After 5 EventsMiks aastapäev erineb kõigist teistest üritustest
Tavaline suvepäev või jõulupidu läheb üle, kui inimesed said süüa ja keegi ei kaevelnud. Aastapäev ei lähe üle — see jääb. Fotod lähevad kodulehele, kõne salvestatakse, pressiteade koos pildiga läheb välja samal õhtul. Pudelikaela tekitab see, et saalis on erinevad publikud korraga: oma rahvas, kellele öelda saab, et mikrofon läheb sisse täpselt kaheksast, ja külalised, kellele ei saa öelda midagi.
See tähendab, et graafik peab paika ja tehnika peab toimima esimese korraga. Läbimängu pole, sest tihti öeldakse kõne esimest korda alles saalis. Ekraan peab olema suur ja hea, sest video näidatakse üks kord ja seda vaadatakse tagantpoolt saali.
Mis eelarve tegelikult liigutab
Enamasti on peas number inimese kohta, aga aastapäeval see ei tööta, sest suur osa kulust ei sõltu pea arvust. Lava on sama hind neljakümnele ja kaheksakümnele. Heli- ja valgustehnika kulub vastavalt ruumile, mitte külalistele. Video tootmine maksab sama palju, ükskõik kas saalis on viiskümmend või kahestsada inimest.
Suur osa eelarvest on seotud ühe otsusega: kas kõne öeldakse publiku seast püsti tõustes või lavalt, ekraaniga taga. Kui lava, siis järgneb heli ja valgus, mis seda teenindab, esinejate juhtimine, mikrofoonide katsetamine. Kui ekraan, siis sisu, mis sinna läheb — video tootmine või slaidide tegemine nii, et need loetavad on. Seda ei saa hiljem otsustada. Maja broneerimine, toitlustuse leppimine ja lava planeerimine peavad toimuma ühel hetkel.
Teine küsimus on õhtupoolne osa. Paljud aastapäevad lõppevad õhtusöögi ja kõnega, aga mõned lähevad edasi peoks. Siis tuleb bänd või DJ, teine valgusstseen, baar, mida varem polnud, ja kõik logistika, mis sellega kaasneb — alkoholipoliitika, mida peab juba enne uksele pandud kutsel selgeks tegema, ja otsus, kas üritus on ainult töötajatele või ka partneritele.
Mis peaks selge olema enne, kui sa kellelegi helistad
Konkreetne kuupäev. Paindlik kuupäev tähendab, et iga sobiv ruum on juba broneeritud ja järele jäävad kohad, mis ei sobi. Aastapäevad toimuvad tihtipeale sümboolsel tähtpäeval ja need on teada aasta ette.
Orie number. Mitte vahemik kahekümne inimese ulatuses, vaid number, millest äärmisel juhul kolm-viis lisandub. Kõik tellimisel põhineb sellel — toolid, laudu, toit, heli võimsus, millega ruumi katad.
Vormingu idee: kas sõnavõtud ja vaatamine või kohtumine ja rääkimine. Esimene vajab lava ja istekohtasid, mis kõik näevad ühte punkti; teine vajab laudu, kus rahvas saab üksteisega rääkida. Kumbagi ei saa üle võlli sama ruumi panna.
Kaks liiki firmasid, üks oluline vahe
On firmasid, kes planeerivad ja edastavad tellimuse tellijale, kellega pole varem koos töötatud, ja võtavad igalt realt. Siis saabub helifirma, keda sinu ürituse korraldaja kohtab esimest korda samal hommikul kui sina. Nad ei tea üksteist, ei tea ruumi, ei tea, kuidas kokku leppida, kui midagi läheb valesti.
On ka firmasid, kus samad inimesed hindavad, ehitavad, seadistavad ja veavad õhtu. Bänd ja DJ-d on samas ettevõttes, heli ja valgus on nende oma, meeskond teab, kuidas koos töötada, sest nad on seda teinud sadu kordi.
See ei ole müügiargument. See on töökorralduse kirjeldus ja see mõjutab kahte asja: seda, kui kiiresti saad vastuse küsimusele, mida sa veel ei tea küsida, ja seda, mis juhtub kell kaheksa õhtul, kui midagi ei lähe nii nagu paberil.
Mis läheb valesti ja kuidas selleks valmis olla
Alati keegi jõuab hilja, alati läheb kõne üle aja, alati on viimane hetk, kui selgub, et üks esitatav video on formaadis, mida esitusseade ei mängi. See pole küsimus, kas need asjad juhtuvad — need juhtuvad. Küsimus on, kas meeskond, kes saalis on, teab, mida teha.
Kogemus näitab vahetult enne ust. Kui tehnikud saabuvad kohale kolm tundi enne külalisi ja neil on varuplaan, siis toimib. Kui nad saabuvad tund enne ja loodavad, et kõik läheb hästi, siis ei toimi.
Üks nähtamatu asi, mis maksab palju: keegi peab saalis olema kogu õhtu. Keegi, kes teab, kus kaablid on, kus varuakud, kus lisatoolid, kuidas mikrofoni kiiresti välja vahetada. Personalijuht ei saa olla see inimene, sest personalijuht räägib külalistega.
Otsused, mis jäävad sulle
Alkohol või mitte, ja kui küll, siis kui kaua. Seda ei saa tehniline meeskond sinu eest otsustada. Samuti partnerluse küsimus: kas kutse on ainult töötajale või ka abikaasale. See muudab arvu ja muudab saali dünaamikat — õhtu, kus pool inimesi tunneb üksteist ja pool mitte, erineb õhtust, kus kõik tunnevad kõiki.
Ligipääsetavus ja toitumisvajadused. Kui keegi ei küsi neid ette, küsib keegi õhtul ukselt ja siis on hilja. Kutsel peavad olema read, kus need asjad saab märkida.
Mis juhtub intsidendiga. Alati on üks inimene, kes joob liiga palju või ütleb midagi, mida ta homme kahetseb. Enne õhtut peaks selge olema, kes selles olukorras tegutseb ja millal helistatakse taksosse.
Mis edasi
See on After 5 Events — meeskond, kes ehitab, seadistab ja veab õhtu. Sama ettevõte, mis annab ka bändi ja DJ-d, aga sellele lehele jõudsid sa tootmispoolelt.
Enne kui sa helistad, peaks selge olema kuupäev, number ja vormingu suund: kas kõned ja vaatamine või lauad ja vestlused. Kõik ülejäänu saab arutada, aga need kolm määravad, kas vestlus algab võimalusest või kompromissist.