After 5 EventsOtsusta algusaeg vahetuste, mitte soovide järgi
Kauplused on lahti kümme tundi päevas ja personal on tööl vahetustega. Sündmus, mis algab kell kuus õhtul, tähendab, et pool rahvast peab vahetuse kellegi teisega ära vahetama või kaupluse sulema varem. Mõlemad on võimalikud, kuid mitte ilma, et see oleks ette planeeritud.
Realistlik algus on kell neli või kell pool viis. Viimane vahetus lõpeb kolmeks, riietuseks ja teekonnaks jääb aega. Bussid piirkondadest arvestada poolteist tundi — Pärnu või Tartu pool kipub alahinnatud.
Saal, mitte salong
Sada viiskümmend inimest mahub saali, kus nad üksteist ei näe. Jaeketi aastapäev on kommunikatsioon: tulemused, eesmärgid, aasta parim kauplus. See eeldab ekraani, mida näevad ka viimases reas istujad, ning heli, mis katab kogu laiuse. Restorani saaliosa või konverentsikeskuse fuajee selleks ei sobi.
Saali laius määrab tehnika. Kitsas, pikk ruum vajab heli kahest küljest ja ekraani, mis ulatub kõrgele. Lai, madal ruum vajab kahte ekraani ja hajutatud helijoont. See pole küsimus eelistusest, vaid ruumi geomeetriast. Viga tehakse siis, kui ruum valitakse asukoha või hinna järgi ja tehnikat püütakse hiljem sisse pressida.
Esitlus suurel ekraanil ei ole sama, mis esitlus arvutis
Juhatuse PowerPointi font, mis arvutis loetav, on kolme meetri kauguselt nähtamatu. Fotod, mis tahvelarvutis teravad, muutuvad ekraanil häguseks, kui algne pilt oli väike. Video, mis telefonist mängides korralik, läheb täisekraanil piksliteks.
Kontrolli kõike nädal enne. Saada esitlus meile, et vaatame läbi — mitte sisu, vaid tehnilise poole: kas fondi näeb, kas kontrastsus kannatab, kas videod mängivad. See võtab pool tundi ja päästab su sellest, et saalist kostub õhtu ajal: "Ma ei näe midagi."
Ajakava töötab tagurpidi
Viimane buss läheb kell üksteist. See on paindumatu. Toit võtab tund aega, kaheksa kuni üheksa. Esitlus ja auhinnad võtavad kolmveerand tundi, pool üheksa. Ametlik tervitus ja video ettevõtte ajaloost võtavad pool tundi, pool kaheksa. Uksed avanevad pool seitse, et jõuavad kohale ka need, kelle buss hilines.
See tähendab, et programm peab mahtuma nelja tunnisse, millest pool on söök ja vaba suhtlemine. Juhatus soovib rääkida kõigest, mida aasta jooksul tehti. Võimalik, aga mitte kõike ühes õhkus. Esitlus läheb pikaks siis, kui seda pole proovitud kell tiksumas.
Kes teeb, see vastutab
Kahte sorti ettevõtet: üks planeerib ja edastab tellimuse alltöövõtjatele, kellega pole varem koostööd tehtud, teenides igalt realt; teine pakub oma inimeste käega — tsitaat, ehitus, heli, valgus, kogu õhtu läbiviiv personal. Esimese puhul saad ühe kontakti ja kümme erinevat telefoninumbrit probleemide korral. Teise puhul saad ühe brigaadi, kes teab, mida tegi eelmisel nädalal ja teeb järgmisel.
Me oleme teine. After 5 Eventsi rahvas ehitab üles, seadistab, jooksutab programmi ja koristab ära. Ei vahendajaid, ei edastatud briife. Kui midagi on valesti, me parandame — sest me oleme saalis, mitte kontoris.
Katsepäev on odavam kui paanika
Ametlik esitlus, mida näeb sada inimest ja kasutab turundusmaterjalina veel viis aastat, tuleb proovida päev varem saalis. Mitte kontoris tahvelarvutilt. Saalis, ekraanil, helisüsteemist läbi.
See läheb maksma — saali rent ja meie aeg —, aga see läheb maksma palju vähem kui improviseerida otse-eetris. Prooviõhtul ilmnevad kõik vead: video, mis ei käivitu, mikrofon, mis praksub, slaid, mida pole näha. Kõik parandatav kahe tunniga. Esitlusel endal ei ole aega parandada midagi.
Otsus, mis sul seisab
Kas korraldad ise ja tellid tehnika eraldi — üks firma toob heli, teine valguse, kolmas ekraani — või annad terviku käest ära. Esimesel juhul koordineerid ise, kes millal kohale tuleb ja millise pistikuga kus ühendub. Teisel juhul saad ühe brigaadi, kes ehitab kõik üles ja räägib omavahel.
Enne kui helid, tea kolme asja: täpne algusaeg, saali mõõdud ja see, kas esitlus on valmis vaatamiseks. Ülejäänu saab paika, aga need kolm on alus.