After 5 EventsÕhtuprogrammi ei kirjutata kella, vaid tuju järgi
Päevasessioonide ajastus töötab kellaajaga: üheksa kolmkümmend registreerimine, kümme kõne, üksteist paus. Õhtuprogramm töötab impulsi järgi: inimesed istuvad siis, kui seismine hakkab tüütama, mitte seitsmeteistkümnel kolmkümnelviiel. Kõne peab tulema enne, kui esimene külastaja hakkab telefoni vaatama, mitte pärast kolmandat käiku.
Kui päevakava ja õhtuprogramm on ühes dokumendis, siis õhtupoolne on alati alakirjutatud.
Esimene pool tundi: saabuvad viie minuti kaupa
Konverentsi lõpus ei lahku keegi korraga. Viimane sessioon lõpeb, osa inimesi läheb koju, osa jääb kohale, osa läheb hotelli ja tuleb tagasi. Õhtuprogrammi algus pole algus — see on jätk.
Registratsioon ja tervitusdrink töötavad, kui kaks tingimust on täidetud: saalis on piisavalt valgust ja liikumisruumi, et keegi ei seisa koridoris, ning esimene pool tundi ei ole tühi. See tähendab taustmuusikat, mida ei pea kuulama, kuid mis täidab vaikusehetke, kui teisel poolel saali veel ei ole kedagi.
Mõni korraldaja arvab, et tervitusdrink on kohustus. See pole. Kui üritus algab õhtusöögiga ja ruumis on toolid, siis parem istuda korraga, kui seista klaasiga pool tundi ilma eesmärgita.
Istumine ja selle signaal
Külalised ei istu, kui neile öeldakse. Nad istuvad, kui nad näevad, et teised istuvad. Esimene laud täitub alles siis, kui saalis on piisavalt inimesi, et üksi jäämine tundub ebamugav.
See tähendab, et salvestuskõne või tervitussõna ei tule kohe, kui kell ütleb. Seda antakse siis, kui kolmveerand külalistest on kohal ja seismine on saanud oma loomulikult lõpu. Kui see hetk on valesti loetud ja kõne antakse tühjale saale, siis järgmine pool tundi on sassis: osa inimesi istub, osa seisab, hiljemtulijad ei tea, kus nad peaksid olema.
Toitu ei tohi tuua enne, kui kõik istuvad. See pole viisakuse küsimus — see on logistika küsimus. Kui pool saalist veel seisab ja esimestele laudadele pannakse taldrikud, siis järjekord tekib ukse ees, mitte lauas.
Kõned: kes, millal, kui kaua
Tervituskõned võivad olla lühikesed või pikad, kuid nad ei tohi olla ebaselged. Kui ettevõtte juht räägib viis minutit ja kaks juhti kumbki neli, siis see on kokku kolmteist minutit. Kui keegi ütleb «mõned sõnad», aga kõneleb kaheksa, siis õhtupoolne programm hilineb juba enne, kui esimene käik välja tuleb.
Salvestatud kõne toimib ainult siis, kui heli on kontrollitud enne uksi. Kui video on, siis projektorit testitakse päevakava lõpus, mitte õhtuprogrammi alguses.
Kui on küsimusi-vastuseid, siis keegi peab mikrofoni saali viima. See pole korraldaja — see on tehniline assistent, kelle asukoht on enne kokku lepitud.
Toit ja selle kiirus
Kui õhtusöök on mitme käiguga, siis esimene tuleb pool tundi pärast istumist. Kui kauem oodata, siis energia langeb. Kui varem, siis osa inimesi pole veel istunud.
Käikude vaheline aeg pole fikseeritud — see sõltub sellest, kui kiiresti inimesed söövad ja mis saalis toimub. Kui laudade vahel pole midagi — mitte kõnet, mitte muusikat, mitte videot —, siis järgmine käik peab tulema enne, kui esimene laud on valmis. Kui esinejad on plaanitud, siis käigud peavad järgnema nii, et keegi ei söö ja ei kuula samal ajal.
