After 5 EventsAlusta toast, mitte kuupäevast
Tavaliselt küsitakse kõigepealt: millal. Aga jaemüüja puhul on kuupäev juba paika pandud — detsember on välistatud, laupäev samuti, ja bussid peavad jõudma tagasi enne südaööd. See tähendab, et päev on teada ja ruumi valik kitsas.
Otsusta saal selle järgi, mis seal juhtuma peab. Kui kavas on tervitus, tulemuste tutvustus ja aasta parim müüja, siis vajad lava, ekraani, mida näha tagumisest reast, ja heli, mis kannab üle kogu pinna. Paljud konverentsikeskused pakuvad ruumi ja 'tehnilist tuge', aga tihti tähendab see laemikrofoni ja projektsiooniseina, mis on loetav esimesele poolele saalist. Küsi alati: kui lai on ruum, kus on kõlarid ja kas lagi kannab trussitõstet. Laiemas ruumis on heli probleem suurem kui kitsamas.
Tehnika, mis peab olema, mitte see, mis kaasas on
Kui saal väidab, et tehnika on olemas, siis sinu küsimus on: millise sündmuse jaoks. Nende kõlarid võivad töötada konverentsile, kus räägitakse mikrofoni, aga mitte õhtule, kus on muusika ja sada inimest korraga ruumis. Küsi täpselt:
- Mitu kõlarit ja kus nad asuvad?
- Kas mikser on saalis või tehnilises ruumis seina taga?
- Kas lava on juba ehitatud või tuleb see tuua?
- Milline on ligipääs — kas uksest saab läbi kahe meetri kõrguse elemendiga?
Tegelik vahe kahe firmaviisi vahel ilmneb siin. Üks variant: planeerija võtab tellimuse vastu, saadab selle kolmele alltöövõtjale — heli ühelt, valgus teiselt, lava kolmandalt — ja loodab, et kõik jõuavad kohale. Teine variant: sama firma inimesed, kes hinnastavad, ehitavad ka üles ja on saalis, kui midagi läheb valesti. Sul pole aega koordineerida kolme eraldi firmat.
Ajakava, mida saad kinni pidada
Jaekaubanduse üritusel pole paindlikkust. Inimesed tulevad bussidega pärast töö lõppu, see tähendab saabumist kella kuue ja seitsme vahel. Ürituse algus on pool kaheksa. Bussid lahkuvad üksteist, viimane pool kaksteist.
See jätab neli tundi, millest esimene pool kulub saabumisele, registreerimisele ja sellele, et inimesed leiavad laua. Ametlik osa võib kesta pool tundi, maksimaalselt tund. Ülejäänu on õhtu: muusika, lauad, baar. Pane paika, mis järjekorras asjad juhtuvad, ja räägi seda läbi kõigiga, kes peavad midagi tegema — kellel on kõne, kes annab auhindu, millal tuleb toit.
Tehniliselt tähendab see: helitehnik peab olema saalis enne, kui esimene sõnavõtt algab. Õhtuks läheb muusika peale, aga esimese tunni heli on kõneheli, ja kui see ei toimi, siis kogu üritus on katki.
Pilt ja heli suures ruumis
Kui kavas on slaidid — tulemused, pildid parimast müügikuust, uue hooaja tooted — siis ekraan peab olema piisavalt suur, et tagumises reas istuja näeb teksti. Enamik saale pakub projektsiooniseina, mis on paras kümne inimese koosolekule. Sinu jaoks on see liiga väike.
Küsi ekraani suurust meetrites, mitte 'kas projektor on olemas'. Küsi, kas ekraan on lava taga või kõrval, sest kui keegi seisab mikrofoni ees, siis pool saalist ei näe kumbagi. Heli puhul on sama lugu: kõlar peab olema seal, kus inimesed on, mitte seal, kus seda oli mugav paigaldada.
Kui ruum on piklik — lauad ridadena —, siis vajad kõlareid kahest küljest. Kui ruum on lai ja inimesed istuvad laiali, siis vajad neid mitmest punktist. See pole luksus, see on geomeetria.
Mis juhtub enne, kui uksed avanevad
Suurim viga, mida büroojuht teeb, on eeldada, et tehnika paigaldatakse tunni jooksul. Lava ehitamine, valgustõstukite paigaldamine, kaablite vedamine, kõlarite seadistamine ja helitesti tegemine võtab tunde. Mitte tundi — mitut tundi.
See tähendab, et osa firmast saabub hommikul. Tihti kella seitsmeks. Nad vajavad ligipääsu, elektrit ja aega. Kui saal on samal päeval broneeritud alates kuuest õhtul ja enne seda seal on keegi teine, siis sul pole aega ülesehituseks.
Küsi saali käest: millal saab sisse? Kes avab ukse? Kus on peakaitse ja kas seda on vaja? Kus on lähim parkla kaubikule? Need on küsimused, mida logistik oskab küsida, ja need on olulisemad kui mis tahes lehe peal olev teenuste loetelu.
Toit ja jook on sinu osa, tehnika on meie oma
Jaga ülesanded selgelt. Sina tead, kui palju inimesi tuleb, mis kell nad söövad ja kas keegi on taimetoitlane. Sina tead, kas tahad istuvat õhtusööki või seisvat vastuvõttu. Sina tead, kas baar on tasuline või firma kulul.
Tehnika pool pole sinu valdkond, ja see pole häbiasi. Sina ei pea teadma, mitu vatti läheb vaja või mis pikkusega kaabel jõuab lavast mikserpuldini. Aga pead teadma, mida küsida: kas mikrofon on kaabliga või traadita, kas ekraan on loetav ka päevavalguses, kas lava on piisavalt kõrge, et kõik näevad, kes seal seisab.
Kaks tüüpi partnerit erinevad siin täpselt. Ühed edastavad su kirja kolmandale osapoolele ja lisavad igale reale oma protsendi. Teised ehitavad ise üles ja on saalis, kui midagi vajab muutmist. Esimene variant on odavam paberil. Teine on odavam südaööl, kui miski ei tööta.
Otsus, mis sul nüüd seisab
Sul on kaks teed. Esimene: võta iga osa eraldi — ruum ühelt, heli teiselt, valgus kolmandalt, lava neljandalt — ja loodan, et nad kõik ilmuvad samal hommikul ja räägivad omavahel läbi. Teine: üks firma, kes teeb kõik ja kelle inimesed on seal algusest lõpuni.
Enne kui helistad, pane paika:
- Mitu inimest tuleb ja mis kell nad saabuvad?
- Kas kavas on kõned, esitlus, autasustamine — ja kui kaua see kestab?
- Milline on ruum: pindala, laius, lagede kõrgus, ligipääs?
- Millal saab tehnika sisse tuua ja kui kaua on ülesehituseks aega?
See guide kirjutas After 5 Events — sama meeskond, kes saabub hommikul kaubikuga ja on veel saalis, kui viimane kast läheb tagasi peale.