After 5 EventsEsimene otsus: kas avate seal, kus ehitate, või mitte
Kõige kindlam on avada hoone ise — klient saab vaadata, mida ta tähistab. Kõige riskantsem on sama. Elektrit pole veel sisse lülitatud, ventilatsioon ei käi, tualetid võivad töötada või mitte, ja keegi ei tea, millal ehitusmehed ära lähevad.
Kui otsustate avada kohapeal, peate eeldama, et hoone enda süsteeme ei saa kasutada. Heli, valgus, võimsus, soe vesi — kõik tuleb tuua ise. See tähendab generaatorit parklas, kaableid akendest sisse, trussikonstruktsiooni, mida kinnitatakse põrandasse või tuuakse sisse vabalt seisvana. Tehniline kulu on suurem kui valmis ruumis, sest miski pole ühendatud.
Alternatiiv on rentida ürituseks teine ruum lähedal ja viia külalised pärast ametlikku osa uude hoonesse tuurile. Sel juhul saate kasutada ruumi, kus kõik töötab, aga kaotate selle, et hoone ise on sisu.
Lae kõrgus, sambad ja põrand
Avaõhtul on peaaegu alati kõne, sageli ekraan või projektsioon, mõnikord lühikontsert või ettekanne. See tähendab, et inimesed peavad nägema ühte punkti ruumis, ja selleks on vaja kõrgust.
Lae alumine serv peab olema vähemalt kolm ja pool meetrit, et lava ees seisvad külalised ei kataks taga seisjatele vaadet. Kui lagi on madalam, saab ainult istuda või leppida sellega, et pool saalist ei näe midagi. Sambad pole avamisel probleem, kui neid on üks või kaks — inimesed liiguvad niikuinii. Kui neid on rohkem kui neli ja nad on juhuslikult paigutatud, ei saa te teha ühtegi paigutust, kus kõik näevad.
Põrand peab taluma raskust. Truss koos valgustusega kaalub kolmsada kilo, generaator parklas veel sada viiskümmend, helipuldist kuni lavani läheb kaablit paarkümmend meetrit ja see lamab kellelgi jalge all. Kui ruum on veel ehitusjärgus ja põrand pole viimistletud, küsige, kas ta talub koormust selles seisus. Mõne hoone puhul öeldakse teile, et ei talu.
Võimsus ja kust see tuleb
Avaõhtu heli- ja valguslahendus kulutab neli kuni kuus kilovatti, olenevalt sellest, kas on ekraan, kui palju valgust ja kas on vaja sooja. Valmis hoones on see vähem kui pool sellest, mida ruumi oma süsteem suudab anda. Poolelioleval objektil seda süsteemi pole.
Kui hoone oma elekter on juba sisse lülitatud, aga mitte veel kasutusele võetud, siis elektrik saab tuua võimsuse kilbi juurest, tingimusel et keegi vastutav selle kirjalikult lubab. Sageli ei luba, sest lõppakti pole ja vastutus on ebaselge. Sel juhul tuleb generaator.
Generaator vajab kohta, kust ta käivitub, ja teed, mida pidi kaabel majja jõuab. Tavaline koht on parkla või tagaõu. Tavaliselt läheb kaabel akna või ukse kaudu sisse — mitte seina läbi. Küsige koha pealt, kust lähim juurdepääs on ja kas saate sinna generaatori tuua öö varem, sest hommikul kell seitse ei pruugi parkla olla tühi.
Sisse- ja väljakanne
Rehv, pult, trussi osad, lava-elemendid, ekraan ja generaator tulevad kaubikust ja lähevad ruumi uksest sisse. Mõnikord on lift, mõnikord pole, ja see otsustab, kui palju inimesi ja kui kaua seda kõike sisse kantakse.
Päris number on selline: kui lift on olemas ja vastuvõtt toimub esimesel korrusel, võtab ülesseadmine neli tundi. Kui lifti pole ja korrus on kolmas, kulub kuus tundi. Kui hoone on veel järelevalve all ja ei saa võtit enne kümmet hommikul, siis ei jõua te õhtuks valmis, kui üritus algab kuuest.
