After 5 EventsMida esitlus nõuab ja miks aeg pole paindlik
Turundus ütleb kuupäeva, juht kinnitab selle, ja alles siis hakkad otsima ruumi. Tavaline konverents võib liikuda, aga toote esitlus mitte — see on seotud tootearenduse ajakavaga, tellimuste tähtaegadega, vahel pressiteatega, mis läheb välja samal hommikul. Kui kuupäev on fikseeritud, võtab see osad saale kasutuselt ära, ja mida lühem on aeg, seda kitsam on valik.
Esitlusel on alati avalik pool. Kutsutud on kliendid, partnerid, ajakirjanikud, mõnikord analüütikud. Nad ei tunne firmat seestpoolt ja ei andesta kehva heli. Kui slaidid ei lülitu, kui mikrofon prabiseb, kui demo jääb kinni, jääb see meelde rohkem kui toode ise. CEO räägib lavalt, pressifotograaf on saalis, sageli on otseülekanne. Kõik see tähendab, et tehniline külg pole taustal, vaid osa esitlusest.
Ruum enne kõike muud
Otsusta ruum esmalt. Mitte kujundust, mitte menüüd — ruumi. Toote esitlus eeldab lava või vähemalt kõrgendust, kuhu tähelepanu koondub. Ekraani, mille näevad kõik read. Heli, mis jõuab viimase toolini. Valgust, mis toote peale suunata. Ruumi valikuga otsustad samal hetkel ära, kui palju tuleb üles ehitada ja kas saal üldse lubab seda teha.
Kui saali koduleht mainib helikomplekti, tähendab see reeglina laesüsteemi, mis sobib taustale, aga mitte kõnele. Paljudel konverentsirõõmsatelt kirjeldatud ruumidel pole lava, pole püsiinstallatsiooni valgusele, pole tagalasid, kuhu riputada ekraani. See pole viga — need on lihtsalt saaliruumid, mitte lavastuspaigad. Aga kui midagi tuleb juurde tuua, läheb selle paigaldus päeva esimesse poolde, ja seda aega pole sageli arvestatud.
Küsi juba broneerimise kõne ajal: mis on saalis püsivalt, mida sa võid kasutada ilma midagi juurde tellimata, ja kui vara saate ruumi sisse. Vastus ütleb, kui suur on tootmispoolne osa.
Tehniline pool pole tellitav paar päeva ette
Pärast ruumi tuleb heli, valgus, ekraan ja lava — see osa, mida bürootöös ei kohta ja mille ajakulu on raske ette kujutada. Heli seadistus võtab tunde, mitte minuteid. Lava, mis tundub väike, tuleb tassida kastidena, kokkupanekuks läheb pool päeva. Valgustus peab saali järgi seadistatama, sest iga ruum peegeldab erinevalt. Kui saalis pole püsipaigaldust, toob tehnika sisse ettevõte, kes peab seda ka üles panema.
Siin tekib erinevus kahe töökorralduse vahel: on agentuurid, kes võtavad briifingi vastu, edastavad selle alltöövõtjale ja lisavad rea hinda. Ja on meeskonnad, kes ise ehitavad, ise seadistavad, ise jooksevad õhtul. Esimene müüb, teine teeb. Kui midagi läheb valesti, on vahe selles, kas inimene laval teab, kuidas parandada, või helistab kellelegi, kes võib-olla vastab.
Demo või esitluse tehnoloogiline külg — sülearvuti ekraaniga ühendamine, slaidide lülitus, video taasesitus, kaugjuhtimine — on koht, kus asjad katkevad. Kui presenter pole varem selles ruumis esinenud, vajab ta läbimängimist. See on heli kontrolli osa, ja seda ei saa teha samal ajal, kui publik juba saabub.
Sisu ja logistika
Kateering, registreerimine, nimesildid, transport — see on tuttav territoorium, ja seda saab korraldada samal viisil nagu kontoritarned. Toote esitlus erineb siin ainult ühes: toode ise peab kuhugi jõudma, tihti on prototüüp, näidis, pakend või ekraan, mis tuleb paigaldada kindlasse kohta ja valgustada nii, et fotograaf saab pildi.
Kui on live-demo, pane kirja, mida see vajab. Toiteallikas, laud kindla kõrgusega, võrguühendus, valgus, mis ekraani ei peegelda, taust, mis ei varjuta. Need on detailid, mille puudumine on märgatav alles paigalduse hetkel, ja siis on hilja.
Fotograaf ja videograaf ei kuulu tavaliselt tootmisettevõtte poole, aga nad vajavad tehnilist poolt, mis nende jaoks on üles ehitatud: kindlat valgust, läbimõeldud lavakõrgust, vaba nurka ülesvõteteks, heli sisendi ülekande jaoks. Kui nad saabuvad kohale ja avastavad, et ei saa vajalikku pilti, ei ole aega midagi ümber teha.
Milliseid vigu vältida
- Ära jäta ruumi broneerimist ootele, kuni turundus kinnitab külaliste arvu. Arv täpsustub niikuinii, aga ruum kaob.
- Ära lähtu saali kirjeldusest kodulehel. Helda. Küsi tehnika kohta nimelt, mis sul vaja läheb.
- Ära eelda, et kõik sobitub päeva teise poolde. Lava ehitus ja heli seadistus võtavad enamasti kogu päeva esimese poole, ja sündmus algab siis, kui valmis on, mitte siis, kui kutse ütleb.
- Ära jäta presenterile aega ainult saabumiseks. Ta vajab läbimängu, ja see peab toimuma valmis tehnikaga.
Mis edasi
See juhend on kirjutanud After 5 Events — meeskond, kes ehitab üles, seadistab ja jookseb õhtu. Otsused, mis nüüd ees, on järgmised: kas tellida tervik ühelt meeskonnalt või kokku panna mitu eraldi tarnijat. Esimene variant tähendab, et iga detail on ühe kõne kaugusel, ja õhtu ajal on saalis keegi, kes teab, kust kaabel läheb. Teine annab rohkem kontrolli iga rea üle, aga tähendab, et sina koordineerid neid ridu.
Enne helistamist tea: kuupäev, ligikaudne külaliste arv, kas on lava, ekraan või demo, ja kas oled ruumi juba valinud või vajad abi selle leidmisega. Ülejäänu saab täpsustada vestluses, aga need neli annavad esimese hinnangu.