After 5 EventsAlgusaeg ei ole vaba valik
Kui töötajad tulevad poest konverentsile, siis hommikusöögi registreerimine on vara või seda pole üldse. Poed avavad, vahetused algavad, bussid lahkuvad piirkondadest kindlal kellaajal. Algusaeg sõltub sellest, kus asuvad kaugeimad kauplused ja kas inimesed jõuavad kohale enne esimest sessiooni. Lõpuaeg sõltub sellest, kas bussid sõidavad tagasi samal õhtul või kas hotellitoad on broneeritud.
Konverentsi graafikut ei ehitata sisust tagasi, vaid logistikast edasi. Enne kui keegi vaatab programmi, tuleb teada, mis kell inimesed saabuvad ja millal nad peavad ruumist lahkuma.
Saal töötab eestpoolt tahapoole, mitte vastupidi
Jaekaubanduse sündmus on lai ja lapik. Palju inimesi, poolteistsada või rohkem, kes peavad nägema sama ekraani ja kuulma sama kõnelejat. Esimene viga on saal, kus tagumised read ei näe midagi või kus helikatted ainult esiosa.
Kõlar peab kandma terve laiusega, ekraan peab olema piisavalt kõrge, et keskmised read ei vaataks kellegi kukalt läbi. See ei ole esteetiline küsimus, see on geomeetria. Kui kolmandik saalist ei kuule tulemusi, siis sündmus ebaõnnestus ilma, et keegi oleks teinud vea.
Suur osa saale, mida pakutakse konverentsiks, on ehitatud peo jaoks, kus inimesed seisavad ja liiguvad. Need ei tööta siis, kui kõik istuvad ja vaatavad ühte punkti. Saal tuleb näha enne, mitte fotolt.
Iga sessiooni vahetus on tehniline hetk
Konverents pole üks esitlus, see on kuus või seitse järjestikust esitlust, kus igal kõnelejal on oma slaidid, oma mikrofon ja oma viis rääkida. Vahetus võtab aega: sülearvuti vahetub, klõps läheb kinni, uus fails ei ava, mikrofon ei ole õigesti seatud.
Kui vahetuse jaoks pole aega planeeritud, siis programm on esimese tunni lõpuks juba maha. Või siis ei ole kedagi, kes teaks, mida teha, kui slaidid ei ilmu.
Sellel on kaks lahendust. Esimene: kõik slaidid on ühes arvutis, mida opereeritak tehnikust. Kõnelejad saadavad failid ette, mitte ei too neid kohale. Teine: tehnik seisab lava kõrval ja teeb vahetuse, mitte kõneleja ise. Mõlemad töötavad. Kumbki ei tööta, kui seda pole kokku lepitud enne päeva algust.
Salvestamine ja otseülekanne pole lisamärkus
Kui konverents salvestatakse või edastatakse otse piirkondadesse, siis see ei ole detail, mida lisada päev enne. Salvestus nõuab teist kaamerat, fikseeritud valgust ja heli, mis tuleb segajast, mitte ruum
Otseülekanne nõuab stabiilset internetiühendust, mida paljud saali ei paku. Kui see on osa konverentsi mõttest, siis tehniline brief algab sellest, mitte lõpeb.
Kohvipausid on sündmus sees sündmuses
Programm ütleb: kohvipaus kell üksteist. See tähendab, et catering on üles seatud kümme minutit enne, et ruum, kuhu inimesed lähevad, ei ole sama ruum, kus nad istuvad, ja et kolmveerand tunni pärast algab järgmine sesssioon täpselt, olenemata sellest, kas inimesed on tagasi.
Pausid ei ole programmivaba aeg, need on sündmused, millel on ruum, liikumine ja tähtaeg. Kui catering on saalis, siis vahetus sessioonide vahel läheb keerulisemaks. Kui catering on teises ruumis, siis päev vajab rohkem pinda ja selgemat liikumist.
Õhtu osa on teine sündmus, mitte päeva pikendus
Konverents lõpeb kell viis. Õhtusöök algab kell seitse. Nende kahe tunni vahel on töö, mida ei nähta: toolid ära, laudu sisse, valgus ümber, menüü tuleb, bänd või DJ seab üles. Kui see juhtub samas saalis, siis laud peab olema valmis enne, kui viimane sessioon lõpeb, või siis inimesed lähevad kuhugi mujale ja saavad tagasi, kui õhtu ruum on valmis.
Kui õhtu osa on teises kohas, siis transport ei ole soovitus, see on osa logistikast. Kes viib, mis kell, kuidas inimesed teavad, kuhu minna.
Õhtu poolele eraldatakse sageli pool tähelepanust ja kaks kolmandikku pettumusest, sest seda planeeritakse siis, kui päeva pool on juba ammendanud kogu energia. Aga kui päev oli töö, siis õhtu on see, mida mäletatakse.
Tehniline brief käib üle kahe ülesehituse
Enamik sündmusbüroosid planeerib ja edastab töö edasi alltöövõtjatele, kellega pole varem koostööd tehtud. Seal teenitakse igal real, aga tehnik, kes saabub, ei tea ruumi ega programmi.
Teine viis: oma brigaad tsiteerib, ehitab, teeb heli ja valguse ning jääb sündmusele. Seda ei saa skaleerida lõputult, aga see töötab nii, et üks inimene vastutab algusest lõpuni.
Need ei ole konkureerivad pakkumised. Need on kaks erinevat tööviisi, ja vahet näeb siis, kui midagi läheb valesti või kui programm muutub päeva jooksul.
Mida otsustada enne kõnet
Saal ja kuupäev. Kui need pole fikseeritud, pole mõtet tsitaati küsida, sest hind sõltub ruumist, tehnika maht sõltub saalitüübist ja meeskonna suurus sõltub sellest, kas päeva ja õhtu osa on ühes kohas või mitte.
Programmi pikkus ja sessioonide arv. Kas salvestatakse. Kas on otseülekanne. Kas catering on saalis või eraldi ruumis. Kas õhtu osa on ja kus.
Need pole küsimused, millele vastab büroo. Need on otsused, mille teeb tellija, ja kõik, mida ehitatakse, järgneb neist.
Selle juhendi kirjutas After 5 Events — brigaad, kes saabub vara, ehitab ruumi, teeb tehnika ja on seal, kui viimane kast läheb tagasi peale.