Küsige koha pealt: mis kellast saame sisse? Kas lift töötab ja kui suure koormuse ta võtab? Kas trepp on vaba või seal seisab midagi? Kui vastus on, et võtit antakse kaks tundi enne külalisi, siis ärge selles ruumis avage.
Helisüsteem ja milleks ta tegelikult on
Osa uutest hoonetest tuleb konverentsisaaliga, kus on lae külge kinnitatud kõlarid ja mikrofoniühendus. See süsteem sobib kahekümne inimesega koosolekuks, kus keegi räägib slaidide najal. See ei sobi saja viiekümne inimesega vastuvõtuks, kus on kõne, taustmuusika ja võib-olla esinejad.
Hoone enda süsteem ei kata ruumi ääri ja ei anna piisavalt võimsust. Peale selle ei oska te seda kasutada ilma kelletagi, kes hoones töötab. Kui koha peal öeldakse, et süsteem on olemas, küsige: kas sellega kaasneb tehnik kohapeal kogu õhtu? Kui ei kaasne, pidage seda süsteemi olematuks.
Naabrid, müratase ja lubatud lõpuaeg
Avamine lõpeb tavaliselt üheteistkümneks. Pool külalistest on ametnikud, kes tulevad tööpäevalt ja lähevad vara ära, teine pool on meeskond ja press, kes jäävad kauemaks. Muusikat on, aga see ei ole pidu — see on taust.
Naabrite seisukohalt pole vahet. Kui hoone on äsja valminud, pole naabrid sellega veel harjunud. Esimesel korral helistavad nad alati. Küsige koha pealt, kas on olnud varasemaid üritusi ja kas oli kaebusi. Kui ütlevad, et ei tea, eeldage, et keegi helistab.
Kui üritusel on ametlik osa ja mitteametlik osa, on mõnikord mõistlik tuua esimeseks vaiksem süsteem ja teiseks võimsam. Aga see ei muuda asja, kui maja reglement ütleb, et kell kümme peab heli maha keerama. Sel juhul peate leppima sellega või valima teise ruumi.
Parkimine ja viimane buss
Ametlikud külalised tulevad autoga ja tahavad parkida sissepääsu ette. Meeskond ja press tulevad ühistranspordiga ja vaatavad, millal läheb viimane buss. Kui ei lähe enam, siis kas nad jäävad või kutsuvad takso. Kui ruumis on sada inimest ja pool neist peaks samal ajal takso tellima, ei tule piisavalt autosid.
Küsige koha pealt: mitu kohta on parklas ja kas need on reserveeritud kellelegi teisele? Kui parkla on väike, öelge ametlikele külalistele juba kutses, et kohti on vähe. Küsige, kus on lähim bussipeatus ja millal läheb viimane. See mõjutab seda, millal ametlik osa peab lõppema.
Mida ruumi enda personal teeb ja mida mitte
Kui avate valmis konverentsikeskuses või restoranis, on seal töötajaid, kes teavad ruumi ja aitavad. Kui avate poolelioleval objektil, pole seal kedagi peale teie ja nende, keda te ise kohale viite.
See tähendab: keegi ei lase teid hommikul sisse, keegi ei ütle, kus lüliti on, keegi ei tea, kust tuleb vesi. Peate kokku leppima kellegi ehituse poolega, kes tuleb kohale enne sissekannet ja jääb sinna kuni lõpuni. Kui seda inimest pole, siis esimene asi, mis läheb valesti, jääb parandamata.
Otsus enne kõnet
Kui loete ruumi avamisürituse jaoks, kontrollige seda kaks korda: üks kord tühjalt, üks kord siis, kui ehitus on veel pooleli. Teine käik näitab teile, mis päriselt töötab ja mis mitte.
Anname hinnangu selle põhjal, mida ruum vajab, mitte selle põhjal, mida ta lubab. Kui maja ise pole veel valmis, ehitame ruumi uuesti, kogu võimsus, heli ja valgus kaasas. See on kallim kui valmis saali kasutamine, aga see toimib.
Enne kui helistate kellelegi, otsustage: kas avate seal, kus ehitate, või kasutate avamiseks teist ruumi ja viite inimesed pärast kohale. Teine otsus on see, kui vara saate sisse. Kui vastus on vähem kui viis tundi enne külalisi, ei jõua ükski brigaad valmis.