After 5 EventsAlusta ruumist, mitte kuupäevast
Tahtmine on leida vaba päev kalendrist ja hakata siis ruumi otsima. See järjekord töötab vastu. Vanalinnas või Kadriorus on häid kohti kümme, neist pooled on broneeritud kaks kuud ette ja ülejäänud viiest sobib kolm suuruselt. Vali ruum enne, kontrolli vabadust ja lase kuupäev järgneda. Kui tegemist on aastapäeva või partnerite kokkutulekuga, mille kuupäev on seatud, broneeri kolm kuud ette.
Kliendid juures või mitte
See ei ole maitse küsimus, vaid eelarve küsimus. Klientide osavõtuga õhtu vajab teenindust, mida kolleegideõhtu ei vaja — korrektset saali, rääkimata helikattetest kõnede all, toitlustust, mille puhul ükski käik ei jää poolikuks, ja kellaaega, mis ei sea kedagi ebamugavasse olukorda. Selle tulemusena on klientidega õhtu hinnalt pool korda kallim kui see, kus võid lubada endale vähem poleerimist.
Kui kliendid on kohal, vali ruum, mida nad tunneksid ära kui koht, kuhu nemadki võiksid kellegagi tulla. Kui neid pole, siis võid minna kuhugi, kus on lihtsalt hea olla.
Programm või selle puudumine
Advokaatide ja konsultantide meeskonnaüritused elavad sellest, et inimesed räägivad üksteisega. Programm, mis seda katkestab, on viga. Üks partner võib öelda viis minutit tänu, kolleeg võib tutvustada uut inimest või uut suunda, aga kõik, mis kestab kauem või nõuab tähelepanu rohkem kui viis minutit, paneb saali vaatama kella.
Kui siiski on kõne, mille eesmärk on olla meeldejääv, siis kajaga ruum teeb selle võimatuks. See pole heli valjuse küsimus, vaid selguse küsimus. Restoranid, eriti need, mis on ilusad, on ehitatud kõlama. Käigukohad on kõvad pinnad ja kõrged laed. Kui kõne peab kõlama nii, et seda kuulatakse, mitte lihtsalt talutakse, siis vaja on ruumi, kus heli ei põrka, või kõlarikomplekti, mis katab ära, mida arhitekt ei osanud aimata.
Toitlustus, millega ei pea tegelema
Kuna keegi teie kontoris ei jõua toitlustusega tegelda, siis kogu toit tuleb kohapealt või cateringfirmalt, kellel on leping toimuva koha omanikega. See pole piirang — see on see, mis võimaldab sul olla õhtul kohal, mitte seismas köögis.
Vali vorm enne menüüd. Laudadega õhtusöök klientidega käib kaetud laudadega, nummerdatud ja nimega. Suveaias või katuseterassil toimuv kohtumine eeldab sööki, mis liigub inimestega kaasa. Ühel juhul peab olema laudu ja toole, teisel mitte. Ühel juhul maksab üks hind, teisel teine.
Kui ruum on sul juba olemas, küsi, kellega nemad töötavad. Kui pole, küsi, keda nad soovitavad ja miks. Hea koht teab, kes suudab nende köögis töötada ja kes mitte.
Õue minek ja ilmastik
Suveüritused toimuvad õues, sest suvi on lühike ja kliima on ilus. Kuid õueüritus ilma katuseta on hasart. Varuplaani ei ole olemas sellist asja nagu mugav vihmase õhtu varuplaan — on vaid otsus, kas minnakse sisse või mitte, ja siseruumi ei saa broneerida tingimuslikult.
Kui tahad olla õues ja kindel, et seal ka jääda, siis pane üles telk või vali koht, kus katus on juba olemas. Telk ei tundu vajaminev, kui ilm on ilus. Ta muutub vajalikuks alles siis, kui algab vihm, ja siis on hilja.
Kes ehitab, kes töötab, kes lahkub
On kaht liiki firmasid, kes korraldavad üritusi. Ühed planeerivad ja edastavad tellimuse alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi näinud, teenides igalt realt. Teised tsiteerivad oma inimestega, ehitavad oma inimestega ja on kohal õhtul oma inimestega. Esimesel juhul saad kalkulatsiooni, mille iga element on hinnanud keegi, kes seda teha ei kavatse. Teisel juhul saad kalkulatsiooni inimeselt, kes selle üles paneb.
Kui kahtled, küsi: kes toob tehnika, kes selle üles paneb, kes jääb paigale ja kellele helistad, kui midagi ei tööta. Kui vastus on kolm eri nime, oled esimese firmaga.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistad
Kolm asja:
- Kas kliendid on kohal või mitte.
- Kas õhtu on õues, ja kui jah, siis kas katus on tagatud.
- Kas keegi räägib, ja kui jah, siis kui kaua.
Ülejäänu on läbiräägitav. Need kolm määravad ruumi, kulu ja selle, kas õhtu võib üldse töötada.
After 5 Events on meeskond, kes ehitab ruumi, katab heli, toob valguse ja jääb paigale kuni viimase kastini. See, kas vajad kedagi või saad ise hakkama, selgub pärast seda, kui tead, milline ruum ja milline õhtu.