After 5 EventsKuupäev ja külaliste arv — ainus asi, mida te hiljem ei saa muuta
Toode määrab kuupäeva, mitte vastupidi. See tähendab, et sobivaid saale on vähem ja hinnad kõrgemad, eriti kui langetatakse tööpäeva õhtule neljapäevast laupäevani. Broneerige saal enne, kui kinnitate külalistele kutsed. Viimase kolme aasta jooksul on pool tootesidulustest ümber planeeritud seetõttu, et ruum ei olnud vaba.
Külaliste arv ei ole inimeste arv, vaid istekohad pluss liikumisruum. Kahekskümmend inimest seistes mahub ruumi, kuhu viiskümmend tooliga ei mahu. Otsustage enne ruumivalikut, kas inimesed istuvad kogu esitluse või ainult selle esimese poole.
Ruum, mis teeb toote nähtavaks
Valite saali kahe parameetri järgi: kuidas valgus langeb tootele ja kuhu ekraan paigutub. Klaassein taga tähendab, et päevane üritus näeb päikest ja õhtune peegeldust, mõlemad tapavad ekraani loetavuse. Madal lagi ei tähenda ainult kitsat valgustust — see tähendab ka seda, et kaamera ei näe lavale ülevalt ega saa võtet, mida livestream vajab.
Küsige saalist põhiplaani ja fotot tühjalt põrandalt enne sisustust. Paljud kohad saadavad ainult peo fotosid, kus lavakujundus on juba üleval ja te ei näe, kus peitub elektrikilp või kui kaugel on lähim laadimispunkt toote jaoks, mis vajab voolu.
Programm: esitlus esmalt, sotsiaalne osa teisena
Toote esitlus ise kestab tavaliselt viiseteist kuni kolmkümmend minutit — kõne, demo, küsimused. See osa peab olema läbi enne, kui keegi jõuab baari. Ajakava, mis paigutab esitluse keskele, kaotab poole publikust enne algust ja teise poole kohe pärast, sest mõlemad grupid on tulnud erinevas meeleolus.
Standard on selline: uksed kell kuus, esitlus kell pool seitse, buffet-laud avatakse kohe pärast. Inimesed, kes tulevad täpselt kuueks, saavad rahulikult kohale jõuda; kellel on liikluses viivitus, jõuavad ikka enne algust. Esitlus lõpeb seitsmeks, ja sealt edasi on üritus sotsiaalne. Kes peab lahkuma, lahkub; kes jääb, jääb põhjusel, mitte kohustusest.
Tehnika, mida te ei näe, aga publik küll
Ekraan peab olema piisavalt suur, et tagumises reas näha slaidil numbrit, ja piisavalt kõrge, et esimese rea pead ei kata seda keskelt läbi. See tähendab tavaliselt kahte meetrit laiust sajas ruutmeetris. Kui ruum on pikem kui lai, vajate kahte ekraani.
Heli on esimene asi, mille publik märkab, kui see on vale — kõlar praksub, mikrofon viliseb, video heli jääb maha slaidist. Toote demo ajal peab mikrofon olema juhtmevaba ja üks varamikrofon peab olema käeulatuses. Demo ise peab olema testitud ruumis, samas võrgus, samast pistikust, mitte hotellitoas eelmisel õhtul.
Valgustus töötab kahes režiimis: esitluse ajal on lava hele ja publik varjus, et ekraan loeks; sotsiaalse osa ajal jaotatakse valgus ühtlaselt. Toode ise vajab eraldi valgustust — üks kohtvalgusti, mis ei peegelda, kui pind on läikiv, ja ei viska varju, kui keegi seisab kõrval.
Fotograaf ja livestream: ehitage neile töötingimused
Fotograaf vajab kolme asja: valgust, nurka ja aega. Valgus ei tohi tulla ainult lavalt, sest siis on publik siluett. Nurk tähendab, et esimene rida ei või olla otse lava ääres. Aeg tähendab, et keegi peab talle ütlema viis minutit enne demo kõige olulisemat hetke, et ta jõuaks õigesse kohta.
Livestream pole lihtsalt üks kaamera statiivil — see on kaameraga operaator, kes näeb, mida näidata, heli, mis tuleb otse mikserist, mitte ruumist, ja vähemalt üks proovisessioon enne ust avatakse. Kui toode on füüsiline ja seda tuleb lähivõttes näidata, vajate kahte kaamerat. Küsige, kuhu pilt läheb: kui see on YouTube, toimib enamik seadistusi; kui see on kliendi oma platvorm, tehke test päev varem.
Alkohol, transport ja külaliste kogemus, millest keegi teine ei räägi
Toote esitlus on kutse-üritus, mitte töönõupidamine, aga piirid on hägused. Osa inimesi tuleb otse kontorist ja ootab, et nad saavad lahkuda kohe pärast esitlust; teised tulevad partneriga ja jäävad. Ärge ehitage üritust nii, et üks grupp tunneb end valesti.
Alkohol: baaris olgu kaks alkoholivaba valikut, mis ei ole limonaad, ja need olgu nähtaval samal kõrgusel. Kui on vein, peab olema ka alkoholivaba alternatiiv klaasis, mitte plastpudelis. Inimene, kes ei joo, ei taha selgitada, miks ta ei joo.
Transport: kui üritus on tööpäeva õhtul ja pool külalistest tuleb kontorist, peab parkimine olema lihtne või takso peab saabuma alla kümne minutiga. Kui kumbki ei kehti, saatke asukohaga koos ka juhis, kuidas jõuda ühistranspordiga.
Mis läheb valesti ja kuidas seda varem märgata
Demo ei käivitu, sest wifi on aeglane või toode ise vajab seadistust, mida saalis teha ei saa. Lahendus: demovideo varuks, salvestatud hommikul samas tootes, mitte kolm nädalat tagasi testiversioonis.
Ekraan on loetamatu, sest ruum on liiga hele või slaidid on tehtud tumeda taustaga, mis näeb sülearvutis hea välja, aga projektsioonis mitte. Lahendus: proovige slaide ruumis hommikul või kasutage alati heledat tausta tumeda tekstiga.
Külalised lahkuvad kohe pärast esitlust, sest nad ei tea, et on veel buffet ja sotsiaalset osa. Lahendus: öelge sissejuhatuses välja, mis tuleb pärast ja kui kaua kogu üritus kestab.
Kellele te helistate ja mida te enne seda teate
Esindusfirmasid on kahte sorti: need, kes võtavad tellimuse vastu ja edastavad selle alltöövõtjatele, keda nad pole varem kohtunud, ja need, kelle oma meeskond tsiteerib, ehitab ja teeb ise kõik. Esimene töötab siis, kui teil on aega järelvalveks ja te tunnete tehnilist külge; teine siis, kui te ei tunne ega soovi tundma õppida.
After 5 Events on see teine liik — meie oma inimesed teevad tsitaadi, paigaldavad riistvara, juhivad õhtut ja pakivad hommikul kokku. See tähendab vähem ekstra kulusid iga rea peal, aga see tähendab ka, et te ei vali helitehnikut ja valgusmeistrit eraldi — te saate meeskonna, mis on koos töötanud.
Enne kui helistate kellelegi, otsustage järgmised kuus asja: kuupäev, külaliste arv, kas istuvad või seisavad, kas on livestream, mis kell uksed avanevad ja mis kell tohib viimane külastaja lahkuda. Kõik muu on läbiräägitav, aga need kuus ei ole.