After 5 EventsKui kaua läheb aega ja millal algab tegelik töö
Hea planeerimise aeg on kolm kuni neli kuud enne üritust. See ei ole tehniline nõue — heli ja valgustuse saab üles panna päevaga — vaid halduslik. Avalikus sektoris peab iga kulu olema põhjendatud ja igal teenusepakkujal peab olema võimalik näidata, mida täpselt ostetakse. Kui eelarve ületab hankeseaduse künnise, käivitub riigihanke menetlus ja ajakava muutub riigiasutuse ajakavas, mitte teie omas.
Kui toode tuleb välja konkreetsel kuupäeval — lanseering on seotud lepinguga, hooajaga või meediakampaaniaga — siis seda kuupäeva ei saa nihutada selle nimel, et ruum oleks vaba. Otsige esmalt ruum, mis mahutab, ja siis küsige sinna tehnikat.
Mis peab olema selge enne, kui hakkate ruumi otsima
Toote esitlus pole siseüritus. Teid vaatavad kliendid, partnerid, ajakirjanikud — inimesed, kellele jääb meelde see, mis ei tööta. Seetõttu on ürituse südames kaks asja: esitlus ise, mis peab toimuma täpselt planeeritud ajal, ja toode, mida peab olema näha nii laval kui ekraanil kui fotodel.
Otsustage alguses kolm asja. Esiteks: mitu inimest tuleb. See määrab ruumi suuruse ja laudade arvu, aga ka selle, kas peate broneerima saali, mida saab jagada, või terve korruse. Teiseks: kas esitlus on üks ettekanne või kaks keelt. Kui asutuses töötavad eesti- ja venekeelsed ametnikud, on sündmus sageli kahekeelne, ja see tähendab kahte ekraani või kaht slaidipaketti, mida peab vahetama ilma pausita. Kolmandaks: kas te salvestate või otseülekandega. Livestream ja hilisem video tähendavad, et heli peab olema puhas ja valgustus peab töötama kaameraga, mitte ainult inimsilmaga.
Hankemenetlus ja see, mida pakkujad peavad näitama
Kui ürituse eelarve jääb alla hankekünnise, saate valida pakkuja lihtsama menetlusega: küsite kolm pakkumist, võrdlete ja põhjendate valiku. Kui eelarve ületab künnise, peate läbi viima riigihanke, ja see tähendab tähtaegu, mida ei saa lühendada.
Sõltumata menetlusest peab pakkuja suutma näidata, mida te ostate. Hea pakkumus on reakaupa: heli, valgustus, ekraanid, korraldaja tööaeg, montaaž ja demonaaž eraldi. See võimaldab teil selgitada, miks see lava maksab nii palju, ja hiljem hinnata, kas mingi osa oleks saanud odavam olla.
On kaks liiki teenusepakkujaid. Üks planeerib, edastab teie tellimuse alltöövõtjatele, keda ta pole kunagi kõrvuti näinud, ja teenib igal real. Teine kasutab oma inimesi — kes hinnastavad, ehitavad, jooksevad heli puldi taga ja viivad hommikul kastid tagasi. Esimesel on laiem valik, teisel on vähem asju, mis lähevad valesti seetõttu, et keegi edastas sõnumit valesti edasi. Küsige pakkumise küsimisel, kes füüsiliselt ruumis on ja kelle palgalehel nad on.
Mis tehniline pool peab tegema ja miks see ei ole dekoratsioon
Toote esitlus elab või sureb tehnilise külje peal. Demol peab töötama Interneti ühendus, ekraan peab olema piisavalt suur, et toodet oleks tagumisest reast näha, ja valgustus peab olema üles ehitatud nii, et toode ei ole vastu valgust ega varju sees. Kui ruumis on suurte akendega sein, peab esitlus olema ajastatud päevavalgusse või peate aknaid kinni saama.
Fotograaf ja videograaf vajavad valgustust, mis töötab kaameraga. Inimsilm kompenseerib varju; kaamera ei kompenseeri. Kui pildistaja ei tea enne, kuhu valgustus pannakse, lähevad fotod üleni või alleni.
Heli peab olema puhas ka salvestuses. Saali heli võib olla hea, aga mikrofon peab minema otse mikserpulti, mitte õhu kaudu, muidu salvestub kõlamine ja toolide kriuksatus. See on lihtne, kui heliinsener teab ette, et video tuleb.
Alkohol, toit ja see, millest ajakirjanik kirjutab
Avalikus sektoris on alkohol minimaalne või puudub täielikult. Kui seda üldse on, siis klaas vahuveini vastuvõtul, mitte laud täis pudeleid. Toit on sageli kerge: suupisted, kohv, võib-olla bufee. Mitte õhtusöök laudade taga, vaid söögikoht, kus saab rääkida.
Kui kutsute ajakirjanikud, siis ükskõik kui tagasihoidlik üritus on, võib keegi küsida, mida see maksis. Parim kaitse on see, et teate seda ise ja oskate selgitada, mille eest raha läks. Ekraan ja heli ei ole luksus; need on esitluse tööriistad. Fotograaf ei ole lisateenus; te vajate pilte järgmiseks kommunikatsiooniks. Ruumide rentimine ja tehnika transport on eraldi read, mida ei saa koos segada.
Kuidas programm koosneb ja kellele jääb kontroll
Toote esitluse programmi kontrollib turundus või kommunikatsioon, aga seda peab kinnitama juht, kelle nimi läheb allkirja alla. Programm on tavaliselt range: teretulekusõna, esitlus, demo, küsimused. Mitte meelelahutus, mitte üllatused. Kui esineb keegi väljastpoolt — tehnoloogiapartner, klient, kes toodet juba kasutab — siis nende ajastus peab olema kokku lepitud ja proovitud.
Kui üritus on kahekeelne, peab programm nägema ette, millal keelt vahetatakse ja kas tõlge on samaaegne või järjestikune. Samaaegne tõlge tähendab kõrvaklappe ja tõlkekabiini; järjestikune tõlge tähendab topelt aega.
Kes kirjutab seda
Seda juhendmaterjali kirjutab After 5 Events — inimesed, kes hommikul kell seitse veoautoga kohale jõuavad, leiavad toite, riputavad valgustid üles ja on seal ikka kell kaks öösel, kui viimane kast tagasi läheb. See ei ole müügimaterjal. See on see, mis juhtub tegelikult.
Mida te nüüd otsustate
Otsustage esmalt, kas teil on aega ja tahet seda ise korraldada või kas te vajate kedagi, kes seda teie eest teeb. Kui otsustate tellida, siis enne pakkumiste küsimist selgitage need asjad: mitu inimest, kas kaks keelt, kas videosalvestus, kas riigihanke menetlus. Need neli asja määravad selle, millist pakkumist te üldse saate võrrelda.