After 5 EventsKuupäev on fikseeritud — ruum tuleb leida selle järgi
Tavaliselt valitakse saal ja siis otsitakse kuupäeva. Toote esitluse puhul on vastupidi: kuupäev tuleb tootearendusest või turundusplaanist, ruum peab olema vaba sel kuupäeval. See jätab vähem manöövriruumi. Kui esitlus langeb koolivaheajale või suurürituse nädalale, on head saalid broneeritud kuid varem.
Alusta ruumivalikust kohe, kui kuupäev on kinnitatud. Jaemüügisektoris pole harjumust pikalt ette planeerida — kauplusepersonal saab graafiku kuu kaupa, peakontor töötab kvartalites — aga siinkohal tasub erand teha.
Kes üritust näeb ja kuidas nad sinna jõuavad
Toote esitlus pole oma rahvale. See on partneritele, ajakirjanikele, ostjatele — inimestele, kellega sul lepingut ei ole ja kelle arvamus on avalik. Nad ei tea, kus parkida. Nad ei tea, kus sisse minna. Kui uksele pole sõnumit, nad küsivad kolleegilt, ja see pole esimene mulje, mida tahaksid.
Kui kaasad väliseid osalejaid, siis logistika on osa sisust. Taksojuhile seletatav aadress, koht, kuhu saab auto jätta, ja sisenemispunkt, mis ei vii läbi köögitoa. See paistab välja fotodel, mida keegi jagab.
Ekraan ja heli, mis katavad terve saali
Toode näidatakse ekraanilt ja räägitakse mikrofoni. Kui ekraani on näha ainult esimesest kolmest reast, ja kõne on kuulda ainult vasakust poolest saalist, siis pooled külalistest ei tea, mida just tutvustati.
Laius on suurem vastane kui kaugus. Pikas kitsas ruumis on kõik ekraani ees; laiutavas saalis on pooled nurgaotstes. Kui saal on lai, vajad kahte ekraani või projektorit mõlemal pool lava. See pole ilu, see on geomeetria.
Heli peab kandma ühesuguselt. Kõlarid lavast paari meetri kaugusel annavad heli, aga ees istuja kuuleb kaks korda valjemini kui taga seisja. Ruum, kus on betoon või klaas, viskab heli tagasi, ja siis kuuled iga sõna kaks korda korraga eri ajal. Tehnik kuulab ruumi enne, kui süsteemi üles paneb.
Valgustus, mis näitab toodet
Saali valgus on ehitatud selleks, et inimesed ei komista, mitte selleks, et toode välja paistaks. Kui tutvustad telefoni, kella või pakendust, pead valguse ümber ehitama.
Toode peab olema eredam kui ümbrus. See tähendab, et toote kohale pannakse punkt- või profiilivalgustid, ning saali üldvalgus surutakse madalamaks. Fotograafil ja videograafil peab olema piisavalt valgust, et kaamera ei tõsta ISO-d ja pilt ei muutu teralises.
Live-stream lisab veel ühe nõude: valgus peab olema stabiilne, ilma vilkumiseta, sest kaamerate säriaeg on lühem kui inimsilmal ning vilkuv tulefoonilambi laine paistab otse välja. LED-valgustus, mis on üritustel standard, on siin turvaline variant.
Demoala ja tehnika, mis peab töötama
Kui toote esitlusse kuulub demo — keegi tegelikult toote käima paneb või seda kasutab —, siis demoala peab olema ehitatud nii, et kõik näevad. Laud, mis on põrandaga samal tasemel, kaob publiku taha. Madal poodium või lava tõstab tegevuse silmade kõrgusele.
Demo ei sõltu ainult tootest endast. See vajab toiteallikat, võrguühendust, tugipinda, valgust, ja enamasti ka varuplaani. Kui toode on ühendatud ekraaniga — näiteks rakenduse demo, mida näidatakse projektori kaudu —, kontrolli HDMI-kaabli pikkust ja ühendust ette. Korralik tehnik viib kõik läbi enne, kui esimene külaline saabusesse.
Kellaaeg ja kestus
Toote esitluse ajakava ei määra mugavus, vaid meedia. Kui kutsud ajakirjanikke, pead arvestama nende tähtaegadega. Hommikune üritus jõuab õhtusesse uudisesse; õhtune mitte. Kui esitlus on partneritele, sobib lõuna või varajane õhtu. Kui tegemist on avaliku üritusega, arvesta liiklusaegadega — Tallinnas tähendab see, et kell viis algus toob inimesed kohale pool seitse.
Üritus, kus esitatakse toode ja pakutakse klaas, võtab poolteist kuni kaks tundi. Formaalse esitluse osa võtab pool tundi, ülejäänu on küsimused, suhtlus ja lahkumine. Ära planeeri programmi, mis nõuab, et kõik jäävad kolmeks tunniks — osa lahkub varem, ja see peab olema loomulik.
Kahe erineva osapoole korraldus
On ettevõtteid, kes planeerivad ja saadavad tellimuse edasi alltöövõtjatele, kellega pole varem koos töötatud. Iga rida lisab marginaali. On ettevõtteid, kus samad inimesed, kes hinnastavad, paigaldavad ka ja viivad õhtut läbi.
Esimene variant on paindlik eelarve poolest, teine on turvaline tulemuse poolest. Kui ruum on oluline ja tehnika peab töötama, siis tasub teada, kes tegelikult saali tuleb.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistad
Kuupäev ja ligikaudne külastajate arv. Kas on vaja esitlust, demot või mõlemat. Kas on vaja live-streami või salvestust. Kas tuleb fotograaf ja kas temaga tuleb arvestada valgustuses. Ning kus üldse üritus toimub — see ei pea olema kinnitatud aadress, aga peab olema otsustatud, kas see on kesklinnas või väljaspool, suletud ruumis või poolavatud alas.
Selle juhendi kirjutas After 5 Events — meeskond, kes ehitab ruumid, seab üles tehnilise külje ja viib ürituse läbi.