After 5 EventsKülaliste kogemus, mitte päevakava
Kolleeg siseneb ruumi, kus on sada inimest, kellest ta tunneb kaheksakümmend ja kellest viiekümnega ta pole iial väljaspool tööd rääkinud. Ta ei tea, kas tal on õigus seal olla, kas ta peaks juba istuma, kas jope jääb selga või mitte. Esimene veerand tund on ebamugav, ja kui see läheb valesti, jääb ebamugavus õhku terve õhtu.
Alusta sealt: kuidas inimesed sisse tulevad, kus nad seisavad enne kui istetakse, mis hetkel algab ametlik osa. Ametlikke üritusi ei hukuta logistika — neid hukutab see, et inimesed ei tea, mida neilt oodatakse.
Eelarve jaotus, kui kulurida on fikseeritud
Personalikulude real on summa, mitte vahemik. Sul on inimeste arv ja pead tagasi töötama. Jaota eelarve kolmeks:
- Ruum ja toit — kõige vähem paindlik rida. Asukoht ja menüü on see, mida inimesed märkavad ja mida nad räägivad järgmisel päeval. See rida võtab umbes poole eelarvest, sageli rohkem.
- Tehnika ja personal — heli, valgus, lava, tehnikud, kes jäävad õhtuks. See rida on nähtamatu, kui see toimib, ja lõhkub õhtu, kui ei tööta. Eelarve veerand kuni kolmandik.
- Programm — esineja, DJ, bänd. See on rida, mida kärbitakse, kui eelmine kaks on juba kinnitatud, aga just siin on erinevus õhtu, millest räägitakse, ja õhtu, millest ei räägita.
Kui sul on täpne pea kohta summa ja külaliste arv ei ole lõplik, jäta varu. Üks lisainimene pole probleem; kakskümmend on uus ruumikategooria.
Otsuste järjekord ja mis on hiljem kallis muuta
Ruum enne kuupäeva. Kuupäev enne programmi. Need kolm on lukustatud juba siis, kui sa pole kellegagi veel rääkinud.
Pärast ruumi tuleb tehnika: kas kõlarid peavad kandma kogu ruumi, kas ekraan peab olema loetav tagumisest reast, kas juhatuse liikme kõne on kuuldav seal, kus ta seisab. Finantsettevõttes peab kõne kuuldav olema igas toolireas. Kui keegi peab pingutama, et kuulda, on see juba vale õhtu.
Alkoholipoliitika ja partnerite kutsumine tuleb otsustada enne kui saadad kutse. Mitte seetõttu, et logistika ei kannata, vaid seetõttu, et inimesed küsivad ja kui sa ei tea, näed sa välja nagu sa pole seda planeerinud.
Formaalsuse ja meelelahutuse tasakaal
Finantssektori üritus on struktureeritud, õigeaegselt alustatud ja istutusplaaniga — aeg, mil inimesed saabuvad, aeg, mil istutakse, aeg, mil kõneldakse, aeg, mil süüakse. See pole piirang. See on selgus, ja külalised ootavad seda.
Risk ei ole, et õhtu on liiga ametlik. Risk on, et see on ametlik ja igav. Kõne ei saa vahele jätta, aga kõne saab olla kuus minutit, mitte viisteist. DJ võib mängida peale kõnesid, aga mitte nii vaikselt, et keegi ei tants, sest siis pole DJ-d vaja üldse.
Kui ruum on valitud nii, et see peegeldab ettevõtte kuvandit, ja õhtu on planeeritud nii, et keegi ei jää üksi seisma esimese poole tunni jooksul, siis on suurem osa tööst tehtud.
Kohustuslik dokumentatsioon ja mida see muudab
Külaliste nimekiri on vajalik juba enne üritust, mitte pärast seda. Hankemenetlus võib nõuda mitut pakkumist. Arve peab klappima ostuorderiga ja kulude jaotus peab olema õige juba esimeses versioonis — mitte ligikaudu õige, vaid täpselt nii, nagu raamatupidamine seda vajab.
See ei ole bürokraatia bürokraatia pärast. See on dokumentatsioon, mida nõutakse teie sektoris, ja iga ettevõte, kes teeb finantsasutustele üritusi, teab seda. Kui nad küsivad seda esimest korda alles pärast üritust, pole nad seda varem teinud.
Kaks liiki ürituste korraldajat
On ettevõtted, kes planeerivad ürituse ja edastavad selle alltöövõtjatele, kellega nad pole kunagi koos töötanud — teenides igal real. Ja on meeskonnad, kelle oma inimesed koostavad hinnapakkumise, ehitavad, esinevad ja juhivad õhtut. Viimane maksab vähem ridu läbimata ja reageerib kiiremini, kui midagi läheb valesti.
Meie oleme teine liik. After 5 Events on meeskond, kes kirjutab selle juhendi — samad inimesed, kes toovad hommikul kaubiku, ühendavad toite ja on veel seal kell kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi peale.
Mida otsustada enne kui kellelegi helistad
Külaliste arv ja kas see number võib veel kasvada. Eelarve kokku ja kas see on kinnitatud või eeldatav. Kas partnerid on kutsutud. Kas õhtul on kõned ja kui pikad. Kas istutusplaan on vajalik või eelistatud. Kas alkohol on lubatud poliitika järgi ja kui on, siis millises vormis.
Ülejäänu saab arutada, aga need kuus on alus, millele ülejäänu ehitatakse. Kui need on selged, on esimene kõne pool tundi, mitte poolteist.