Bänd või DJ: õhtu hing on siin
Kui päevaprogramm lõpeb kõnega, siis õhtuprogramm lõpeb muusikaga. See pole lisand — see on hetk, kus konverentsipäev lõpeb ja inimesed jäävad veel kohale.
Bänd või DJ ei alusta koos desserdi või kohviga. Nad alustavad siis, kui viimasest ametlikust kõnest on möödas kümme minutit, taldrikud on ära koristatud ja saal on valmis, et laudadest kaugemale liikuda. Kui seda hetke ei hinnata õigesti, siis muusika hakkab mängima tühja saali poole või lärmi sisse.
Mõni korraldaja soovib taustamuusikat kogu õhtu vältel. See võib toimida, kui köide on peen ja kõnelejad on mikrofonis. Kuid kui sama helisüsteem peab kandma nii sõna kui bändi, siis need kaks ei tohi kattuda — üks peab lõppema enne, kui teine algab.
Kes juhib õhtuprogrammi saalis
Korraldaja juhib päevakavas, kuid õhtusaalis juhib tehniline juht. See pole prestiiži küsimus, vaid asukoha küsimus. Korraldaja on laudade vahel, külaliste lähedal. Tehniline juht on puldis, heli- ja valguslaua kõrval, näeb saali tervikuna ja saab anda märku, et järgmine käik tuleb, järgmine kõneleja läheb üles või muusika hakkab.
See ei tähenda, et korraldaja ei otsusta. Kõik otsustatakse enne — kes kõneleb millal, millal toit välja tuleb, millal bänd alustab. Kuid saalis antakse märguanded sealt, kus on ülevaade, mitte laudade vahelt.
Voolujoon sõnadega
Õhtuprogrammi voolujoon pole kellaaegade tabel. See on järgnevus: külalised saabuvad, neil on jook, nad räägivad. Kui kolmveerand on kohal, saabumismuusika vaibub ja juht annab märku, et tuleb tervitus. Külalised istuvad. Esimene kõne — lühike, mitte üle viie minuti. Kui on salvestatud tervitus, see läheb ette, mitte järgi, sest video tähelepanu nõuab.
Esimene käik tuleb välja kümme kuni viisteist minutit pärast viimast kõnet. Kui on veel üks kõneleja, siis ta tuleb enne teist käiku, mitte pärast. Teine ja kolmas käik tulevad salaja — laudadel on toit enne, kui enamik seda märkab. Viimane ametlik sõna on pärast deserti, enne kohvi. Siis kümme minutit pausi, mille jooksul osa inimesi liigub laudadest eemale. Bänd või DJ läheb peale ja õhtu jätkub.
See pole jäik plaan. Kui sessioonide päev venis, siis õhtu algab pool tundi hiljem. Kui külalised räägivad laudades kauem, siis bänd ootab. Voolujoon on õige, kui see järgib saali, mitte vastupidi.
Mida otsustab korraldaja enne kõnesid
Konverentsipäeva õhtuprogramm muutub halvaks kahel põhjusel: ametlikke hetki on liiga palju või neid pole üldse. Esimene teeb õhtu pikaks, teine jätab selle ilma struktuuri.
Enne, kui helistate kellelegi, otsustage kolm asja. Esiteks: kui palju kõnesid peab olema ja kes neid peab. Kui kõik juhid tahavad rääkida, kas nad räägivad kõik eraldi või üks nende nimel. Teiseks: kas õhtuprogramm peab lõppema muusikaga või piisab õhtusöögist. Kolmandaks: kas saalis peab olema üks inimene, kellel on ülevaade ja kes annab märku, või püüate ise laudade vahelt.
Alles siis, kui need on selged, on võimalik öelda, mis kellaaegu peaks toimuma. Aeg tuleb viimasena, mitte esimesena.
---
Selle juhendi kirjutas After 5 Eventsi meeskond — inimesed, kes ehitavad saali, panevad heli tööle ja on seal, kui viimane laud koristatakse.