After 5 EventsMis maksab pähe, mis ruutmeetrile
Mõni kulu käib külalise kohta: toit, jook, õhtusöök, transport kui seda pakute, päevakohvik. Need skaleeruvad otse — sada inimest maksab kaks korda rohkem kui viiskümmend.
Teine pool ei liigu peastarvuga: saali üür, helitehnika kõikidele sessioonidele, ekraanid ja projektorid, valgus õhtusele osale, transpordi rent kui viite rahva ühelt kohalt teisele, korraldaja aeg. Need kulud fikseeruvad, kui ruum ja formaat on paigas. Viiekümnele inimesele seadistatud konverentsitehnika ei maksa pool vähem kui sajale — sama mikrofonipark, sama mikserpult, sama inimene konsoolile.
Kui keegi pakub hinda ainult pea kohta, küsige lahti. Muidu näete numbrit, mis näib konkurentsivõimeline, aga ei ütle, mis sinna mahub ja kus läheb täiendav arve.
Ruum enne programmi
Suur viga on kinnitada esineja enne, kui teate, milline ruum teda võtab. Suur saal ilma kaldeta on probleem esimesest reast alates — tagumised read ei näe. Kõrge lagi aitab valgust, aga viskab heli tagasi, ja kui aknad on ühel küljel, siis pooled slaidid kaovad päikesepaistes.
Varajane saalivalik ei seo eelarvet — see VABASTAB selle. Kui tead lae kõrgust, võimsust, sissepääsu laiust ja kust läheb kaabel, siis tehniline pakkumine tuleb täpne. Kui sa ei tea, siis tuleb pakkumine puhvriga ja see puhver on sinu raha.
Registreeru saali esmalt. Programmi saab kohandada, aga viiskümmend inimest ei mahu kolmekümne tooliga ruumi ka siis, kui esineja on juba kinnitatud.
Tehnika on odavaim siis, kui see on esimene otsus
Konverentsitehnika — heli, valgus, ekraanid, salvestus — läheb kalliks siis, kui keegi helistab kaks nädalat enne ja ütleb: "Saal on kinnitatud, mis te teha saate?" Sageli ei saa teha mitte midagi, sest saalis pole piisavalt võimsust, sisse ei mahu standardne rack või lagi ei kanna trussitõste.
Siis hakatakse leidma lahendusi, mis toimivad, aga maksavad kaks korda rohkem: genekas ukse taha, valgustus põrandastatiividelt, ekraan rentida väiksem ja kallim, sest tavaline ei mahu läbi ukse.
Planeerige tehnika paralleelselt saaliga, mitte järjestikku. Hea tehniline partner ütleb, mis ruum võimaldab ja mis mitte, enne kui esimene leping on allkirjastatud. Kui see konsultatsioon toimub pärast saali broneerimist, olete pimesilmi ostnud.
Päevakohvi eelarve
Pausikohv, lõuna, pärastlõunane suupiste — need on read, mida alahinnata. Kolm pausi, neliteist eurot pea kohta korraga, sada inimest — see on neli tuhat, mis tuleb sealt, kus keegi ei arvanud.
Kui saali hind näib odav, kontrollige, mis sinna kuulub. "Kohv kaasa" tähendab sageli termoskannu fuajees, mitte serveeritud pausi. Kui tahate laudu, linikut, kohvikut, mida pakutakse kätte, loetakse see toitlustuseks ja läheb eraldi reale.
Konverentsi päeva struktuur määrab pauside arvu. Viis sessioonitundi vajavad vähemalt kahte pausi, mille vahele mahub lõuna. Ärge planeerige päeva, kus toitu pole.
Õhtune osa pole järelmõte
Konverents lõpeb kell viis ja õhtusöök algab kell seitse. See vahe on kõige kulukam osa päevast, sest inimesed ei kao kuhugi ja keegi peab neid hoidma.
Kui õhtune osa on samas kohas, siis tehnika seisab tühjalt kaks tundi ja saali rent käib edasi. Kui liigutate rahva teise kohta, tulge kahe bussi rent ja aeg, mil keegi ei tea, kus ta on.
Odavaim lahendus on mitte jätta vahet. Lõpeta päevaosa pool kuus, alusta õhtusööki pool seitse, pane vahele registreerimine ja tervitusjook, mis hoiab inimesed ruumis. Tehnikat saab üles ehitada päeva jooksul, kui formaat seda lubab.
Kui õhtune osa peab olema erinev koht, planeeri transport ja ütle inimestele täpselt, mis kell nad peavad olema kus. Pool konverentsi eelarve lõpetamisega seotud segaduste peale on raiskamine.
Mis jääb alati välja
Registreerimine hommikul. Keegi peab ukse taga seisma, nimesid märkima, kukkisid välja jagama. Kui seda pole ette nähtud, algab konverents pool tundi hilinemisega.
Slaidide üleslaadimine. Eeldus, et esineja saadab PDF-i eelmisel õhtul, on vale pool ajast. Keegi peab kohapeal olema kümme minutit enne esimest sessiooni, võtma vastu USB-pulka ja kontrollima, kas slaidid üldse avanevad.
Lõpetamine. Tehnika ei kao ise ära. Kui saal on rentitud kuueni, aga demontaaž võtab kaks tundi, olete üle aja ja see maksab.
Need asjad ei ole kallid, aga nad on päris. Pange need eelarvesse enne, kui keegi hakkab küsima, miks lõpparve on teistsugune.
Kes tegelikult ehitab
On kaht tüüpi firmasid. Esimesed planeerivad, koostavad pakkumise ja edastavad briifingi alltöövõtjatele, kellega nad pole kunagi koos töötanud. Iga rea pealt läheb protsent.
Teised — nagu After 5 Events — kasutavad oma inimesi. Sama meeskond, kes annab hinnapakkumise, sõidab hommikul kohale kaubikuga, riputab valgustid, jooksutab kaablid ja on seal veel kell kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi peale. Keskmine osa on välja jäetud, samuti keskmine osa hinnast.
Kumba sa palkasite, näed siis, kui midagi läheb valesti. Esimesel juhul helistab keegi kellelegi, kes helistab veel kellelegi. Teisel juhul on inimene saalis juba seal.
Mis otsustada enne, kui helistate
Kuupäev, ligikaudne peastarv, kas päevaosa ja õhtune osa on ühes kohas või kahes. Kas vajate salvestust või livestreami. Kas transport on osa teenusest või mitte.
Ülejäänu saab täpsustada, aga need neli muudavad hinda nii palju, et ilma nendeta ei saa keegi vastata.