After 5 EventsOtsusta kuupäev ja asukoht enne ülejäänut
Toote esitluse kuupäev tuleb tootest, mitte saalist. See tähendab, et saal peab olema broneerimisel paindlik või asendatav, sest kui toode valmib nädal hiljem, liigub kõik. Logi oma ettevõttes on inimesed harjunud sellega, et asjad ei peatu reedel õhtul — nemad saavad aru, et kuupäev ei lähe.
Asukoha puhul: inimesed sõidavad tööle autoga, seega vajad kas parkimist või korraldatud transporti tagasi. Vanalinna saal on ilus, aga terminalile lähedal olev ruum parkimisega on praktiline. Logistikainimesed austavad seda, kes laadib õigel ajal sisse ja lahkub õigel ajal välja.
Ruum peab teenindama toodet, mitte üritust
Esitlusüritusel on sisu keskmes toode. See tähendab, et kõik muu — toolid, valgus, heli, ekraan — peab olema ehitatud nii, et toode paistab. Kui toode on masin, vajad ruumi, kuhu see mahub ja kust seda näha saab. Kui see on tarkvara, vajad ekraani, mis on piisavalt suur ja asub nii, et iga rida loetav.
Valgus ei tohi võidelda ekraaniga. Demo ajal peab ruum olema piisavalt pime, et projektor töötaks, aga mitte nii pime, et inimesed ei näe üksteist. Kui pildistaja või kaameraga livestream on kavas, siis valgus peab olema ehitatud nende jaoks, mitte ainult saali jaoks.
Tehniline külg ei ole dekoratsioon
Heli, valgus ja ekraan pole kaunistused. Need on esitluse tööriist. Halb heli tähendab, et toote kirjeldus kaob; halb valgus tähendab, et toode näeb ekraanil välja nagu miski muu; vale ekraan tähendab, et viimane rida ei näe midagi.
Iga saal võitleb sinuga erinevalt. Betoonseinad tagastavad heli, klaaspinnad peegeldavad valgust, madal lagi ei luba riputada midagi kõrgele. Tehniline külg järgneb ruumist — pole üht lahendust, mis sobib kõikjale.
Kui tellid üritusagentuuri, küsi, kas nad ehitavad ise või edastavad briifingi alltöövõtjale, kellega pole varem koos töötanud. Esimene variant on meeskond, kes teab, mis toimub; teine on e-kiri ja lootus.
Milliseid otsuseid teha enne, kui helistad kellelegi
Esiteks: kas see on avalik üritus või kutsutud külalised? Kui on ajakirjanikud, siis pressimaterjalid peavad olema valmis enne ürituse algust, mitte järgmisel nädalal. Kui on partnerid, siis küsimus on, kas nad näevad toodet või kuulevad sellest — ja kui nad näevad, siis kus nad seisavad.
Teiseks: kas esitlus on eelkõige kõne või demo? Kõne vajab mikrofoni ja heli, mis kannab saali tagumisse ritta; demo vajab ruumi, kuhu toode mahub, ja valgust, mis seda näitab.
Kolmandaks: kas on vaja livestreami? Livestream ei ole lihtsalt kaamera nurgas — see on eraldi tehniline rida, mis vajab oma valgust, oma võimsust, oma internetti ja oma riputust.
Ajakava on fikseeritud, saal peab sellega kaasa tulema
Laadimisaeg ei ole soovitus — see on kellaaeg, millal veoauto seisab ukse ees. Kui toodet tuuakse kohale eraldi, siis laadimise ja tehnilise ülesseadmise vahele peab jääma tund, kus ehitatakse toode sisse ilma, et mikrofonikaablit tõmmataks selle üle.
Kui CEO tuleb kell kuus kohale proovi tegema, peab kell kuus olema valgus üleval, heli toimimas ja ekraan kinni. Mitte peaaegu — täpselt.
Mis juhtub, kui midagi läheb valesti?
Ekraan läheb mustaks, mikrofon krigiseb, projektor ei näita õiget sisendit — need on asjad, mis juhtuvad, ja nende jaoks peab olema inimene kohal, kes teab, mida teha. Mitte kellelegi helistamine — keegi, kes seisab ruumis.
Logistikainimesed saavad sellest aru paremini kui ükski teine sektor, sest nemad teavad, et plaan kestab seni, kuni esimene asi läheb valesti, ja siis loeb see, kes on seal.
Kaks liiki agentuuri
Üks planeerib ürituse ja edastab briifingi alltöövõtjatele — heli ühelt, valgus teiselt, lava kolmandalt — ja teenib igal real. Teine on meeskond, kellel on oma inimesed: kes tsiteerivad, ehitavad, paigaldavad ja jooksevad õhtul. Esimene on odavam paberil, teine toimib siis, kui midagi läheb valesti.
After 5 Events on see teine — meeskond, kes laadib hommikul sisse ja on veel kohal siis, kui viimane kast läheb tagasi.
Mida otsustada enne, kui helistad
Kuupäev, asukoht, külaliste arv — need on numbrid, mis peavad olema paigas. Kas toode tuleb kohale enne või pärast tehnilise poole ülesseadmist? Kas livestream on kohustuslik või soovitav? Kas esitlus on üks kõneleja ekraaniga või mitu inimest, kes vahetuvad?
Need on küsimused, mis muudavad tsitaati. Ülejäänu saab läbi rääkida, aga need peavad olema selged enne, kui keegi saab öelda, mis see maksab ja kui kaua see võtab aega.