After 5 EventsPeaarv on vale number
Enamik eelarvemudeleid läheb inimese pealt. Toit pealt, jook pealt, toolirida pealt. See töötab, kuni keegi küsib, mitu inimest tuleb. Õige vastus on vahemik — viiskümmend kuni seitsekümme viis — aga ruum kinnitatakse ühele arvule ja menüü tellitakse samuti.
See tähendab, et eelarve on täpne ainult juhul, kui kõik kinnitatud tulevad ja keegi kinnitamata ei tule. Firmapeol see ei juhtu. Inimesed haigestuvad, või jäävad tööle, või toovad kaasa kellegi, kellest pole räägitud. Vahemik ei ole ebatäpsus — see on reaalsus, ja turvaline eelarve arvutab selle sisse.
Kohapealne maksimaalne arv ei ole soovitus. See on arv, millest üle ei saa, ja kui plaan eeldab seitset inimest rohkem kui ruum mahutab, siis plaan on vale.
Mis on kaasas ja mis mitte
Iga paik kuulutab, et midagi on hinna sees. Toolid, laudu teatav arv, WiFi, tehniline tugi. Kirjuta üles, mis see täpsemalt tähendab — mitu tooli, millist lauda, kellelt tuleb tehniline tugi ja mis keeles ta räägib.
'Heli ja valgus olemas' tähendab ruumis kinni mikrofoni ja lae all lampi. Ei tähenda, et keegi need paika paneb, et juhtmestik jõuab lavale või et hääl ei peegeldu klaasseinalt tagasi. Maja võib pakkuda tehnikat, aga see ei tähenda, et keegi seda käitab.
Sama toidu poolelt. Õhtusöök kaasas — aga kas see on istuda, buffet või seisvlaud? Kas jook on piiratud või avatud, ja kui kaua? Kas teenindus lõpeb koos programmiga või kestab, kuni viimane külaline läheb?
Need read ei ole pisidetailid. Need on read, kus eelarve kas hoitakse või mitte.
Kus tehnika maksab ja kus mitte
Tehniline pool on odavalaim siis, kui see on paika pandud enne, kui saali valitakse. Õige järjekord on: otsusta, mis õhtul juhtub — kas esineb keegi, kas on ekraan, kas on tantsuks vaja — ja siis otsi ruum, kuhu see mahub.
Tavaliselt tehakse vastupidi. Võetakse ilus koht, kinnitatakse, ja siis selgub, et lagi on liiga madal rippuvalgusele, või võimsus ei jõua või kõlarid ei mahu sinna, kuhu need peavad minema. Siis hakatakse lahendama, ja lahendamine maksab.
Juhul kui produtsent ja tehnikameeskond on sama firma — mitte vahendaja, kes edastab tellimuse kellelegi kolmandale — siis hinnapakkumine näeb ruumi ette. Nad teavad, mis seal töötab ja mis mitte, sest nemad teevad ise ülesseadmise.
Kui pakkuja ei küsi ruumi kohta midagi, siis ta ei tea, mida pakkuda. Hind tuleb pime, ja see hind muutub.
Kuhu raha kaob
Kõige sagedamini kaob raha kolme kohta: transport, toidujäägid ja tund enne.
Transport, kui üritus pole kesklinnas ja osalisi on rohkem kui kaks autotäit. Bussirida lisandub, kui keegi märkab hilja, et kohale pole võimalik muidu saada. Siis hinnatakse ümber, ja tavaliselt pannakse kulud poole peale.
Toidujäägid, sest tellitakse maksimaalsele arvule ja tuleb minimaalne. Restoran teeb kokku, mida toodeti, mitte mida söödi. Paindlik leping näeb ette akna — viimane kinnitus kolm päeva enne, mitte kuu enne.
Ja tund enne seda, kui uksed avanevad. Keegi avastab, et lilled ei mahu lavale, et mikrofon ei jõua kõnetooli või et lauamärgid on vale keeles. Neid asju saab lahendada, aga kiiresti lahendamine maksab.
Turvaline eelarve hoiab selle tunni jaoks rida. Mitte suurte vigade, vaid väikeste jaoks, mis muidu söövad kõik, mis üle jäi.
Programmirida
Programm on rida, kus erinevus rahaliselt on kõige väiksem ja erinevus õhtu poolest kõige suurem. Esinejat vahetada maksab vähe võrreldes saali vahetamisega, aga esinejat valesti valida tähendab, et õhtul ei ole mitte midagi, mis toimiks.
Enamik firmapeosid tellib DJ, sest see on turvaline. DJ on turvaline ainult juhul, kui DJ teab, kellele ta mängib. Tarkvarafirma nelikümmend inimest ja ehitusfirma kahekskümmend inimest vajavad eri õhtuid, ja küsimus ei ole maitse, vaid selle kohta, mis punktis inimesed hakkavad rääkima omavahel ja millal nad tahavad, et keegi räägiks nende eest.
Elav muusika, kui koosseis sobib ruumi ja firma tooni, teeb õhtu äratuntavamaks kui mis tahes muu rida eelarves. Aga see eeldab, et bänd ja tehnikameeskond on teinud koos tööd varem — mitte tutvunud kohapeal.
Mida keegi ette ei näe
Osa asju ei mahuks mitte ühtegi tüüpilist pakkumist, aga need tekivad ikkagi.
Keegi vajab ligipääsu, mida ruumil pole. Parkimine, mis pidi olema tasuta, ei ole. Ilm muutub ja terrassiplaan tuleb sisse tuua, aga sisemaja tuba on kinni kellegi teise broneeringuga.
Dekoratsioon, mida keegi kujutas, ei ole selles linnas rendiks saada. Helitehnik jõuab kohale ja avastab, et etteteatatud võimsus oli vale. Keegi, kes pidi aitama, ei saa tulla, ja keegi teine peab selle töö ära tegema.
Need on väikesed asjad, aga väikesed asjad võtavad aega, ja kui aega napib, siis nad võtavad raha. Eelarves peab olema rida, mis kannab neid, ja selle rea suurus pole protsent kogusummast — see on fikseeritud summa, umbes kümme protsenti sellest, mis tehniline ja programmipool kokku maksavad.
Millal ja kellelt küsida
Küsi hinnapakkumine kolmelt, aga ainult pärast seda, kui oled otsustanud formaadi. Mitte 'firmapidu kaheksakümnele inimesele', vaid 'seisev vastuvõtt terrassil koos lühikese kõnega ja siis DJ, kestus neli tundi, umbes kahekskümmend inimest'.
Küsi, kes täpsemalt teeb töö ära. Kas see on pakkuja oma meeskond või edastatud kolmandale. Küsi, kellelt tuleb heli, kes paigaldab, kes on kohapeal õhtul. Kui vastus on kolm eri firma, siis keegi kannab koordineerimise hinda — tavaliselt sina.
Küsi, mis jääb välja. Hind, mis on liiga madal, jätab millegi välja, ja seda ei ütle esimeses paberis. See selgub hiljem, ja hiljem on hilja.
Otsus, mis nüüd ees seisab, ei ole firma valik. Otsus on formaadi otsus — mis õhtul juhtub ja millises järjekorras — ja alles siis ruum, tehnika, toit. After 5 Events kirjutab selle juhendi, kuna meie meeskond teeb kõik kolm ise: tsiteerib, ehitab, käitab õhtut. Alusta sellest, mis peab juhtuma. Ülejäänu järgneb.