Firmaürituste korraldamine — büroojuhi juhend logistikaettevõttes

Ruum enne programmi

Esimene otsus pole tegevus ega kuupäev, vaid koht. Laos mahub sada inimest, aga kui lähim pistikupunkt on kolmkümmend meetrit eemal ja lagi on kuus meetrit kõrgel, siis iga tehnilise lahenduse hind kahekordistub. Restoran vanalinnas näeb parem välja piltidel kui parklakaarti vaadates.

Logistikaettevõttes töötavad inimesed, kes sõidavad tööle autoga, lõpetavad vahetuse kümme minutit enne järgmise algust ja ei ela Tallinnas kesklinna pool. Parim ruum ei ole see, kus on ilus vaade, vaid see, kus on parkimine, kus saab vara tulla ja hilja lahkuda ning kus pole vaja selgitada, kuidas kohale jõuda.

Kui koht pole veel kindel: küsi ruumi kõrgust, pistikupunktide arvu ja asukohta ning kas lavale saab sõita otse uksest või tuleb tõsta. Küsi transpordi kohta. Mitte ühistranspordi, vaid seda, kas õhtul kell üksteist saab keegi koju.

Tehnika, mida ei märgata

Saali enda helisüsteem tähendab tavaliselt laekabiini kõlarit ja kaugjuhtimispulti, millega saab valida raadiojaama. See töötab taustaks, kui inimesed söövad. See ei tööta, kui keegi peab ütlema kolmkümmend sekundit midagi olulist.

Heli- ja valgustehnika pole kaunistus. See on põhjus, miks kõik kuulevad korraga ja miks keegi ei pea küsima, kus juhataja seisab. Aga see tuleb kohale autoga, mahub uksest sisse ainult siis, kui mõõdud on ette küsitud, ja vajab aega paigaldamiseks — mitte kümme minutit enne külaliste saabumist, vaid neli tundi.

Kui tellisite ettevõttelt, kes edastab kõik alltöövõtjatele ja teenib igalt realt, siis tehniline meeskond näeb tellimuskirja, aga mitte ruumi ega programmi ega inimest, kes selle koostas. Kui tellisite ettevõttelt, kelle oma inimesed hindavad, ehitavad ja jooksutavad õhtut, siis nemad on seal ka hommikul kell seitse.

Programmi pikkus ja tähelepanu

Kaks tundi istumist ja kuulamist on liiga pikk. Pool tundi on liiga lühike, et keegi jõuaks kohale. Programm, mis alustab söögi, kõne ja kingitusega ning jätkub siis, kui inimesed on juba vestlema hakanud, kaotab kõik kolm.

Programmi ülesehitus pole kunst, see on järjekord. Inimesed saabuvad, nad söövad midagi, keegi ütleb paar lauset, siis on muusika või tegevus, siis jälle ruum vabaks rääkimiseks. Kui kõne tuleb õhtu lõpus, siis kolmandik saalist on juba lahkunud või on läinud õue.

Otsusta, mis on kohustuslik ja mis on taust. Juhatus räägib — see on kohustuslik. DJ mängib — see on taust. Ära pane neid samasse faasi. Ja kui broneerisid muusiku või bändi, siis nad vajavad kohta lavaks, juhtmeid ja aega, mil saalis ei ole kedagi. See tähendab ajakava, kus on tühimik enne ukse avanemist.

Toitlustus ja aeg

Logistikaettevõttes lõpeb vahetuse aeg juba enne, kui üritus algab. Kui kutse ütleb pool seitse, aga keegi ei söö enne kaheksat, siis pool publikust lahkub enne programmi või hakkab küsima, kas toitu tuleb üldse.

Buffet-laud töötab, kui inimesed tulevad erineval ajal ja pole vajadust, et kõik istuksid korraga. Serveeritud õhtusöök töötab, kui istumiskohtade arv klapib päriselt külaliste arvuga ja teenindus algab kohe, mitte pool tundi hiljem.

Külalisi, kes sõidavad ise, ei saa panna valima alkoholi ja koju sõitmise vahel. Parem on planeerida transport ühiselt või teha üritus päeval.

Mis läheb valesti

Kõige sagedamini läheb valesti see, mida keegi ei küsinud. Tehnika jõuab kohale, aga ruumis pole kolmfaasvõrku. Lava tellimine läks ära, aga keegi ei mõõtnud ust, millest see peaks sisenema. Muusika on kokku lepitud, aga mitte tehnilist nõudeid, ning bänd seisab saalis ilma helivõimendita.

Teine on ajakava: programm, kus kõik algab korraga ja kestab kaks ja pool tundi, ilma et keegi saaks laudadest tõusta või rääkida kellegagi, keda ta aastas üks kord näeb.

Kolmas on transport. Ürituse paik on vahva, aga keegi ei mõtle sellele, kuidas sada inimest koju pääsevad kell kaksteist öösel, kui bussiliiklus on läbi ja taksode järjekord on pikk.

Mis tuleb otsustada enne helistamist

Ruum. Kui seda pole, pole mõtet kellegagi rääkida. Kui on kaks varianti, siis kirjelda mõlemat: pindala, lae kõrgus, kust võim tuleb, kus parkida.

Külaliste arv ja tüüp. Mitte ligikaudne number, vaid tegelik. Sada inimest, kellest viiskümmend on laos ja neljakümme terminalides ja kümme kontoris, on oluline teave, sest see kirjeldab, kes saabub vara ja kes hilja.

Mida nad peavad kuulma ja nägema. Kõne ja slaidid — siis on vaja projekteerimist ja mikrofoni. DJ ja tantsu — siis on vaja heli, mille peale saab liikuda. Bänd — siis on vaja lava ja kontrolli, mis tavaliselt tähendab eraldi helimeest.

Millal ja kui kaua. Mitte ainult ukse avamise kellaaeg, vaid see, millal tehnika tohib sisse tulla, millal kõik peab valmis olema ja millal viimane inimene lahkub.

See on informatsioon, millest algab pakkumine, mis ei ole lihtsalt number lehel, vaid kirjeldus sellest, kes tuleb, mida teeb ja mis jääb sinu hooleks.

Kes siia kirjutas

See tekst on kirjutanud After 5 Events — inimesed, kes ehitavad ruumi, riputavad valgustid, viivad kaablid sisse ja lõpetavad siis, kui viimane kast on tagasi autol. Mitte turundus, vaid need, kes teevad seda tööd.

Otsus, mille ees sa nüüd seisad: kas korraldad ise ja tellid osade kaupa, või räägid kellegagi, kes näeb kogu õhtut korraga. Ja kui räägid, siis enne seda otsusta ruum, külaliste arv, kellaaeg ja see, mida nad peavad kuulma.