After 5 EventsMillest koosneb number
Enamik firmasid alustab peast arvust — viiskümmend, sada, kakssada inimest korda mingi summa. See annab raami, aga ei ütle, mida sa selle eest saad. Aastapäev koosneb ruumist, toidust, joogist, tehnikast, programmist ja transpordist. Selles järjekorras need reeglina otsustatakse, aga mitte selles järjekorras neid eelarves kaalutakse.
Ruum on esimene kulurida ja esimene otsus, mis teised lukustab. Pead arvu järgi, aga ruumi hind ei sõltu ainult sellest. Talvine õhtu algab pimedas, suvinegi võib. Kas vaateid on vaja, kas ajalugu on seotud hoonega, kas kliendid teavad, kus see asub. Ruum määrab, kas tehnika tuleb sisse tuua või on maja oma olemas, kas toitu tehakse kohapeal või tarnitakse, kas külalised jõuavad ise kohale või läheb buss vaja.
Mis on hinnas, mis mitte
Ruumipakkumine ütleb "hind sisaldab". Loe läbi. Tavaliselt tähendab see toole, laude, nõusid, vahel ka baasvalgusti üldiseks valguseks. Mida see ei sisalda: projektori kinnitust, heli saalile, valgust lavale, suunatud valgust ekraanile, juhitavat valgust esitluse ajaks, liinivõimsust, mida lava- ja videoequipment vajab, inimest, kes selle kõik üles seab, kontrollib ja õhtul jooksutab.
Aastapäeval räägitakse. Räägitakse palju, räägitakse ettevalmistatud teksti järgi, filmitakse ja pannakse hiljem saiti. See tähendab mikrofoni, kõlarit, pistmikku videopildile, valgust, mis ei jäta kõnelejat varjule ega pimesta teda. Need pole ruumi hind. Need on tehnika hind, ja tehnika hind sõltub ruumist.
Suur ruum nõuab võimsamat heli, kõrgem lagi pikemat riputust, klaasseinad söövad heli ja paiskavad selle tagasi. Vana hoone võib pakkuda ainult neid pistikuid, millest kolm korraga põletavad kaitse läbi. Tehnik teab seda esimesel silmapilgul. Sina saad seda teada siis, kui ruum on juba kinni makstud.
Millises järjekorras otsustada
Odavaim tehnika on see, mis tellitakse enne, kui ruum on valitud. Mitte pärast. Kaks varianti: firma, kes planeerib ja edastab tellimuse edasi alltöövõtjatele, keda ta pole kordagi koos töötamas näinud, või firma, kes oma inimestega hindab, ehitab, esineb ja jooksutab õhtu. Esimene teenib igal real. Teisel on üks hind ja üks meeskond, kes teab, mida on vaja.
Kui küsid pakkumist ruumi kohta ja alles siis tehnika kohta, ei saa tehnik enam ruumi muuta. Ta saab ainult tuua sisse seda, mis kompenseerib seda, mida ruum ei paku. Kui ta näeb plaani enne, saab ta öelda, milline ruum hoiab kulu kontrolli all.
Otsusta arv. Otsusta vorming — kas istutud, kas süüakse, kas on lava. Küsi tehnikult, milline ruum seda vormi kannab ilma, et tuleks sisse vedada poolt trükitäit. Alles siis vali ruum.
Kus raha tavaliselt raiskub
Dekoratsioon. Mitte kogu, vaid see osa, mis ei muuda midagi. Lilled laua keskele — keegi ei vaata neid, kui programm käib. Logo seinal — seda ei näe, kui valgus on vale. Firma värvid õhupallides — see on sünnipäev, mitte aastapäev.
See, mis maksab ja töötab: valgus, mis suunab pilku. Ekraan, mis on piisavalt suur, et viimane rida loeb, mis seal seisab. Heli, mis laseb kõnelejal rääkida normaalhäälega ja ikkagi viimases reas kuulda. Need on asjad, mis jäävad meelde, sest nende puudumisel jääb meelde häbi.
Kus tavaliselt kulutakse liiga vähe
Programm. Aastapäev ilma sisuta on söök koos toolidega. Keegi peab rääkima, aga keegi peab ka tegema nii, et on mõtet kuulata. Film firma ajaloost, slaidiesitlus numbritega, intervjuud asutajatega — need on sisu, aga keegi peab need tegema. Seda rida eelarves sageli ei ole, ja siis tehakse see nädal enne ära siseringis, ja tulemus on see, mida oodatagi.
Proov. Tehniline proov, valguse seadmine, helikontroll, video katsetamine ekraanil. Aastapäev on lavastatud. Lavastatud üritus vajab harjutust. Harjutus läheb maksma, aga pool neist asjadest, mis õhtul valesti lähevad, oleks proovis silma jäänud.
Transport ja logistika
Kui ruum on linnast väljas, läheb buss vaja. Kui üritus lõpeb hiljem kui viimane ühistransport, läheb buss vaja. Kui külaliste hulgas on inimesi, keda firma ei saa lubada ise sõitma, läheb buss vaja. See rida on sageli eelarves alles siis, kui keegi seda kaks nädalat enne küsib.
Toitlustus, kui seda kohale ei toodagi. Osa ruume teeb ise, osa laseb teha partneril, osa ei luba välist toitu üldse. Viimasel juhul on menüü osa ruumi hinnast ja seda ei saa enam liigutada.
Kes kirjutab
See juhend tuleb After 5 Events meeskonnalt — inimestelt, kes saabuvad hommikul seitsme paiku kaubikuga, leiavad voolu, riputavad valguse ja on ikka veel kohal, kui viimane kast kella kahe paiku tagasi läheb. Sama firma all töötavad kaks õdebrändi: after5.ee, kes on bänd, ja dj.after5.ee, kes on DJ-de nimekiri. After 5 Events on tootmise ja komplekteerimise pool.
Mis nüüd otsustada
Kas valid ruumi või valid esituse. Aastapäev on avalik ja ta on lavastatud, seega teine pool eelarvest läheb sellele, mis laseb esitatava näha ja kuulda. Kui valid ruumi, vali selline, kus tehniline pool ei pea seda kompenseerima. Kui valid esituse, leia ruum, mis seda kannab.
Esimene kõne käib numbri, vormingu ja kuupäeva kohta. Alles teine käib ruumi kohta. Vahepeal küsid, milline ruum seda vormi toetab.