After 5 EventsKülalised märkavad kolme asja
Esimene on see, kas kuskil on järjekord. Teine on see, kas programmi algus lükkub edasi, sest keegi veel alles otsib juhet või proovib helitehniku telefoninumbrit kätte saada. Kolmas on see, kas toas on liiga vali või liiga vaikne, ja kas keegi märkab seda piisavalt kiiresti.
Kõik muu — menüü valik, kaunistuse stiil, kutse kujundus — jääb meelde ainult siis, kui need kolm asja toimivad. Kui need ei toimi, meenutatakse õhtut sellest, mis viltu läks.
Mida ise tegemine tegelikult tähendab
Sa valid ruumi, läbid menüü, kokkuleppid tehnikaga, saadad pakkumiskutsed, valid DJ või bändi, teed ajakava, kirjutad programmi, lepid kokku transpordi. Igaüks neist võtab mitu ringi, sest keegi vastab kolme päeva pärast ja pakub teisipäeva, mis sulle ei sobi.
Siis tuleb päev ise. Sina pead olema kohal kell kolm, sest tehnika tuleb varem kui külalised. Pead kontrollima heli, valgust, seda, kas laud on seal, kus lubati, sest kui ei ole, siis sina oled see, kes otsustab, kuhu ta nüüd läheb. Kell seitse tulevad esimesed külalised, ja alates sellest hetkest oled sa peremees ja inimene, kes otsustab, kas programm lükkub edasi, korraga.
Kui midagi läheb valesti — tehnika vajab täiendavat toitepunkti, mida keegi ei maininud, bänd küsib lavajuhi järele, DJ kaabel ei ühti maja süsteemiga — siis sind helistatakse. Ja sa pead vastama kiiresti, sest külalised on saalis.
Seda saab teha. Aga seda ei saa teha poolikult, ja seda ei saa teha nii, et sa samal ajal ka õhtut naudid.
Mis agentuur ära võtab ja mis mitte
Agentuur, kelle oma inimesed ehitavad saali ja veavad õhtut, võtab kogu selle osa enda peale. Sa kirjeldad, mida tahad, ja edasi tegeleb keegi, kes on sama ruumi sada korda varem ehitanud. Tehnika tuleb, ühendatakse, testitakse, ja kui on vaja midagi muuta, tehakse see enne, kui esimene külaline saabub. Õhtul ise on keegi, kes juhib ajakava, otsustab, millal programm algab, ja kui midagi läheb katki, siis parandab selle ilma, et sa märkaksid.
See, mis jääb sulle: ruum, menüü, otsus, kas tahad kõnet või mitte, üldine raamistik. Asjad, mida saab nädalaid ette teha ja mille kallal ei pea päeva sees seisma.
Teine liik agentuuri planeerib sinuga, võtab kõik andmed kokku, saadab pakkumiskutsed edasi alltöövõtjatele ja lisab igale reale oma marginaali. Õhtul endal ei pruugi nende oma inimesi kohal olla, ja kui tekib küsimus — kus on lisatooli, kes vastutab heli eest — siis helistab keegi kellelegi teisele. Vahet saab aru sellest, kui küsid: kes on kohal õhtul ise, ja kas nad on samad inimesed, kes tsiteerisid ja leppisid tehnikaga kokku?
Millal ise tegemine on õige valik
Kui sündmus on väike — kolmkümmend inimest, üks ruum, laud ja taustmuusika, mitte programm — siis saad hakkama. Ruum teeb suure osa tööst sinu eest, ja kui midagi läheb valesti, on see parandatav, sest skaala on väike.
Kui töötad ettevõttes, kus keegi teine on sama asja juba varem korraldanud ja saab sulle öelda, missugune viga eelmisel korral tehti, siis samuti. Oled pärinud konteksti, mitte ainult ülesannet.
Kui sündmus on suurem — ükskõik, kas inimeste arvu või programmi poolest — ja kui see toimub ruumis, mida pole varem katsetatud, siis küsimus ei ole enam see, kas saad hakkama. Küsimus on see, kas tahad veeta neli nädalat seda korraldades ja siis kogu õhtu seda juhtides, samal ajal kui oled ka peremees.
Mida alati ise hoida
Isegi kui palud kedagi kogu tehnilise poole peale võtma, on kaks asja, mida tuleb ise otsustada ja mida ei saa välja tellida.
Esimene on sündmuse põhjus. Miks see õhtu üldse toimub, ja miks keegi peaks tulema, kui tal on juba kalendris kolm muud kutset samal kuul. Agentuur saab sul aidata seda põhjust väljendada — kujunduses, formaadis, ajakavas — aga ta ei saa seda sinu eest välja mõelda.
Teine on otsus, kellele see õhtu on mõeldud. Kas igaühele firmas, kas ainult meeskonnale, kes selle projekti tegi, kas koos partneritega. See otsustab ruumi suuruse, tooni ja selle, mis toimub pärast esimest tundi, ja seda ei saa teha õigesti ilma kontekstita, mida ainult sina tead.
Mida enne helistamist otsustada
Kui helistad kellelegi, kes seda tööd teeb, siis esimene küsimus on alati sama: mitu inimest, mis kuupäev, kas toas või väljas. Teine küsimus on see, mis peab õhtul juhtuma — kas ainult muusika, kas ka kõne, kas midagi enamat.
Need kaks asja annavad piisavalt, et öelda, mis on võimalik ja mis mitte. Kõik ülejäänu — menüü, tehnika täpne koosseis, ajakava minuti täpsusega — saab kokku leppida pärast, aga enne, kui tead vastust neile kahele küsimusele, ei saa keegi sulle öelda, kuidas õhtu välja näeb.
See juhend on kirjutanud After 5 Events. Otsusta, mida tahad ise juhtida ja mida kellelegi teisele anda, ning otsusta see enne, kui räägid numbritest.