Jõulupidu — ise või agentuuriga

Mida tähendab korraldamine ise

Panid kokku nimekirja, saatsid päringud, võrdlesid hindu, kinnitasid kolm pakkujat. Siis tuleb ürituse päev ja sa oled samaaegselt peremees, kes tervitab inimesi uksest, ja tootja, kes peab ütlema tehnikule, millal kõne algab.

Kui heli ei tööta, ei helista sa kellelegi — sina oled see, kellele helistatakse. Kui bänd jõuab kohale pool tundi enne etendust ja küsib lava mõõte, vastad sina. Kui õhtusöök venib ja muusika ei saa alata õigel ajal, teed sa otsuse: kas katkestada laudade teenindamise või lükata kava.

See pole võimatu, aga see on töö, ja see töö toimub õhtul, kui sa tahaksid tegelikult olla lihtsalt kohal.

Mis jääb ikkagi sinu teha

Isegi agentuuriga töötades otsustab keegi sinu ettevõttest kuupäeva, eelarve, külaliste arvu ja selle, kas õhtu on pigem ametlik või lõdvestunud. Agentuur ei tea, kas teie meeskond ootab peale kõnede lihtsalt head muusikat või tahab tantsida kolmeni hommikul.

Ta ei tea ka seda, kas juhtkond soovib kolme kõnet või ühte, ega seda, milliseid auhindu on vaja ette anda ja millal. Need otsused jäävad organisaatorile.

Mis muutub: keegi teine helistab kohta, saadab tehnilistele pakkujatele plaani, kontrollib päev enne üle, et kõik ikka tuleb, ja on saalis siis, kui heli ei tööta.

Kaks liiki agentuurid

Esimene agentuur võtab su tellimuse vastu, edastab selle kolmele-neljale alltöövõtjale — koht, heli, valgus, bänd — ja lisab igale reale marginaali. Need alltöövõtjad pole varem koos töötanud. Agentuur ei näe üritust ise — ta saadab plaani ja loodab.

Kui midagi läheb valesti, helistab alltöövõtja kellelegi kontoris, kes helistab sulle. Lahendus on aeglane, sest keegi kohal olev ei tea, mida lubati.

Teine agentuur toob oma inimesed. Need, kes hinnastavad, ehitavad ka üles. Kes pakub heli, teab täpselt, milline ruum on ja kus kõnelejad seisavad, sest ta on seal olnud varem. Kui midagi läheb valesti, on inimene, kes teab kogu kava ja kõiki lepinguid, saalis — mitte kontoris kolme telefonikõne kaugusel.

Esimest liiki agentuur on odavam paberil. Teine on odavam siis, kui midagi läheb valesti.

Kuupäev on kõige kiireloomulisem otsus

Jõulude paiku on neli reede, mida kogu linn tahab. Kohad ja bändid on broneeritud kolm kuni neli kuud ette. Kui otsustad oktoobris, on valik juba kitsas. Kui otsustad novembris, valid selle seast, mis jäi üle.

Ka siis, kui korraldad ise, alusta kuupäevast. Kõik muu on läbiräägitav — kuupäev ei ole.

Heli kõnede ajal

Täis saal on lärmakas isegi siis, kui keegi ei räägi. Laudu teenindatakse, toolid kriuksuvad, keegi naeratas ja teised kuulsid. Kõneleja peab kõlama üle selle — selgelt, ilma pingutamata, nii et tagumises reas on aru saada.

See ei tähenda lihtsalt mikrofoni. See tähendab kõlareid, mis on paigutatud ruumi jaoks õigesti, võimendust, mis on seadistatud selle mikrofoni ja selle kõneleja jaoks, ja kedagi, kes kuulab kogu aeg ja seab juurde, kui teenindus muutub valjemaks.

Kui korraldad ise, pead selle tellima eraldi. Kui tellid bändilt heli, küsi konkreetselt, kas nende süsteem katab ka kõnesid ja kas keegi kuulab pulti õhtusöögi ajal.

Õhtu kuju

Ohtlikum koht kui kuupäev või heli on ajakava. Õhtusöök, mis kestab pool tundi liiga kaua, tähendab muusikat, mis algab siis, kui pool saalist on juba väsinud. Kõned, mis asetatakse valesse kohta, katkestab midagi, mida ei peaks katkestama.

Agentuur, mis on seda teinud sada korda, ütleb sulle, et õhtusöök peaks lõppema üheksaks, kõned peaksid olema ära enne, kui esimene tops lahti läheb, ja bänd peaks tegema esimese pausi siis, kui esimene inimene otsib garderoobis jopet.

Kui korraldad ise, ei ütle sulle seda keegi. Küsi igalt pakkujalt eraldi, mis kellaajad nad ette kujutavad, ja kirjuta kõik üles ühte ritta.

Millal teha ise

Kui sul on aega ja sa oled juba teinud seda varem — või keegi su meeskonnas on — siis tegemine ise töötab. Kui ettevõte on väike, külalisi on kakskend ja õhtu on pigem ühine õhtusöök kui gala, pole agentuur vajalik.

Mis jääb ikkagi teha: koha broneering, kõik kinnitused kirjalikult, tehniline plaan ruumi jaoks ja keegi, kes on saalis tund enne külalisi ja lahkub tund peale neid.

Ka siis, kui kasutad agentuurid, hoia sisemajanduses üks asi: otsus, milline õhtu peaks olema. Ära ütle agentuuridele, et nad otsustavad. Nad ei tea su inimesi.

Kes kirjutab seda

See tekst on kirjutanud After 5 Events — meeskond, kes tuleb hommikul seitsme ajal kaubikuga, leiab voolu, riputab valguse ja on ikka kohal kell kaks öösel, kui viimane kast tagasi läheb.

Otsus, mis sul nüüd ees seisab

Kas korraldad ise või küsid pakkumise. Kui küsid pakkumise, siis kellelt: agentuurilt, mis edastab tellimuse edasi, või meeskonnalt, kelle enda inimesed on saalis.

Enne helistamist otsusta kolm asja: kuupäev, ligikaudne külaliste arv ja see, kas õhtu on ametlik või lõdvestunud. Ülejäänu saab läbi rääkida, aga need kolm annavad igale pakkujale võimaluse pakkuda midagi, mis töötab.