After 5 EventsAlusta ruumist, mitte programmist
Tavaline järjekord on vale: ära vali esmalt kuupäev, siis saal, siis hinda, mida sinna sisse ehitada. Iga ruum annab võimalused ja piirangud ette. Konverentsikeskuse lagi kannab rippvalgust; restorani lagi ei kanna. Lao laes ei ole ühtegi punkti, kuhu midagi kinnitada — kogu rigg tuleb põrandalt. Galeriis on ventilatsioon läikiva torusüsteemina lae all, nii et iga valgusti näeb seda.
Ja igal ruumil on oma heli. Klaasseinad peegeldasid heli sinna, kust ta tuli. Tühi tsemendiruum kõlab nagu garaažiboks. Üheksakümne inimesega täis saal neelad heli; tühjana kõlav ruum pole pooleli ürituse tunne, vaid akustika.
Otsusta ruum kõige varem. Kõik muu kohaneb; ruum mitte.
Mis tähendab "kohal on tehnika"?
Venue lubab: meil on heli ja valgus. See võib tähendada mikrofoni ja kaht prožektorit. See võib tähendada üht laes kinni kruvitud kõlarit, mida ei saa keerata. "Kohal on projektor" ei ütle sulle, kas ekraan on kolm meetrit või kümme, kas see on taga valgustatud LED-sein või valge kangas, millele langeb laevalgus, kui keegi ukse avab.
Küsi alati täpselt: kui suurt ekraani saab sinna riputada, kust vool tuleb, kui palju kilovatte ja kust lähim punkt on, kas lagi kannab raskust. Kui vastus on ebamäärane, eelda, et kohapeal pole midagi. Siis pole üllatust.
Lavastatud sündmus töötab vastupidises järjekorras
Tavalises firmaüritusel tekkib programm loomulikus järjekorras: inimesed saabuvad, süüakse, keegi räägib, bänd mängib. Aastapäeval on sisu ette kirjutatud: juhatuse sõnavõtt, videokroonika, tänukõned, ettevõtte ajaloo esitlus suurel ekraanil. See kõik peab välja nägema nagu plaanitud.
Seega töötab planeerimise järjekord vastupidi. Alusta sellest, mis peab ekraanil olema. Kui suur on presentatsioon, mis formaadis, kellel on fail, kas seal on heli. Kui pikk on film. Kes räägib mikrofoniga, kes liigub laval, kas inimesed loevad paberilt või ekraanilt.
Alles siis tead, kui suur peab ekraan olema, millal algab heli-test, kui kaua võtab püsti panna lava, millelt seda kõike teha.
Ühe firma sees või läbi vahendaja
On kaks moodi, kuidas üritusagentuur töötab. Esimene: agentuur võtab tellimuse vastu, kirjutab tehnilise kirjelduse, saadab selle kolmele alltöövõtjale, kellega pole kunagi koos tööd teinud, liidab hinnad, lisab oma protsendi. Ürituse õhtul saabub heli ühest bussist, valgus teisest, lava kolmandast, ja keegi pole kordagi näinud ruumi.
Teine: sama meeskond, kes hindab, paigaldab ka. Inimesed, kes toovad kaablid, teavad, kus ventilatsioon on. Kes ripuvad valguse, teavad, kui suure ekraani lagi kannab. Kes teevad heli-testi, näevad kogu ruumi tühja. Kui miski ei tööta, on saalis inimene, kes ehitas selle üles.
Kui küsid pakkumist, küsi ka: kes teie inimestest on kohapeal.
Ajakava, mis arvestab tööd, mitte ainult külalisi
Ürituse ajakava peab kajastama kahte paralleelset liini: mida näevad külalised ja mida teeb tehnika.
Külalised saabuvad kell kuus, aga rigg peab olema püsti kell viis — sest viimased kakskümmend minutit kuluvad helitestile ja valguse fookusele. Kui präsendis on video, peab keegi olema juba kohal kell kolm, et ühendada sülearvuti, testida signaal, vaadata läbi resolutsioon.
Esimene kõne algab kell pool seitse. See tähendab, et kell veerand seitse seisavad mikrofon, ekraan ja valgustus täpselt seal, kus peavad. Selleks peab keegi saali minema hommikul.
Ära planeerib külaliste graafikut ja eelda, et tehnika ilmub. Küsi, millal algab rigg, kui kaua see võtab, ja millal saab ruumi uuesti kasutada.
Otsus, mis sul nüüd seisab
Kui ruum on teada, külaliste arv teada ja sisu enam-vähem kirjas, otsusta järgmine: kas teed ise või lased teha.
Ise tähendab: sa helistad heli rendile, siis valguse rendile, siis lava rendile, kokku neli numbrit, kõik erinevad inimesed, ja ürituse päeval ilmuvad nad esimest korda saali. Keegi pole näinud plaani enne.
Lasta teha tähendab: üks kõne, üks hinnapakkumine, üks meeskond, kes on varem koos töötanud. See juhend on kirjutanud After 5 Eventsi meeskond — inimesed, kes hommikul saabuvad kaubikuga, leiavad voolu üles, riputavad valguse ja on ikka kohal kell kaks öösel, kui viimane kast tagasi läheb.
Enne kui kellelegi helistad: otsusta, millal peab ekraan valmis olema, kus seisab lava ja kus istuvad inimesed, kes peavad ekraani nägema. Kõik muu on paindlik; need kolm mitte.