalsus; see kujundab selle, kes üldse saab pakkumise esitada ja kui kiiresti saad vastuse.
Hanke puhul on pakkuja, kes kirjutab lahti, mida iga rida tähendab — mitu mikrofoni, milline pult, kui palju inimtunde rigging'uks — parem kui see, kes pakub ühe summa ja ühe lause. Hiljem, kui keegi küsib, miks valiti just see firma, pead näitama võrreldavust. Üldised read ei ole võrreldavad.
Tegevus ja õhtu — ära planeeri ühte ja unusta teist
Meeskonnasündmuse tellimine algab tavaliselt sellest, et keegi leiab tegevuse pakkuja — toruposti ehitamine, orienteerumine, lennukisimulator — ja broneerib selle. Õhtu, mis järgneb, jääb sageli planeerimata, kuigi just seda osa inimesed mäletavad. Tegevus annab struktuuri ja ettekäände; õhtusöök annab vestluse.
Kui eelarve on piiratud ja avalik, kaaluge, kuhu panna rõhk. Tegevus, mis maksab pool päeva eelarvet ja lõpeb kell viis, ei jäta õhtuks midagi. Odavam tegevus pluss korralik õhtusöök kohas, kus vestlus tekib, on sageli see, millest päev meelde jääb.
Alkohol ei ole enamikus asutustes oodatud ega eelarves. See tähendab, et õhtusöögi koht peab kandma ka ilma selleta — hea ruum, hea valgus, midagi kuulata. Vaikus kahekümne inimesega laua taga, kus alkoholi ei ole ja muusikat samuti, ei ole soe; see on lihtsalt pikk.
Ruum, mis on kaitsetav
Avaliku sektori üritused toimuvad kas oma majas, avalikus kultuuriruumis või konverentsikeskuses. Restoranid ja klubid tekitavad küsimusi, mida sa ei taha vastata: miks seal, kui linnal on oma saal? Oma ruum on turvaline valik, aga kui selles pole piisavalt päevavalgust, kohta laudadele või teed, kuidas toitu sisse tuua, muutub planeeritav õhtu kokkusurutud kompromiissiks.
Ruumi valikul küsi alati, kust tuleb heli ja valgus. Kas need on majas, kas neid saab üürida, või peab need tellima? Klaasist seinad ja kõvad põrandad heidavad heli tagasi; oma inimesed kuulevad halvasti ja programm ei toimi. Lagi, mis on liiga madal, ei lase riputada valgustit nii, et see midagi loob, mitte ainult ei valgusta.
Kui ruumis tehakse üritusi harva ja seda hooldab keegi teine osakond, võta aega ja käi kohapeal läbi ka ukse laius, lifti olemasolu, parkimiskoht suurematele asjadele. Riist, mida ei saa majja, pole kellelgi vaja.
Kaks liiki pakkujat — vahe on selles, kes tuleb kohale
Osa ettevõtteid planeerib üritust ja edastab tellimuse edasi alltöövõtjatele, kellega pole kunagi koos tööd tehtud. Iga rida teenusest lisab vahendaja juurdehindluse, aga mitte kindlust. Teine liik on see, kus samad inimesed, kes annavad hinnapakkumise, paigaldavad ka seadmed ja viivad õhtu läbi. Nad teavad ruumi enne, kui üldse pakkumise koostavad, sest nad on seal nii ehitanud kui lõhkunud.
Avalikus sektoris, kus iga number peab põhjendatud olema, on vahe otsustav. Kui tellid heli, valgust, lavastust, toitlustust ja esinejaid eri pakkujatelt, vastutab igaüks ainult oma osa eest. Kui midagi ei klapi — heli ei jõua lavale õigeks ajaks või laud on vales kohas — pole kedagi, kes seda terviknägemuses kokku paneks. Ühe pakkuja puhul, kes ehitab terve õhtu otsast lõpuni oma inimestega, on keegi, kellele öelda, et laud peab olema poolteist meetrit vasakule, sest kõlar jääb tee peale.
Pakkumise küsimisel paluge kirjeldada, kes täpselt teeb tööd. Mitte üldist ettevõtte tutvustust, vaid kes tuleb kohale ja mitu tundi neid kohapeal on. Hanke puhul on see hinnatav kriteerium, mitte vaid tore detail.
Kakskeelne ja kaasav — mitte järelmõte, vaid algus
Paljudes asutustes töötavad koos eesti- ja venekeelsed kolleegid, mõnes ka ingliskeelsed. Kui programm jookseb ainult ühes keeles, ei ole pool ruumi osa sellest, mida planeeriti. Tõlge iga lause järel aeglustab tempot alla talutava piiri; esinejad, kes räägivad mõlemat keelt ja liiguvad nendevahel loomulikult, on haruldased ja kallid.
Üks lahendus on jätta sõnalisest programmist vähemaks. Muusika, tegevus, visuaal töötavad ilma tõlketa. Kui kõne on vajalik, hoia see lühike ja kirjalda tekst valmis ette, et tõlge saaks olla täpne ega venita õhtut topelt pikaks. Toitlustuse menüü, ajakava, lauakaardid — need kõik peavad olema mõlemas keeles juba algusest, mitte siis, kui keegi küsib.
Mida otsustada enne, kui helistad
Kui võtad ühendust pakkujaga, ole selge kolme asja osas. Esiteks, mis on eelarve ja kas see on hankepiiri all või pead tegema riigihanke. Teiseks, mis on kuupäev ja ruum — orienteeruv ei aita, sest pakkuja ei tea, kas selles ruumis saab teha seda, mida sa tahad. Kolmandaks, mis osa õhtust on oluline ja mis osa saab olla lihtne.
Meie oleme meeskond, kes ehitab ruumid, hangib heli ja valguse, viib läbi õhtu ja pakib hommikul uuesti kokku. After 5 Events töötab oma inimestega ja kannab vastutust terve sündmuse eest, mitte üksikute ridade eest. See pole ainus viis asju teha, aga see on see, kuidas teeme meie.
Otsusta, kas vajad kellegi abi või saad ise kokku panna selle, mis on põhjendatav, toimiv ja meelde jääb. Kui vajad, küsi pakkumist, mis on kirjutatud lahti nii, et iga number on selge. Kui ei vaja, ole täpne selle osas, mida ruumilt ja ajalt ootad — see on asi, mis määrab, kas õhtu toimib või mitte.