After 5 EventsAlgus: kaheksa nädalat või kaks
Advokaadibüroo üritus kinnitatakse tavaliselt kahes lauses ja tähtaeg on juba paika pandud. Partner ütleb, et suveõhtu klientidele, umbes viiskümmend inimest, midagi maitsekat — ja ülejäänu tuleb välja lugeda sellest, kes on ruumis ja mille poolest selle büroo stiil erineb teistest.
Kui aega on rohkem kui kuus nädalat, saab valida ruumi. Kui vähem, valitakse nende seast, mis on veel vabad, ja see piirang kujundab ülejäänud õhtu rohkem kui ükski teine otsus. Hea aadressiga kohad — vanalinna galerii, restoran klaasseinaga mere poole, kontserdipaiga salong — on broneeritud suve tarbeks juba märtsiks, seega vähem kui kahe kuu pealt tähendab asendusvarianti ja lisaküsimust, mida partnerilt küsida ei jõua.
Ruum enne kõike muud
Ruum peab mahutama arvu, mille puhul keegi ei seisa seina ääres klaasiga, aga mis ei tundu ka tühi, kui kohale tuleb kümme inimest vähem. Viiskümmend inimest vajab umbes seitsekümmend ruutmeetrit, kui nad seisavad, rohkem kui kaheksakümmend, kui nad istuvad. Seda numbrit ei küsi keegi kunagi enne, kui on hilja.
Teine asi, mida ruumist vaja, on koht kõneks. Advokaadibüroo partner ei räägi mikrofoni, mis ripub lakke kinni kruvitud statiivi otsas — see peab olema käes või klambriga kinni, kaabel peidetud, heli selge ka ruumi tagumises reas. Kui ruumil on kõva pind — klaas, kivi, lagi üle kolme meetri — heli põrkab tagasi ja sõnad hakkavad kokku jooksma. See on tehniline nõue, mitte esteetiline, ja seda ei paranda mikrofoni vahetamine. Seda parandab riga, mis tuleb nimetada juba esimeses vestluses ruumiga.
Ajaplaan, mis peab vastu partnerite muudatustele
Partner kinnitab menüü kolm päeva enne üritust ja muudab kõnepunkti kaks tundi enne külalisi. See pole unustusviga, see on see, kuidas selle töö aeg käib, ja plaan peab seda ette nägema.
Eelmine nädal: lõplik külaliste arv, menüü, tehniline vajadus (mikrofon, ekraan, taustmuusika). See on viimane hetk, mil saab midagi muuta ilma et keegi peaks kellelegi helistama.
Kaks päeva enne: ajaplaan, mille saab printida välja ja partnerile anda. Üks leht, ei midagi üle kolme lause, kellaaegadega, millal ruum avaneb, millal kõne, millal külalised hakkavad lahkuma. See leht peab töötama ka siis, kui partner loeb seda esimest korda garderoobi ees.
Ürituse päev, neli tundi enne: enam ei muudeta midagi, mis nõuab kahte inimest või kolme kasti. Muusika helitugevust saab reguleerida, slaide saab vahetada, toolide arvu saab nihutada kolme võrra. Mikrofoni asukohta või menüü kuuendat käiku ei saa.
Mis tegelikult läheb valesti
Mitte söök. Ka mitte muusika, kui keegi ei püüa seda liiga nutikaks ajada. Mis läheb valesti: heli kõne ajal, slaidiesitlus, mis ei ilmu ekraanile, ja külaliste lahkumine, mis ei toimu, sest keegi ei võta takso numbrit välja.
Heli läheb valesti siis, kui mikrofoni testiti tühjas ruumis ja siis tuli sisse viiskümmend inimest riides, mis neelavad heli. Slaidid lähevad valesti siis, kui partner toob kaasa sülearvuti, mida ei ole adapteri suhtes proovitud. Lahkumine läheb valesti siis, kui kolmkümmend inimest otsustab samal ajal minna ja takso jõuab kohale pool tundi hiljem.
Need on kõik otsused, mis tehakse enne õhtut, mitte õhtu ajal. Mikrofoni ei testi korra, vaid kaks — üks tühjalt, teine siis, kui ruumis on vähemalt kümme inimest. Slaidid saadetakse tehnilisele meeskonnale hommikul, mitte õhtul. Takso broneerimine läheb plaani, mitte kellelegi, kes on samal ajal veel ruumis.
Kaks liiki agentuuridest
On agentuure, kes planeerivad ja siis edastavad tellimuse alltöövõtjatele — üks firma heli jaoks, teine valguse, kolmas teenindus. Iga rida lisab marginaali ja keegi üksteist varem ei tunne.
Siis on meeskonnad, kes teevad töö ise: sama inimene, kes hindab, tuleb ka hommikul kaubikuga, riputab valgustid ja on ikka seal kell kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi peale. Vahe ei ole teeninduses — see on niikuinii subjektiivne — vaid selles, kui kiiresti saab midagi muuta ja kas see, kellelt küsida, on ruumis.
See mõjutab eelkõige üht hetke: partneril on viimane parandus kaks tundi enne külalisi. Agentuuripõhine lähenemine tähendab telefoni ja kinnitust; oma meeskond tähendab üht vestlust ja kolme minutit.
Mis otsustada enne kõnet
Kuupäev ja ligikaudne arv. Aadress või piirkond — vanalinn, kesklinn, Noblessneri kai. Kas kõne on osa õhtust või mitte, sest kui on, on tehniline vajadus pool tellimusest.
Ülejäänu saab täpsustada, aga need kolm annavad hinnapakkumise, mis ei muutu, ja aja, millal tuleb otsus teha. Partneril pole vaja kõike teada, aga tal peab olema kellaaeg, mil ta peab otsustama.
Selle juhendi kirjutas After 5 Events — meeskond, kes hommikul kaubikuga kohale tuleb ja kell kaks öösel ikka veel seal on.