After 5 EventsRuum ei ole taust — see dikteerib kõik muu
Ruumi valikuga otsustatakse ära kolm asja korraga: kas kaugosalejad näevad ja kuulevad midagi, kas heli töötab ilma kajata ja kui palju aega läheb kõige ülesseadmiseks. Kui ruum on broneeritud, saab neid asju parandada, aga mitte ümber teha.
Küsi omanikult otse: kust tuleb vool, kui kõrge on lagi, kas aknad pimenevad, kust saab last sisse tuua. Küsi, mida nad nimetavad helisüsteemiks — kui vastus on laesüsteem või Bluetooth-kõlar, siis see ei kanna esitlust ega bändi. Küsi, kas internetiühendus kannab videoühendust viiekümne inimesega samaaegselt. Proovi seda kohapeal. Ära usu lubadust, et "töötab".
Klaasseintega konverentsisaal on ilus ja viskab heli otse tagasi. Madala lagega kelder neelab heli ära ja võimendus ei aita. Vana hoone võib olla stiilne, aga kui lifti pole ja lavakastid kaaluvad sada kilo tükk, läheb kokkupanek kolm tundi kauem.
Kaugosalus ei ole lisateenindus — see on pool üritust
Kui pool meeskonnast on kodus või välismaal, siis nende ekraan on üritus. Nad ei näe ruumi, ei tunne meeleolu ega kuule nalja, mis tehti mikrofoni kõrval. Nad näevad head või halba pilti ja kuulevad head või halba heli.
See tähendab: valgustus peab olema kaamerapoolne, mitte ainult saali poolne. Mikrofon peab olema igal kõnelejal, mitte laual. Ekraan peab olema piisavalt suur, et inimesed näeksid seda ilma pingutuseta, ja piisavalt ere, et see ei kao ära päevavalguses.
Tavalise ruumi tavasüsteem seda ei anna. Videosild ei ole tehniline küsimus — see on ürituse kandekonstruktsioon, ja kui ta ei tööta, siis pool publikust lahkub vaikselt koosolekust.
Korraldus: keegi peab vastutama selle eest kohapeal. Mitte üritusfirma, kes saadab videopildi edasi kellelegi teisele, vaid inimene, kes ise ehitab, testib ja jookseb mikrofoni järele, kui midagi ei kõla.
Tehnika paistab just siis, kui ta ei tööta
IT-publiku jaoks on heli standardosa tööst. Halvasti seadistatud mikrofon, kaja, moonutus — kõik see märgatakse kiiresti ja peetakse meelde kaua.
Osa ruume müüb end "tehnikaga kaetuna". Küsi täpselt, mida see tähendab. Laekõlarid sobivad taustmuusika jaoks, aga mitte esitluse ega bändi jaoks. Üks juhtmevaba mikrofon ei jätka, kui laval on kaks kõnelejat järjest. Projektori eraldusvõime võib olla piisav slaidile, aga mitte veebilehele või demosse.
Ehita üles varuplaanid kolmele asjale: heli, video ja internet. Kui üks neist kukub, peab õhtu jätkuma. See ei tähenda topeltsüsteemi — see tähendab, et keegi teab enne, kuidas edasi liikuda.
Programmi pikkus on osavõtukuse küsimus
Noored rahvusvahelised meeskonnad taluvad pikka istumist halvasti. Kõned, mida keegi ei kuula, on halvemad kui kõned, mida üldse ei peeta. Kui programm on pikk, siis inimesed tulevad hilja või lahkuvad varem — eelkõige need, kes liituvad ekraani taga.
Programmi ülesehitus, mis toimib: lühike ametlik osa, selge üleminek vabasse suhtlemisse, DJ või bänd alles siis, kui ametlik lõpeb. Mitte korraga, vaid järjestikku.
Õhtusöök töötab, kui see ei ole protokolliga. Seisulaud ja mittekohustuslik istumine töötavad paremini kui kolm käiku laudade kaupa. Õhtu tohib kesta kaua, aga kohustuslik osa mitte.
DJ või bänd — mõlemad on võimalikud, aga mitte samal põhjusel
Bänd on esitus ja nõuab tähelepanu. DJ on taust ja võimaldab vestlust. Mõlemad töötavad, aga eri aegadel õhtul ja erinevate meeskondade jaoks.
Kui üritus on suur ja eelarve lubab, siis DJ töötab õhtu esimeses pooles ja bänd võtab üle hiljem, kui inimesed on juba kohapeal ja valmis kuulama. Kui eelarve on kitsam, siis DJ kannab terve õhtu ja maksab vähem.
Oluline: muusika ei ole dekoratsioon. See seab ruumi valjuse, määrab, kas inimesed saavad rääkida või peavad kuulama, ja kui repertuaar on vale, siis publik ei jää.
Mida otsustad enne kõne esimest firmat
Esiteks: kuupäev ja ligikaudne eelarve. Ilma nendeta ei saa keegi öelda, kas nad on vabad ega seda, kas soovitud formaat on üldse võimalik.
Teiseks: ruum või vähemalt ruumi tüüp. Kui tead, kas tegemist on konverentsikeskuse, vana tehase või õuealaga, saab ehitust planeerida. Kui ruumi veel pole, siis kirjelda, mida sa otsin — pindala, asukoht, mis peab olema kaasas.
Kolmandaks: kas ja kui suur osa meeskonnast liitub videosilla kaudu. See ei ole detail — see on ürituse arhitektuur.
Neljandaks: mida inimesed peavad nägema ja kuulma. Kas keegi esitab slaide, kas on demosid, kas keegi esineb lavalt. Iga nendest nõuab erinevat ülesehitust.
Kui need neli asja on selged, saab koostada realistliku plaani. Kui neid ei ole, siis iga järgnev otsus on oletusele rajatud, ja oletused lähevad üritustel alati paari nädala pärast katki.
Kellega sa räägid, on sama oluline kui see, mida ta pakub
Osa firmasid on vahendajad: nad planeerivad ürrituse ja edastavad tellimuse alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi koos näinud. Iga rida lisab marginaali ja iga vahendus lisab kohta, kus teave kaob.
Teine mudel on see, kus samad inimesed hindavad, ehitavad ja jooksevad õhtut. Kui midagi läheb valesti, ei helista keegi kellelegi — see inimene on juba kohal. Sel juhul ei ole After 5 Events vahendaja, vaid meeskond, kes selle kirjutab.
Otsus, mis sul nüüd seisab: kas korraldad ise või usaldad selle kellelegi. Kui korraldad ise, siis ülalolev järjestus aitab. Kui usaldad, siis selgita välja, kelle oma inimesed kohale tulevad, ja küsi, kuidas käitutakse, kui miski õhtul katki läheb.
Enne kõnet küsi veel ühte: kas pakutav lahendus on varem selles ruumis testitud või tuleb see esmakordselt. Vastus ütleb sulle, kas õhtul on eksperimendid või mitte.