After 5 EventsAasta aeg otsustab ruumi
Detsembriüritus tootmisettevõttes tähendab saali, kus töötavad radiaatorid ja kuhu mahub kolmsada inimest korraga. Juuniüritus tähendab sageli telki õues, sest tootmishoone ise on liiga kuum või liiga kitsas või töötab täisvõimsusel. Kui üritus on mais või septembris, on mõlemad võimalikud, aga otsus tuleb teha varakult — telgifirmad saavad broneeringuks kolm nädalat, saali ettevalmistuseks vajate ligipääsu vähemalt päev enne.
Telk pole tühi plats. Telk on ruum, mis tuleb ehitada nullist: lagi, sein, põrand, vool, valgus, küte või jahutus, laudade ja toolide vedu. Kui üritus on novembris, tuleb arvestada küttekehadega, mis vajavad aega ruumi soojendamiseks. Kui üritus on juulis, on kõige suurem oht päike, mis lööb läbi valgete seinte ja muudab telgi kella neljaks talumatus.
Vahetused
Kui tehas töötab kolmes vahetuses ja üritus on reedel õhtul, siis kolmandik kollektiivist jääb tööle. Sellele on kolm lahendust: teine üritus samal nädalal, ürituse korraldamine laupäeval, kui tootmisliin seisab, või otsus, et käesolev üritus on ainult ühele vahetusele. Viimane tähendab, et see tuleb öelda valjult ja varakult — ootus, et kõik on kutsutud, tekib niikuinii.
Kui otsustate kahe ürituse kasuks, siis need ei pea olema identsed, aga peavad olema võrdväärsed. Sama ruum, sama toitlustus, sama eelarve pea kohta. Muusika võib erineda — DJ ühel õhtul ja bänd teisel — aga erinevus ei tohi tunduda nagu eelistus.
Ruum, mida pole ürituseks ehitatud
Tootmisettevõtte söökla või koosolekuruum on projekteeritud söömiseks ja töötamiseks, mitte kahesajale inimesele korraga muusika kuulamiseks. Selle tagajärg on lihtne: kõik, mida vajate, peate tassima sisse.
Alustage elektrist. Sööklas on pistikupesasid seinte ääres, aga need on kodumajapidamispistikud, mis kannavad kümme amprit. Helisüsteem, valgustus ja köögitehnika kokku vajavad jõuvoolu ja eraldi liini. Kui hoone elektrilahendus seda ei toeta, tuleb generaator, mis vajab kohta maja seest eemal ja kellaaega, millal see võib käivituda.
Seejärel valgus. Tehase valgustus on projekteeritud nii, et liini ääres näeb numbrit plaadil — see tähendab ühtlast ülevalgust, millega üritust ei tee. Valgustus tähendab ribasid, mida rippuda, voolu, mida tõmmata, ja tumendamist, mida lagi võib-olla ei luba. Kui ruumis on katuseklaasid, ei muutu teie lava kunagi pimedaks enne üheksat.
Heli on raskem. Betoonpõrand, metalllagi ja klaaspinnad söövad kõne selguse ära esimese kolme meetri jooksul, ja kui saalis on kakskümmend laua vahel kolmsada inimest, kes räägivad, siis mikrofon ei aita. Heli nõuab kõlareid mitmes punktis, mitte ühte kasti nurgale, ja isegi siis jääb kõne kuuldavus küsimuseks.
Lava
Lava pole mööbliese, mida saab laost kohale tuua tunni jooksul. Lava on konstruktsioon, mis peab kandma viis inimest koos võimendite ja trummidega, olema tasane ja kindel ja mahutama kaablid enda alla. Tavaline moodul on üks ruutmeeter, kaheksa kõrge; lava kahekümnele inimesele koori jaoks koosneb kahekümne viiest moodulist, kaalub kokku pool tonni ja vajab kuut tundi ülesehituseks.
Kui teie ettevõte kavandab esinemisi, ametlikke tervitusi või auhinnu jagamist, vajate lava. Kui üritus on ainult söömine ja muusika, ei vaja — bänd või DJ mahub tasasele põrandale.
Katering segatud kollektiivile
Pooled teie inimestest ootavad praadi, pooled sooja toitu, mõned ei söö sealiha. Selle lahendus pole mitmekümne variandi menüü, vaid lihtne püsimenüü, kust saab valida ja mis on öeldud ette ära. Toitlustaja, kes ütleb, et teeb kõigile kõike, lõpetab sellega, et jagab nelikümmend erinevat toitu kahe tunni jooksul ja mitte keegi ei söö soojalt.
Alustage sellest, mis peab olema, mitte sellest, mis võiks. Sooja toit on kohustuslik — salat ja võileivad ei asenda lõunat, kui inimene on olnud vahetuses kaheksa tundi. Alkoholivaba jook peab olema sama nähtav kui õlu — kolm liiki õlut ja üks virge pakis nurgal pole võrdne. Kui osa kollektiivi on muslimid, ärge pange sealiha üheksasse varianti kümnest.
Kaks liiki agentuuri
Ühte liiki agentuur planeerib, kirjutab pakkumise, edastab selle alltöövõtjatele, keda pole kunagi varem koos nähtud, ja võtab igalt realt. Üritus on detailide järjend, mitte üks lahendus. Kui päeval midagi läheb valesti, helistate numbril, mis ütleb, et proovib kellelegi edasi helistada.
Teist liiki agentuur hinnostab ise, ehitab ise, esineb oma bändiga või oma DJ-ga ja on saalis esimesest viimase kassini. Üritus on terviklik stsenaarium, kus detailid sobivad, sest ühed inimesed nägid seda läbi. Kui miski läheb valesti, on inimene, kes otsustab, saalis juba olemas.
Need ei maksa sama palju, aga vahe pole seal, kus arvatakse. Esimene lisab igale reale marginaali; teine teeb kulud läbipaistvaks, aga küsib selle eest, et hoiab inimesed ja tehnika oma majas. Vahe on selles, kas üritus on kümne lepingu summa või üks leping.
After 5 Events on oma kollektiiviga ettevõte: sama rahvas hinnostab, ehitab, paigaldab heli ja valguse, seisab saalis ja paneb kolmandal hommikutunnil viimase kasti peale.
Mida otsustada enne helistamist
Kuupäev ja esialgne külaliste arv — orienteeruv piisab, aga ilma selleta ei saa keegi ruumi hinnata. Ruum, kui see on juba teada, või võimalused, kui pole. Kas tootmine seisab või peab üritusi olema kaks. Kas soovite bändi, DJ-d või mõlemat. Eelarve — orienteeruv summa pea kohta või kogusumma, millega töötada.
Kõik muu on läbi rääkida saab. Aga need numbrid on vundament, ja ilma nendeta on iga pakkumine pakkumine millegi kohta, mida pole veel olemas.