After 5 EventsRuum töötab vastupidises järjekorras kui päevakava
Tavaliselt planeeritakse tegevus ja otsitakse siis ruum, kuhu see mahub. See töötab päevaosa jaoks — tugitoolimäng ja õllelaager vajavad teatud arvu ruutmeetreid ja vähe muud. Aga õhtu pool nõuab midagi, mida päeval ei kasutata: hämarikku, kõlavust, ruumi tantsupõranda jaoks, mis ei ole sama ruum, mis söömise jaoks, ja võimsust, mida saali enda süsteem ei paku.
Kui ruum on valitud selle järgi, mis toimub kella kolmeni, saab õhtust sageli midagi, mis lihtsalt juhtub. Inimesed istuvad edasi samal kohapeal, valgus jääb samaks, keegi paneb taustale muusikat, ja kell üksteist lähevad kõik koju. Ruum, mis võtab õhtust osa, tuleb valida õhtu järgi.
Lae kõrgus ja mis toimub, kui seda pole
Madal lagi — alla kolme meetri — tähendab, et valgustus ei saa kuhugi minna peale laua peale. Atmosfääri ei teki, sest valgus ei jõua seina ega lage. Heli paneb ruumi kõlama nagu saun. Kui õhtusse on kavas esineja või DJ, on madal lagi esimene asi, mis selle ära tapab.
Sambad on teine asi, mida päeval ei märka. Need jagavad ruumi tükkideks, mida ei näe läbi, ja kui lava või tantsuala on ühe samba taga, on pool seltskonda kogu õhtu valel pool.
Võimsus: mis saali oma süsteem tegelikult on
Enamik saale kirjutab pakkumisse "house sound available" või midagi taolist. See tähendab tavaliselt taustmuusika jaoks mõeldud süsteemi, mida saab kasutada mikrofoni jaoks, kui keegi räägib vaikselt ja publik ei köhi. See ei tähenda, et seal saab mängida muusikat, mille peale tantsida, ega et esineja saab kasutada instrumente.
Kui õhtus on esinejaid, DJ, või isegi lihtsalt soov, et inimesed tantsivad, tuleb tuua oma heli. See tähendab võimsust — sageli rohkem, kui saali tavaline pistikuvõrk annab. Küsimus, mida küsida kohapeal: kus on jaotuskapp, kui palju amprit saab, ja kas see jõuab sinna, kus lava olema peaks.
Sisseveo tee ja millal see on takistuseks
Tehnilise sisseveoga — helitehnika, valgustus, lava — ei tule tavaliselt uksest. Tuleb veoautoga teenindussissekäigu juurde, ja siis on küsimus, kas sealt saali jõuab lift või kas kõik tuleb üles või alla trepist kanda. Lift, mis mahutab tükkide kaupa, on pool päeva kiirem kui trepp.
Kui saal on kõrgemal kui teine korrus ja lifti pole, peaks selle teadma juba hinnapakkumise ajal. Sissevedu kestab kauem ja maksab rohkem.
Naabrid, kell ja müratase
Kui saal asub elamumajas või kontorikompleksis, on müratase teema, mida tuleb küsida otse. Tavaliselt on piirang kellaajaliselt — kümme õhtul, üksteist reedeõhtul — ja see ei ole läbiräämisruumis. Helistab keegi, saal laseb katkestada.
Kui õhtu lõpp on tähtis — ja meeskonnaüritustel see sageli on — siis parem teada seda enne. Õues või eraldiseisvas hoones on see probleem harva.
Ruum päeval versus õhtul: pind ei muutu, kasutus muutub
Meeskonnaüritus kasutab sama ruumi kahel erineval viisil. Päeval: inimesed liiguvad ringi, vahelduvad tegevused, söövad seistes. Õhtul: istuvad maha, söövad laua taga, siis peaks olema kuskil teine ala, kuhu liikuda, kui tantsitakse või kuulatakse kedagi.
Ruum, mis mahutab viiskümmend inimest päevaseks tegevuseks, mahutab istuma kolmkümmend. Kui lisada tantsuala ja lava, jääb alles kakskümmend kohta laua taga. See ei tähenda, et ruum on liiga väike, vaid et õhtuse osa plaan peab seda arvestama.
Küsimus, mida küsida: kas mööblit saab õhtuks ümber seada, ja kas saal võimaldab mitut tsooni — üks söömiseks, üks muuks.
Päevavalgus, pimedus ja see, mis vahel juhtub
Mõned ruumid — eriti konverentsikeskused — on ehitatud nii, et päeval on valgust palju ja õhtul ei saa seda täielikult välja. Kui on kavas projektoriga esitlus või visuaale DJ jaoks, on see probleem. Kui on lihtsalt soov, et õhtul oleks teistsugune õhkkond kui päeval, on poolpimedus poolik lahendus.
Küsimus, mida esitada kohapeal: kas aknad lähevad täiesti pimestavaks, ja mis kellaajal hakkab pimedaks minema. Talvel kell neli, suvel kell kümme.
Parkimine ja bussipeatus
See pole tehniline küsimus, aga see on küsimus, mille organiseerimisjuht saab esimesena, kui üritus on läbi. Kui saal on linnast väljas ja viimane buss läheb kell üksteist, siis kas rentida buss, või jääb pool seltskonda varem ära. Kui parkimist pole, jääb pool seltskonda hiljaks.
Mis muutub, kui saal on väljaspool linna
Tehniline pool muutub keerukamaks, kui saal pole Tallinnas või Tartus. Sissevedu võtab kauem, meeskond peab arvestama sõiduaega mõlemas suunas, ja kui midagi on vaja viimase hetke pealt, pole seda kuskilt tuua. See ei tähenda, et väljaspool ei tasu teha — sageli on just need paigad, mis õhtu poolest kõige paremini toimivad — aga see tähendab, et tehniline plaan peab olema valmis varem.
Kahe moodi töötav firma ja miks see siinkohal rolli mängib
On kaht sorti ettevõtteid, kes pakuvad ürituse korraldamist. Ühed planeerivad ja edastavad tellimuse allhangetele, keda nad pole varem koos näinud, teenides igalt realt. Teised teevad sama meeskonnaga hinnapakkumise, sisseveoga, õhtu enda ja väljaveoga.
See vahe ei paista esimeses kirjavahetuses, aga see paistab siis, kui midagi peaks muutma, ja siis, kui on vaja teada, kas ruum üldse sobib. Meie kirjutame selle juhendi, sest oleme need, kes saali hommikul siseneme.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistate
Ruum enne tegevust. Kui ruum ei toimi õhtuseks osaks, ei paranda seda ükski heli- või valgustehnika. Otsustage, kas õhtu on osa päevast või eraldi üritus, ja valige ruum selle järgi, mis peab toimuma kell üheksa.
Kui kohapeal käite, küsige lae kõrgust, võimsust, pimedust, naabrite teemat ja seda, kas ruumi saab õhtuks ümber seada. Need on asjad, mis otsustavad, kas teie üritus on üks päev või pool päeva, millele järgneb õhtu, kus inimesed jäävad.