After 5 EventsKuupäev enne saali, saal enne kõike muud
Detsembri reedeid on neli ja kõik teised ettevõtted tahavad samu. Kui otsid saali oktoobris, on valikud juba kitsad; novembris on järel üksikud laupäevad ja need neljapäevad, mida keegi ei taha. See tähendab, et esimene otsus on kuupäev — ja jaekaubanduses on see otsus juba tehtud: detsember on müügikuu, seega jõulupidu on novembri lõpus või jaanuari alguses.
Jaanuari eelis on saali leidmise lihtsus ja hind. Puudus on see, et jõulupidu jaanuaris on poolenisti vale nimega üritus ja osa rahvast küsib, kas neil tuleb ikka tulla. Novembri eelis on ajaline loogilisus; puudus on broneeringute tihedus ja asjaolu, et paljud bändid ja DJ-d on juba kinni.
Otsusta kuupäev ja saa oma rahuga kinni, enne kui küsid pakkumisi. Paindlikkus maksab iga kord.
Saal, mille suurus ja kuju määravad tehnika
Jaeketi jõulupidu ei ole lihtsalt õhtusöök ja tants. See on üks kord aastas, kui kogu ettevõte on ühes ruumis: peakontori rahvas, kes näevad teineteist iga päev, ja kaupluste töötajad, kes ei näe kedagi peale oma vahetuse. Seal on kõne. On ekraan. On autasud parima kaupluse või müüja jaoks. See tähendab, et saal ei pea ainult mahutama, vaid ka töötama presentatsiooniks.
Laiad saalid — pikkade lauaridadega, kus inimesed istuvad küljega lava poole — on heli jaoks raskemad kui süvemad, kitsad ruumid. Heli kandub edasi, aga laiuses hajub see ja tagumised nurgad jäävad tühjaks. Kui kõne on kavas, siis küsi saali kohta kolme asja: kus on lava või kõnekoht, kui lai ruum on ja kas seal on püsiv helisüsteem, mida sa võid usaldada.
Enamasti ei või. Saali oma süsteem on projektori jaoks ja taustmuusika jaoks, mitte saja inimese jaoks, kellest pooled tulevad bussiga Võrust ja peavad kuulema numbrid, mida juht ekraanile paneb.
Õhtupooliku kuju: õhtusöök, kõned, üleminekud
Õhtu kõige raskem koht ei ole kõne ega tants. See on vahepeal — kui õhtusöök on läbi, laudu ei saa veel ära koristada, sest osa rahvast joob veel kohvi, aga bänd või DJ on juba valmis ja ootab, et ala vabaneks.
Kui õhtusöök ja kõned võtavad kaks ja pool tundi, siis tants algab ükskõik mis kellaajal see ka poleks pool kümme õhtul. Kui bussid lähevad keskööl, siis tantsimiseks jääb poolteist tundi. See ei ole kellegi süü — see on lihtsalt geomeetria.
On kaks võimalust. Esimene: õhtusöök ja kõned on kompaktsed, laudu ei ole rohkem ridu kui vaja ja vahepausid on välja arvutatud. Teine: pidu läheb pikale ja lõpuks on pool saalist väljas suitsuruumis, kui bänd alustab.
See otsus tehakse siis, kui lepid kokku ajakava. Mitte loodetavasti, vaid konkreetselt: kõne kell kaheksa, teine kõne kell pool üheksa, laudu hakatakse koristama kell üheksa. Või ei hakata ja siis tuleb ruumi jagada.
Heli ja ekraan: mitte saali oma
Kui presentatsioon on kavas — ja jaeketil on see alati kavas, sest jõulupidu on ka aruandluse hetk — siis ekraan peab olema nii suur, et tagumises reas nägid numbreid. See tähendab LED-seina või kahte suurt ekraani lava kõrval, mitte üht valget lina saali nurgas.
Heli jaoks kehtib sama põhimõte: mikrofon peab töötama ka siis, kui saal on täis ja inimesed räägivad omavahel. Täis saal neelab heli. Tühi saal peegeldab seda. Mõlemat juhtub samal õhtul ja süsteem peab järge pidama.
Saali oma tehnika on piisav siis, kui keegi seda kohapeal ajab. Enamasti ei ole.
Tants: kas bänd või DJ ja kus see toimub
Kui õhtusöök on laudade taga ja tants on samal põrandal, siis keegi peab lauad ära viima. See võtab veerand tundi ja selle aja peavad inimesed kuskil olema. Kui saalis on eraldi tantsupõrand ja lauad jäävad oma kohale, siis probleem kaob, aga tekib teine: pool rahvast istub edasi laua taga ja teine pool tantsib.
Bänd täidab ruumi paremini kui DJ, eriti kui tantsijaid ei ole veel palju. DJ töötab paremini öö lõpus, kui osa rahvast on juba läinud ja need, kes on jäänud, teavad, mida tahavad. Mõlemat saab kasutada samal õhtul; siis on vaja kokku leppida, kes millal lõpetab ja kui kiire vahetus on.
Kui telli bändi või DJ-d, siis küsi, kas nende heli tuleb nende omaga või on see sama süsteem, mida kasutati kõnedeks. Kui sama, siis keegi peab teadma, kuidas seadeid muuta. Kui kaks erinevat süsteemi, siis saalis on korraga kaks helipulti ja keegi peab teadma, kumb millal töötab.
Kes seda kõike teeb: oma rahvas või allhanked
On kaht tüüpi ettevõtteid, kes üritusi korraldavad. Esimesed planeerivad, saadavad briifi edasi alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi koos näinud, ja teenivad igal real. Teised tsiteerivad, ehitavad, mängivad ja jooksutavad ööd omaenda inimestega.
Esimese puhul saad ühe kontakti ja palju meile. Teise puhul saad inimesed, kes riputavad valgust kell seitse hommikul ja on seal veel kell kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi peale.
See vahe ei paista pakkumisest välja. See paistab välja siis, kui õhtusöök venib, lauad peavad liikuma ja keegi peab otsustama, kas bänd ootab või hakkab pooliku ruumiga pihta.
Mis peab olema paika enne helistamist
Kuupäev. Ligikaudne külastajate arv — mitte täpne number, vaid see, kas tegemist on viiekümne või sajaviiekümnega. Kas on kõne ja ekraan. Kas õhtusöök ja tants on samal põrandal. Kas bussid lähevad keskööl või on aega kauem.
Kui need on paika, siis saad küsida pakkumist, mis tegelikult kehtib. Kui neid ei ole, siis saad pakkumise, mis muutub kolm korda enne, kui miski tehakse.
See juhend on kirjutanud After 5 Events — meeskond, kes teeb seda tööd. Otsus, mis sul nüüd seisab, on see, kas korraldad ise või küsid abi. Kui küsid, siis otsusta enne ära need asjad, mida keegi teine sinu eest otsustada ei saa.