After 5 EventsRuum kõigepealt, kõik muu pärast
Iga otsus sõltub ruumist, seega on ruum ainus asi, mida ei saa hiljem parandada. Enne kui kinnistate kümneid väiksemaid valikuid, selgitage välja kolm asja: kuidas heli käitub selles ruumis, kuidas tehnika sinna jõuab ja kust tuleb vool.
Klaasist seinad peegeldustavad heli tagasi. Kõrged laed neelavad selle. Konverentsisaal, kus päeval toimuvad koosolekud, võib õhtul kõlada nagu õõnes kast, sest seal pole midagi, mis heli kinni püüaks. Kui kavas on kõne — ja juristidel on alati kõne — siis see ei tohi kõlada nagu keegi räägib trepikoja kaudu. Seda ei paranda hea mikrofon ega kogenud tehnik, seda parandab õige ruum või rig, mis ruumi vastu töötab.
Küsige enne broneerimist: kas saal on kasutatud üritusteks, kus keegi rääkis? Kas seal on olnud elavmuusikat? Kui vastus on ei, siis akustika pole testitud ja te olete esimene, kes avastab, miks.
Sisse- ja väljalaadimine pole detail
Tehnika ei ilmu telepordi teel. Keegi peab tooma selle kolme korruse kõrgusele, läbi kitsaste uste, mööda trepist või liftiga, mis mahutab kaks inimest, aga mitte lava. Kui üritus algab kuuel õhtul, siis rigging algab hommikul ja vajab ligipääsu.
Küsige kohe:
- Millal saab hoonesse siseneda ja kas laadimiseks on eraldi sissepääs?
- Kas lift mahutab tehnikat või tuleb kanda käsitsi?
- Kas hoone kehtestab müratundlikke tunde — mis juhtub, kui proov kestab kauem kui lubatud?
Paljud esinduslikud hooned — just need, mida advokaadibüroo valib — ei ole ehitatud seda silmas pidades, et sinna tullakse vahel viie juhiga kaupa. Sissepääs on kitsas, lift aeglane, valjumat heli ei salata. See ei tähenda, et saal ei sobi, aga see tähendab, et rigging maksab rohkem või et tehnika maht peab olema väiksem.
Kui logistika on keeruline, siis osa firmasid edastab teie tellimuse alltöövõtjale, kes pole kunagi selles hoones töötanud. Meie viime sisse oma inimestega, kes küsivad need küsimused enne, mitte õhtul pooleteise tunni enne külalisi.
Voolu ei ole kunagi piisavalt
Iga ruum väidab, et seal on vool. See on peaaegu alati vale.
Tavaline pistikupesa annab piisavalt ühe sülearvuti jaoks, mitte kaheksa valgustuspea ja mikseri jaoks. Kui kavas on visuaal — ekraan, projektor, LED-sein — siis vajate liine, mida tavapärane konverentsiruum ei paku. Ja kui neid pole, siis tuleb tuua generaator või kaabel mujalt, mis tähendab aega ja kooskõlastust hoonega.
Küsige nüüd:
- Kui palju amprit saal pakub ja kus on jaotuskapp?
- Kas tuleb broneerida elektrik kohapeal?
- Kas maja kehtestab piiranguid seadmete liikidele või heli tasemele?
See ei ole küsimus, mida saab jätta tehnikule. Kui selgub õhtul kell neli, et voolu pole, pole ka plaani B-d.
Kõne on tehniline nõue, mitte ainult programmi punkt
Partner räägib viis minutit. Kõik teavad teda, kõik kuulavad. Tema hääl peab kõlama loomulikult — mitte liiga valjult, mitte kaugusel, mitte moonutatult. See tähendab mikrofoni, mida ei märgata, vaimset tagasisidet, mida ei teki, ja tehnikut, kes jälgib, et ei tekiks.
Lavaliermikrofon on peaaegu alati parem kui lauamikrofon, sest inimene pöördub, liigutab käsi, vaatab publikusse ja käänab pead. Mikrofon liigub kaasa. Aga see eeldab saatjat, vastuvõtjat ja kedagi, kes kontrollib patareisid enne kõnet.
Kui kõne on oluline, siis kõne on tehniline punkt. Ärge jätke seda korraldajale, kes pole kunagi tehnikut näinud.
Söögi- ja joogiheitmine koos tehnilise plaaniga
Katuseterrass kuuel õhtul suvel on ilus. Sama terrass kümme minutit pärast äikest pole. Laud toidu jaoks võtab ruumi, mida vajate liikumiseks. Baar vajab voolu ja jääd, mis peab kuhugi ära sulama.
Tehniline skeem ja külaliste liikumine peavad sobima. Juhtmed ei tohi jääda jalgu. Valgustus peab jõudma kohani, kus inimesed kõnelevad. Lava ei tohi takistada baari, sest külalised ei liigu läbi tehniku.
Kui kasustate välist teenust söögiks, siis kooskõlastage nendega juba nüüd: kes seab lauad, kellel on ligipääs köögile, kui kaua nad vajavad ruumi enne külalisi. Advokaadibüroo üritus eeldab, et kõik toimib vaikselt ja näiliselt iseenesest. Seda pole — seda ehitatakse üles hommikul ja see nõuab kokkulepet.
Kes tegelikult seisab seal õhtul
Osa firmasid müüb, kooskõlastab ja edastab tellimuse kellelegi, keda pole kohapeal. Meie inimesed tsiteerivad, ehitavad, käivitavad ja jooksevad õhtu. Kui midagi läheb valesti — ja midagi läheb alati valesti — siis pole kedagi, kes ütleb, et see ei kuulu minu vastutusalasse.
See on vahe, mis pole näha esimesel kohtumisel, aga on kuulda esimesel korduval koosolekul, kui küsite midagi, mida pole lepingus. Firma, kes edastab, ütleb, et ta küsib. Firma, kes teeb, ütleb jah või ei.
Mis nüüd otsustada
Otsustage ruum ja kontrollige, kas see toimib tehniliselt: akustika, sissetoomine, vool. Ärge broneerige saali ainult selle pärast, et see on ilus. Otsustage, kas kõne on tähtis, ja kui on, siis käsitlege seda tehnika osana.
Enne kui helistate, on kaks asja, mis peavad olema selged: külaliste arv ja eelarve. Külaliste arv määrab tehnika mahu, eelarve määrab, kui palju sellest mahust saab tegelikult ehitada. Ülejäänu räägime läbi.
Selle juhendi kirjutasid need, kes hommikul seitsmeks kohale jõuavad. After 5 Events.