After 5 EventsOtsusta ruum esimesena, enne kui keegi midagi lubab
Kontseptsioon, mida võib-olla saab teha, on turundusjuhile mürgine. Lubad juhatusele videoseina ja ajaloofilmi, kinnitad kuupäeva, kutsud inimesed – ja siis selgub, et toolide vahele ei mahu kaableid, et ruumis on sammas just seal, kus ekraan pidi olema, või et lae kandevõime ei võimalda riputada midagi, mis näeks välja nagu piltidel. Aastapäeva puhul on see tavalisest ohtlikum, sest üritus on avalik, formaalne ja jäädvustatud. Viga ei kao kuhugi.
Mine kohale, vaata saal üle koos kellegagi, kes on seal midagi üles pannud, ja küsi kaks asja: mida ruum ei luba, ja mida ta vajab, et lubada seda, mida sa tahad. Vastus annab eelarve ja tootmise raamistiku. Alles pärast seda sõnasta pakkumine kellelegi.
Valgus on fotode jaoks enne, kui see on silmale
Sa mõtled sisus – logo kohad, lava taust, värv ja mood – ja see tähendab, et mõtled ka piltides. Aastapäeval tehtud fotod lähevad pressiteatesse, veebilehele, järgmise aasta kampaaniasse, mõnikord aastaraamatusse. Aga ilusad pildid ei tule ilusast valgusest. Nad tulevad õigest valgusest, ja õige tähendab: õiges kohas, õige tugevusega, ei vilgu, ei jäta näole varju.
Valgusmeister, kes teab, et ruumis on fotograaf ja livestream, riputab lambid teistmoodi. Ta ei ehita üles atmosfääri, vaid tasapinda – näod peavad olema valgustatud kõikjalt, mitte ainult eest. See tähendab kolme-nelja punkti asemel seitset või kaheksat, ja kui laes pole latti, siis statiive, mis seisavad saalis ja peavad kuhugi ära mahtuma.
Ütle valgusmeeskonnale juba pakkumise faasis, et ruumis on kaamera ja press. Mida varem, seda väiksem on tõenäosus, et keegi üllatus sellest poolteist tundi enne ust.
Ekraan ja esitlus: otsusta resolutsioon ja testiaeg
Paljud aastapäevad elavad suurelt ekraanilt: ajaloo video, slaidid asutajatelt, ettevõtte numbrid graafikul. Sa tead, milline see välja näeb ekraanil, kus seda tehti. Aga saalis on ekraan viis või kümme korda suurem, ja iga väike asi – kehv pilt, valesti eksporditud font, liiga väikese resolutsiooniga logo – paistab nüüd silma nii, et seda ei saa mitte näha.
Eks anna fail üle nädal enne, paluge tehnikult see üles panna ja vaadata läbi. Mitte saali, mitte projektori kallal – lihtsalt samas resolutsioonis nagu üritusel. Ta näeb, mis jookseb, mis seiskub, mis on loetav ja mis on hägune. Siis on aega parandada.
Kui ekraanil käib esitlus, otsustate lektoriga koos, kas tal on pult käes või keegi vahetab slaidi lavalt. Esimene annab kontrolli, teine annab kindluse, et õigel hetkel liigub õige asi.
Heli: mikrofon iga inimese jaoks, kes räägib
Aastapäeval räägib rohkem inimesi kui taval üritlusel. Asutajad, juhatuse esimees, võib-olla minister, võib-olla endine töötaja, kellel on lugu rääkida. Osa neist on harjunud lavaga, osa ei ole eales mikrofoni hoidnud. Heliinsener ei tea, kes need inimesed on ega kuidas nad räägivad, kui sa talle seda ei ütle.
Ütle ette, mitu inimest räägib, kas keegi liigub laval, kas keegi loeb teksti või improviseerib. Kui lektoreid on rohkem kui kaks, siis tasuks kaaluda lavalier-mikrofone, sest siis ei pea keegi meeles pidama, kus mikrofon käes peaks olema. Kui üks inimestest räägib vaikselt või ebaselgelt, ütle ka seda – helilauale läheb siis rohkem kanalit, et teksti siiski kätte saada.
