After 5 EventsKes otsustab, millal miski juhtub
Te ei kutsu inimesi kokku selleks, et nad näeksid teie firma töötajaid lõbutsemas. Te kutsute nad, sest ettevõte tähistab midagi, mis väärib avalikku tähelepanu, ja publik on see, kellele kõneldakse. See tähendab, et kõik, mis laval toimub, peab töötama esimesel katsel — ümbervõtmist ei tule.
Sellel õhtul on kolm rolli. Korraldaja otsustab, mis juhtub ja miks. Lavajuht kutsub need otsused välja õigel hetkel. Esinejad — ettevõtte juhtkond, bänd, tehnikud — teevad seda, mida neile öeldi teha. Kui korraldaja hakkab õhtul ise korraldust andma, ei tea keegi enam, keda kuulata, ja ajastus kukub.
Lavajuht on inimene kõrvaklappidega, kelle häält keegi peale tehnikute ei kuule. Tema töö algab enne, kui esimene külaline jõuab, ja lõpeb pärast seda, kui viimane kast läheb tagasi autosse.
Saabumisaeg ja esimene pool tundi
Saal avatakse varem kui te arvate. Keegi jõuab alati varem. Kui ukse taga seisab rida, sest te arvasite, et kõik tulevad täpselt ajal, algas õhtu halvasti.
Esimene pool tundi on teretus, garderoob ja esimene jook. Mitte midagi muud. Ärge pange presentatsiooni juba käima. Ärge alustage kõnega poolikule saalile. Oodake, kuni publik on kohal ja neil on jook käes.
Selles ajaaknas liigub tehnika veel. Helimees kontrollib puldis taset. Valgustaja vaatab, kus ministri laud tegelikult seisab, mitte kus plaanilt pidi. Projektor käib sisse, sest esimest korda näete te, kas slaidid on loetavad tagumisest reast.
Kui te tellite etendjad — bändi või DJ — ärge laske neil selles aknas mängida. Kohal pole veel kedagi kuulama, ja publik ei tea, kas see on juba programm või taustamuusika. Hoiate selle numbri hilisemaks.
Millal laud, millal sõna
Otsustage, kas õhtu on lauas-istumisega või seisvas formaadis. Poolik lahendus — toolid on olemas, aga osa inimesi seisab niikuinii — on hullem kui kummatigi. Kui ajalugu on pikk ja kõnesid tuleb rohkem kui kaks, vajate lauda. Publik ei kuula püsti seistes pool tundi.
Kõned tulevad enne söögikorda, mitte pärast. Kui inimesed on söönud, nad ei taha enam kuulata. Nad tahavad rääkida oma lauakaaslasega ja oodata, millal muusika hakkab.
Iga kõne peab olema proovitud. Mitte sisu poolest — vaid pikkuse ja tempo poolest. Asutaja, kes kirjutas kõne üles ja arvab, et see kestab viis minutit, räägib tegelikult kümme. Kui te ei tea, kui kaua miski kestab, ei tea te, millal õhtu lõpeb.
Film või slaidid lähevad suurele ekraanile. Kontrollige sisu enne üle saalis, kus see näidatakse, mitte kontoris sülearvutilt. Tähed, mis on loetavad teie ekraanil, kaovad projektoris ära. Foto, mis välja paistab päevavalguses, ei paista välja õhtusel valgustusel.
Millal muusika tuleb sisse ja miks see hetk on hing
Söögilaud on maas, kõned on peetud, vaikus hakkab tekkima. See on hetk, mil programm kas elab edasi või sureb. Kui seal ei ole midagi, mis selle vaikuse täidab, hakkavad inimesed lahkuma.
Bänd või DJ tuleb sisse täpselt siis. Mitte varem, sest programm veel käib. Mitte hiljem, sest vaikus on juba tekkinud ja energiat on raske tagasi tuua.
Kui te tellite bändi, arvestage, et neil on vaja aega lavale tulla ja seadistada. Kui plaanite DJ, läheb kiirus üles kohe. Valige see, mis sobib saalile ja vanusele. Õhtu, mis lõpeb vaikselt, ei ole ebaõnnestunud õhtu — kui publik on see, kes vaikselt lõpetab. Õhtu, kus muusika mängib tühja saali, on.
Energiakõver ja kuidas tund surma saab
Õhtu tõuseb kaks korda. Esimene tõus on siis, kui programm hakkab — kõned, esitlus, tunnustamine. Teine tõus on siis, kui muusika tuleb ja inimesed saavad lõpuks rääkida.
Surnud tund tekib nende kahe vahele, kui te ei planeerinud, mis seal toimub. Söögilaud kestab kauem, kui te arvate. Laudade vahetus võtab aega. Kui teil on programmi sees paus, mida te ei nimetanud pausiks, ei tea publik, kas nad võivad liikuda või kas midagi veel tuleb.
Nimeta pausid pausiks. Öelge, kui kaua see kestab. Öelge, mis pärast pausi tuleb. Ärge eeldage, et inimesed mõistavad programmi ilma, et keegi seda neile ütleb.
Kes täpselt ehitab selle kõik üles
On kaht tüüpi firmasid, kes aastapäevi korraldavad. Esimene koostab plaani ja saadab selle edasi alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi varem koos näinud — heli ühest kohast, valgus teisest, lava kolmandast. Teine firma töötab oma inimestega, kes tsiteerivad, ehitavad, esinevad ja juhivad õhtut.
Esimeses mudelis teenitakse igalt realt. Teises mudelis vastutab keegi tegelikult selle eest, kui mikrofon ei tööta.
After 5 Events on teine variant. Sama firma, kes tsiteerib heli, toob ka truki hommikul kohale ja seisab seal veel siis, kui viimane kast läheb tagasi peale.
Mis otsus tuleb teha enne, kui te kellelegi helistate
Otsustage, kas see õhtu on etendus või kogunemine. Kui see on etendus — kui ajalugu tuleb lavastada ja kõik peab välja nägema nii, nagu see hiljem fotodel välja näeb — vajate proovi. Kui see on kogunemine, kus inimesed räägivad omavahel ja firma lugu on taustaks, piisab ajastusest.
Enne kõnet kirjutage paberile, mis juhtub ja millises järjekorras. Mitte soovide kaupa — vaid minut-minutilt. Kui te ei tea, mis kell laud avatakse, ei tea te ka, mis kell kõned peavad lõppema. Kui te ei tea, mis kell kõned lõpevad, ei tea te, millal muusika peab hakkama.
See paber läheb lavajuhile. Ta ei pea kõike teadma, aga ta peab teadma, millises järjekorras asjad juhtuvad ja kes talle ütleb, kui miski muutub.