Kui üritus salvestatakse või läheb otse-eetris, läheb helisignaal kahte kohta: saali ja salvestusse. Need on kaks erinevat miksi. Ütle heliinsenerile mõlemast.
Režii või stsenaarium: kes otsustab, mis juhtub ja millal
Aastapäev on lavastatud. Tal on algus, lõpp, järjekord, ajakava, ja inimesed ootavad, et midagi juhtuks õigel hetkel. Video algab siis, kui kõneleja seda mainib. Valgus muutub siis, kui lava vahetus toimub. Keegi peab ütlema, millal.
Agentuur, kes planeerib ja edastab, ei ole saalis. Nende töö lõpeb siis, kui stsenaarium on kinnitatud. Aga stsenaarium ei käivita valgust – seda teeb inimene nupuga, ja ta peab teadma, millal vajutada. Kui valgusmeister, heliinsener ja lavajuht on samast meeskonnast, siis on üks inimene, kes suhtleb nendega kõigiga. Tavaliselt on see lavajuht, ja ta on harjunud otsustama, mis järgmisena juhtub.
Kui on keegi, kes viib läbi, siis pane ta kokku tehnikameeskonnaga enne üritust. Mitte e-kirja teel – ruumis, käed nupustikul. Siis teavad kõik, mis näeb välja kuidas.
Proovi läbi, kasvõi viimased viis minutit
Keegi ei taha proovi. Juhatus on hõivatud, tehnika ei ole veel püsti, saalist tuleb kelner läbi ja küsib tooli kohta. Aga viis minutit enne ust on täpselt see hetk, mil ei ole enam aega midagi muuta. Kui siis selgub, et mikrofon praksub või slaidid jäävad kinni, siis juhtub see juba saali ees.
Proovi ei pea olema pikk. Lase igal inimesel, kes räägib, öelda paar lauset oma mikrofoni, lase esitlusel mängida, lase valgustel üks kord läbi käia. Mida rutiinsem on see, seda rahulikum on lavajuht, ja see näeb ära publiku esimeses reas.
Kui keegi ei saa tulla, siis proovi ilma temata, aga kasuta tema mikrofoni ja ekraani sisu. Vähemalt siis on teada, et tehnika pool töötab.
Tootmine enda meeskonnaga versus edasilükatud tellimus
On agentuurid, kes planeerivad ja edastavad, ja on agentuurid, kes ehitavad. Esimesed kostavad broneringuid, teine toob auto kohale ja riputab lambid üles. Mõlemal on koht, aga turundusjuhile, kes vajab vastust küsimusele "kas seda saab teha", annab rohkem see, kes teab, sest on seda varem teinud.
Kui valgusmeister, kes pakkumise tegi, on sama inimene, kes laupäeval laes ripub, siis kui sa küsid, kas logo paistab tagaseinal, saad vastuse, mis arvestab seda ruumi, seda lage ja seda seina. Kui pakkuja edastab küsimuse kellelegi kolmandale, siis vastus on parem oletus.
After 5 Events on tootmismeeskond – quote'ist kuni viimase lambi maha võtmiseni. Sama inimene, kes ütleb, mida saab, on saalis ja teeb seda. See ei tähenda, et kõik õnnestub. See tähendab, et kui miski läheb valesti, siis on keegi, kes otsustab, ja tal on käepärast, millega.
Otsus, mis ees seisab
Kui lähete edasi omal käel, siis otsustage ruum ja selle võimekus kõige esimesena. Kontrollige, kas saal mahutab seda, mida lubasite. Seejärel leidke valgus-, heli- ja ekraaniteenused, kes on varem koos töötanud, mitte esimest korda teie üritlusel.
Kui võtate tootmismeeskonna, siis andke ruumist teada juba esimeses kõnes ja öelge, kui palju inimesi räägib ning mida kaamera peab näitama. Ülejäänu järgneb sellest.